GB∕T 34112-2022 信息与文献 文件(档案)管理体系 要求.pdf
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1、ICS 01.140.20CCS A 14中华人民共和国国家标准GB/T 341122022/ISO 30301:2019代替 GB/T 341122017信息与文献 文件(档案)管理体系 要求Information and documentation-Management systems for records-Requirements(ISO 30301:2019,IDT)2022-07-11 发布2023-02-01 实施国家市场监督管理总局 国家标准化管理委员会GB/T 341122022/ISO 30301:2019目 次前言.m引言.IVi范围.12规范性引用文件.13术语和定义.
2、14组织环境.44.1 理解组织及其环境.44.1.1 总则.44.1.2 文件要求.44.2 了解利益相关方的需求和期望.44.3 确定文件管理体系的范围.54.4 文件管理体系.55领导作用.55.1 领导作用和承诺.55.2 方针.55.3 组织的岗位、职责和权限.66规划.66.1 应对风险与机遇的措施.66.2 文件目标与实现目标的规划.67支持.77.1 资源.77.2 能力.77.3 意识.77.4 沟通.77.5 证明性信息.87.5.1 总则.87.5.2 创建和更新.87.5.3 证明性信息的控制.88运行.88.1 运行计划与控制.88.2 确定创建的文件.98.3 文件
3、过程、文件控制和文件系统的设计和实施.99绩效评价.99.1 监控、测量、分析和评价.99.2 内部审核.9IGB/T 341122022/ISO 30301:20199.3 管理评审.910改进.1010.1 不符合及纠正措施.1010.2 持续改进.10附录A(规范性)文件过程、文件控制和文件系统的运行要求.11参考文献.13图1文件管理体系标准以及相关的国际标准和技术报告.V图2基于过程方法的文件管理体系结构示意图.VInGB/T 341122022/ISO 30301:2019刖 后本文件按照GB/T 1.12020标准化工作导则 第1部分:标准化文件的结构和起草规则的规定 起草。GB
4、/T 41207信息与文献 文件(档案)管理体系 实施指南、GB/T 34112信息与文献 文件(档案)管理体系要求与GB/T 34110信息与文献文件管理体系基础与术语共同构成支撑文 件管理的系列国家标准。d本文件代替GB/T 341122017信息与文献 文件管理体系 要求,与GB/T 34112-2017相 比,除结构调整和编辑性改动外,主要技术变化如下:更改了术语和定义(见第3章,2017年版的第3章);增加了组织环境内部因素中的技术背景(见4.1.1);增加了文件要求(见4.1.2);增加了文件管理体系要求(见4.4);更改了 5.1中最高管理者的两项承诺(见5.1,2017年版的5
5、.1);更改了“文件过程的设计”,改为“确定创建的文件”(见8.2,2017年版的8.2);-更改了“文件系统的实施”并增加了文件过程和文件控制的设计和实施的内容(见8.3,2017年 版的8.3);更改“过程与控制”为“文件过程、文件控制和文件系统的运行要求”,并更改了部分内容(见 附录A,2017年版的附录A);一删除了“GB/T 19001,GB/T 24001,GB/T 22080 和 GB/T 341122017 的对应关系”和“自评 估检查表”(见2017年版的附录B、附录C)o本文件等同采用ISO 3030L2019信息与文献 文件(档案)管理体系 要求。请注意本文件的某些内容可
6、能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由全国信息与文献标准化技术委员会(SAC/TC 4)提出并归口。本文件起草单位:中国人民大学、国家档案局、天津师范大学、高地知库(北京)信息咨询有限公司、中国科学技术信息研究所、山东省计算中心(国家超级计算济南中心)、中电科大数据研究院有限公司、郑州航富数波科技有限公司、上海信联信息发展股份有限公司、深圳市电子政务云计算应用技术国家工 程实验室有限公司、鲁能集团有限公司。本文件主要起草人;安小米、白文琳、聂曼影、加小双、刘春燕、蔡盈芳、高永超、王金祥、张静、孙舒亦 杨安荣、何芮、庞玲玲、张大鹏、胡菊芳、程序、连樟文、钱大龙。本文件及其所代
7、替文件的历次版本发布情况为:2017年首次发布为GB/T 341122017;本次为第一次修订。1)根据中国档案工作实际records”翻译成“文件”,等同于中文语境下的机关单位或组织的文件和档案(不包括 档案馆藏档案),标题上采用“文件(档案)”,便于检索,也便于维护文件(档案)管理系列国际标准中 records”的 本意,便于维护已经采标的国家标准使用的连贯性和更广泛推广应用.UIGB/T 341122022/ISO 30301:2019引 言0.1总则组织的成功主要依赖于管理体系的实施和维护,以持续改进绩效并满足所有利益相关方的需求。管理体系为实现组织目标提供了制定决策和管理资源的方法论
8、。文件的创建和管理是任何组织活动、业务过程和信息系统的有机组成,并能提高业务有效性,加强 问责、管控风险并保证业务连续性,促使组织将信息资源视为战略资产进行资本化管理,有利于保存集 体记忆,应对全球化和数字化环境带来的挑战。本文件所称“文件”等同于中文语境下的机关单位或组 织的文件和档案(不包括档案馆藏档案)。注:本文件提及的“业务”一词可广义地理解为对该组织的宗旨具有核心意义的活动。0.2管理体系在鼓励良好业务实践的组织环境中,管理体系标准(MSS)为最高管理者提供了系统的、可评测的 用以管控组织的工具。文件管理体系标准,旨在帮助各种类型、规模的组织,或者有共同业务活动的组织团体实施、运行和
9、 改进有效的文件管理体系(MSR)。文件管理体系对组织制定并实现文件方针和目标,进行指导和控 制,通过以下措施达到上述宗旨:明确岗位及其职责;系统化的过程;测量和评价;评审和改进。基于组织要求合理实施文件方针和目标,确保业务活动形成的证据和相关的权威、可靠的信息得以 创建和有效管理,并为有需要的人在需要的时候提供利用。文件方针及目标的成功实施能使文件和文 件系统适宜地满足组织的全部宗旨O在组织内实施文件管理体系也有助于保证决策的透明度和可追溯性,这些决策是通过责任化管理 和明确规定问责来实现的。0.3与其他文件标准的关系文件管理体系标准是在管理体系标准框架下完成的,与其他管理体系标准保持兼容,
10、并使用了相同 的要素和方法论。GB/T 26162.1以及其他文件管理标准和技术报告是设计、实施、监控和改进文件过 程及其控制最主要的工具,这些工具在组织决定实施管理体系标准方法论的情况下,以文件管理体系方 式运行。注:GB/T 26162.1是文件管理工作最佳实践的基础性标准。文件管理体系标准以及与实施文件过程和控制相关产品的结构如图1所示,部分已经发布,部分正 在制定。GB/T 341122022/ISO 30301:2019术语”GB/T34U0 文件管理体系基础与术语相关标准&技术报告 文件过程的实篇文件管理 基础文件系统GB/T 26162.1 文件管理 第1部分:通则GB/Z 32
11、002 文件管理 工作过程 分析GB/T 26163.1 文件元数据 第1部分:原则ISOTR 18128 文件过程与系统的 风险评估ISOTR 21946 文件管理 签定GB/T34840.1电子办公环境中 文件管理原则与功能要求 第1部分:概述和原则ISOTR 13028 文件 数字化 实能指南ISO 13008 数字文件 转换与 迁移过程ISOTR17068 可信第三 方数字文 件仓储定文1注:某些产品和技术报告的标题在修订时会改变。上图中的标题表示主题或领域,并不是已发布标准和技术报告的完整官方标题.新产品的最新图解可访问:https:/committee.iso.org/home/t
12、c46scl 1.图1文件管理体系标准以及相关的国际标准和技术报告0.4文件管理体系标准族文件管理体系标准族用于支持以下人员的工作:a)决定在组织内建立和实施管理体系的最高管理者;b)负责实施文件管理体系的人,例如风险管理、审核、文件管理、信息技术和信息安全领域的专业 人员。被纳入文件管理体系的过程方法强调以下工作的重要性:识别组织的文件要求,包括利益相关方的需求和期望,建立文件方针和目标;在整体业务风险的环境中,实施和运行与文件相关的组织风险管理的控制;监控和评审文件管理体系的绩效和成效;基于目标测量的持续改进。图2展示了基于过程方法的本文件结构示意图。GB/T 341122022/ISO
13、30301;2019图2基于过程方法的文件管理体系结构示意图0.5与其他管理体系标准的关系和兼容性本文件与ISO管理体系标准要求一致。这些要求包括高级结构、相同的核心文本、通用术语使用 相同定义,旨在帮助用户实施多种ISO管理体系标准。术语“证明性信息”是管理体系标准的核心术语之一。所有管理体系标准中与证明性信息相关的要 求在7.5中给出。本文件除了本身构成管理体系标准外,还可以支持组织实施其他管理体系的证明性 信息要求。更多信息见:https:committee.iso.org/home/tc46scll。VIGB/T 341122022/ISO 30301:2019信息与文献文件(档案)管
14、理体系要求1范围本文件规定了文件管理体系应满足的要求,以支持组织实现其职责、使命、战略和目标。本文件聚 焦文件方针和目标的建立和实施,并为文件管理绩效的测评和监控提供指南。文件管理体系可以由单个组织,也可以由拥有共同业务活动的多个组织建立。本文件所指“组织”,不局限于单个组织,还包括其他类型的组织结构。本文件适用于有下列需求的任意类型的组织:建立、实施、维护与改进文件管理体系以支持其业务;确保组织的文件管理体系与其规定的文件方针保持一致;一-通过以下方式来证明与本文件的一致性:开展自我评估和自我声明;通过第三方来证实自我声明;通过第三方来认证文件管理体系。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文
15、中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中,注日期的引用文 件,仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有修改单)适用于本 文件。ISO 30300 信息与文献 文件管理体系 基础与术语(Information and documentationManagement system for records-Fundamentals and vocabulary)注:GB/T 341102017信息与文献 文件管理体系 基础与术语(ISO 30300:2011,IDT)3术语和定义ISO 30300界定的以及下列术语和定义适用于本文件。本文件中的定义与任何管理体系
16、标准的通 用术语一致,并且出于兼容性原因,此处给出这些定义。它们与ISO 30300中的定义相同。ISO和IE C在以下地址维护用于标准化的术语数据库:ISO 在线浏览平台:https:/www.iso.org/obpIE C E lectropedia:http:/www.electropedia.org/3.1组织 organization为实现目标(3.8),明确了职责、权限和相互关系,具有自身职能的个人或群体。注:组织概念包括,但不限于专营商、公司、集团、商行、企事业单位、行政机构、合伙人、慈善机构或研究机构,上述 组织的部分或组合,无关是否为法人组织,公有还是私有。3.2利益相关方
17、interested party;stakeholder可影响决策或活动,被决策或活动所影响,或认为自己被决策或活动影响的个人或组织1GB/T 341122022/ISO 30301:20193.3要求 requirement明示的、通常隐含的或必须履行的需求或期望。注1:“通常隐含的”是指组织和利益相关方的惯例或一般做法。所考虑的需求或期望是不言而喻的。注2:规定要求是经明示的要求,如在证明性信息中阐明。3.4管理体系 management system组织(3.1)制定方针(3.7)和目标(3.8)以及实现这些目标的过程(3.12)的相互关联或相互作用的要 素集合。注1:一个管理体系可以针
18、对单一的领域或几个领域.注2:管理体系要素规定了组织的结构、岗位和职责、规划和运行.注3:管理体系的范围可能包括整个组织,组织中可被明确识别的职能或可被明确的部门,以及跨组织的单一职能 或多个职能.3.5最高管理者 top management在最高层指挥和控制组织(3.1)的一个人或一组人。注1:最高管理者在组织内有授权和提供资源的权力。注2:如果管理体系(3.4)的范围仅覆盖组织的一部分,在这种情况下,最高管理者是指管理和控制组织这部分的一 个人或群体.3.6有效性 effectiveness完成计划的活动并得到预期结果的程度。3.7方针policy由最高管理者(3.5)正式发布的组织(3
19、.1)的宗旨和方向。3.8目标 objective要实现的结果。注1:目标可以是战略性的、战术的或运行层面的。注2:目标可以涉及不同的领域(如财务的、职业健康与安全的和环境的目标),并可应用于不同的层次如战略层、组织整体层、项目层、产品层和过程(3.12)层.注3,目标还可以以其他方式表述,例如,预期的结果、活动的目的或运行准则,文件管理体系目标,或者使用其他类 似含意的词(如目的、终点或标的)。注4:在文件管理体系环境中,组织制定的文件管理体系目标与文件管理体系方针保持一致,以实现特定的结果3.9风险risk不确定性的影响。注1:影响是指偏离期望,可以是正面的或负面的。注2:不确定性是对某个
20、事件,甚至是局部结果或可能性缺乏理解或知识方面的信息的情形。注3:通常,风险是通过有关可能事件(GB/T 236942013的定义4.5.1.3)和后果(GB/T 236942013的定义4.6.1.3),或者两者组合来描述其特性.注4:通常,风险是以某个事件的后果(包括情况的变化)及其发生的可能性(GB/T 23694-2013的定义4.6.1.1)的 组合来表述.3.10能力 competence应用知识和技能实现预期结果的本领。2GB/T 341122022/ISO 30301:20193.11证明性信息 documented information组织需要控制和维护的信息及其载体。注1
21、:证明性信息可以以任何格式和载体存在,并可来自任何来源。注2:证明性信息可涉及:管理体系(3.4),包括相关过程(3.12);为组织运行而创建的信息(证明性文档);结果实现的证据(文件13.12过程 process利用输入实现预期结果的相互关联或相互作用的一组活动。3.13绩效 performance可测量的结果。注1:绩效可能涉及定量的或定性的结果。注2:绩效可以涉及活动、过程(3.12)、产品(包括服务)、体系或组织(3.1)的管理.3.14外包(动词)outsource(verb)安排外部组织(3.1)承担组织的部分职能或过程(3.12)。注:虽然外包的职能或过程是在组织的管理体系(3.
22、4)覆盖范围之内,但外部组织是处在覆盖范围之外。3.15监控 monitoring确定体系、过程或活动的状态。注:确定状态可能需要检查、监督或严密观察。3.16测 S measurement确定数值的过程(3.12)。3.17审核 audit为获得客观证据并对其进行客观评价,以确定满足准则的程度所进行的系统的、独立的并创建文件 的过程(3.12)。注1:审核可以是内部审核(第一方),或外部(第二方或第三方)审核,可以是多体系审核(两个体系或多个体系审核).注2:内部审核由组织自己或外方以组织的名义进行。注3:“审核证据”和“审核准贝IJ”在GB/T 190112021中有定义。3.18合格(符
23、合)conformity满足要求(3.3)。3.19不合格(不符合)nonconformity未满足要求(3.3)。3.20纠正措施 corrective action为消除不符合(3.19)的原因并以防再次发生所采取的措施。3GB/T 341122022/ISO 30301:20193.21持续改进 continual improvement提高绩效(3.13)的循环活动。4组织环境4.1 理解组织及其环境4.1.1 总则组织应确定与其宗旨相关并影响其实现文件管理体系预期结果的能力的各种外部因素和内部 因素。组织环境的外部因素包括但不局限于下列方面:一国际、国内、区域或地方的社会、文化、法律
24、、法规、财务、技术、经济、自然和竞争环境等各方面 因素;影响组织目标的关键驱动因素和趋势;与外部利益相关方的关系,以及他们的观念、价值观和期望(见4.2)。组织环境的内部因素包括但不局限于下列方面:a)治理、组织结构、岗位和职责;b)方针、目标和实现方针、目标的战略;c)能力,特指在资源和知识管理方面的能力(例如:资本、时间、人员、流程、系统和技术);d)信息系统、信息流和决策过程(包括正式的与非正式的);e)技术背景,包括组织机构单独维护的技术,也包括用于与其他利益相关方协同的技术;f)与内部利益相关方的关系,他们的观念、价值观,以及组织文化;g)组织已采用的标准、指南和模式;h)合同关系的
25、形式和范围。4.1.2 文件要求组织应识别和记录文件的业务需求,以理解宜创建、捕获和管理什么样的文件。组织应识别、评估和记录其应遵守并保留证据的影响经营活动的文件要求。这些要求可以是业务、法律法规及其他要求。业务上的要求包括组织运营或开展业务活动的全部要求,来源于组织当前的业务绩效、未来规划和 发展、风险管理以及业务连续性规划。法律上的要求包括文件创建、捕获和管理方面的规定,它来源于:法律、法规和规章,包括适用于特定行业及通用业务环境的法律法规;与证据、文件、档案、访问、隐私、数据和信息保护以及电子商务相关的法律法规;组织的监管规则或组织签订的章程或协议;组织在法律上需要遵守的其他条约。其他包
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