武汉市海外旅游有限责任公司合同管理制度.doc

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武汉市海外旅游有限责任公司
合同管理制度（试 行）

第一章 总则

第一条 为加强公司合同管理，规范经营行为、降低风险，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国民法通则》、《中华人民共和国合同法》等有关规定，制定本制度。
第二条 本制度合同是指公司法人及受法人委托以公司名义与公司外各类法人、自然人组织旅游业务所签订的合同、协议等。
第三条 公司合同实行“统一管理、分级负责、严格流程、法人（或委托）签订”的原则，公司计调部、办公室、财务部共同负责，切实保障公司合法权益。

第二章 管理职责

第四条 计调部为合同主管部门，办公室、财务部为合同监管部门，业务员具体履行合同。
第五条 计调部职责
1、根据公司法人旨意或授权，依法组织合同商议、签订、变更、解除等事务工作；
2、负责审核合同当事对方合法身份、资信状况及履约能力；
3、组织履行合同；
4、负责合同纠纷协商、调解、仲裁、诉讼；
5、负责合同履行完毕移交、归档工作。
第六条 业务员职责
1、提供草签合同文本及合同当事对方资信情况、履约能力等资料，并对合法性、真实性负责；
3、按合同审签权限，将待签合同提请计调主管、办公室、财务部监管至公司法人审查核准；
4、认真执行合同，随时检查、报告合同执行情况；
5、及时报告履行中发生的重要问题；
6、参与合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼。
第七条 办公室职责：
1、负责监督、指导公司格式条款合同以及部分非格式条款合同起草拟定。
2、对合同订立、执行、变更、终止进行全程监督。
3、负责牵头处理合同纠纷。
4、负责合同及相关资料分类、汇总、归档、保存、登记管理。
第八条 财务部职责：
1、负责合同财务事项审查、把关。
2、负责合同财务清、结算，确保公司经济利益。

第三章 签约权限

第九条 合同实行法人代表直接签订或授权委托签订；
即大型团体旅游、包机等重大业务由法人代表直接签订，
一般小型团体及以下业务授权委托签订；
第十条 授权代理权限由法人代表签发《法人委托书》
注明；授权代理人必须严格按照授权范围办理，禁止超越
代理权限签约。
第十一条 授权代理人职责
1、在授权范围内负责谈判并签约，既不违章越权，也不消极推诿；
2、对所签订合同合法性、完整性和可行性负责；
3、办理待签合同报审手续，提出对待签合同的本人意见，并对本人意见负责；
4、对所签订合同履行负责；发现问题及时上报，并积极设法解决；对发生的合同纠纷负责处理；
5、负责保管所签合同资料，履行完毕立即将资料上交归档。
第十二条 任何部门、工作人员未经法人代表授权委托，不得以公司名义对外签订合同，不得变更、解除合同及放弃合同规定权利。
第十三条 授权代理责任人原则不得再向其他人员办理继续委托；如情况必需，须征得法人代表书面同意。

第四章 合同审查

第一十四条 审查程序
1、先由业务员申报待签合同及资料，计调部按照合同相关条款、内容逐一审查，签署意见后送交财务部；
2、财务部对合同有关财务条款、内容审查、把关并签署意见；
3、再由财务部送交办公室，对合同的法律规定注意事项审查并签署意见，再报公司法人代表核准。
第一十五条 审查内容
1、对方主体资格：属企业的须具有经年检合格的营业执照，属个人的应有合法的身份证件或证明；
2、经营范围：合同当事对方应符合对方执照规定经营范围，涉及专营许可的，应具有相应的许可、等级、资质证书；
3、代理权限：对方由代理人代签合同的，应出具真实有效的法定代表人（负责人）身份证明、授权委托书、代理人身份证明；
4、履约能力：具有支付能力，必要时应要求出具资信证明；需担保，应查明担保人的担保资格和担保能力；
5、履约信用：重合同、守信用，无违约不良记录，即时未涉及重大经济纠纷或重大犯罪案件。
6、合同内容：
1）合同内容是否符合国家法律、政策和本制度规定；
2）合同应具备的条款是否齐全、合理、严密；
3）双方当事人的意思表达是否真实、准确、一致，双方的权利、义务是否明确、平等；
4）有无潜在对公司不利或可能损害公司利益的条款；
5）是否存在无效条款。
7、合同文字：用语是否规范，文字表达是否确切无误；
8、合同经济效益
1）预计取得的经济效益和可能承担的经济风险；
2）合同非正常履行时可能受到的经济损失。

第五章 合同签订

第一十六条 严格注意内容具体、条款齐全、责权明确，用语确切，手续完备，程序合法。
第一十七条 承办人签订合同，必须先办理授权委托书，明确授权范围和权限；未经授权委托或超出授权范围合同为无效合同，擅自签约由本人负责。
第一十八条 承办人凡签订不能即时清结的合同，都必须采取书面形式；凡标的额在3万元以上虽能即时结清的合同，也必须采取书面形式。
第一十九条 合同一经签订，送交办公室加盖公司合同专用章，并进行合同登记。
第二十条 合同生效后，相关部门、人员应妥善保存合同履行过程中的各种凭证，包括结算单、结算证明、支付凭证、银行进账单、发票等。

第六章 合同履行

第二十一条 合同依法成立，即具有法律约束力；一切与合同有关部门和人员，应严格履行合同规定义务，确保合同履行。
第二十二条 计调部负责人应随时了解、掌握合同执行情况。
第二十三条 合同规定对方有结算、付款义务的，财务部应按条款规定及时向对方收款清、结算，并依法统一出具相关票据。
第二十四条 合同履行对方出现违约，计调部应及时反馈办公室、财务部，并书面报告分管副总及总经理，共同商议对策，及时妥善处理。
第二十五条 合同履行我方出现问题，计调部应及时督促解决；如无法履约，应及时反馈办公室、财务部，并书面报告分管副总及总经理，共同商议对策，及时妥善处理。

第七章 变更与终止

第二十六条 合同一经签订即依法成立，任何人不得擅自变更或解除；但履行过程，如遇法律规定或合同约定允许变更、解除的，可视公司利益得失决定变更或解除。
第二十七条 合同变更或解除必须符合法律规定，并应在法律规定或合理期限内由合同当事双方共同商议。
第二十八条 变更、解除合同审批权限和程序与原合同订立的审批权限和程序相同。
第二十九条 合同承办人在收到对方要求变更或解除合同的正式文件、电子邮件、电话后，必须及时请示领导，立即处理。
第三十条 变更、解除合同必须采取书面形式（包括双方的信函、文件、传真等），双方签字确认。
第三十一条 合同变更、解除应注意以下事项：
1、主体变更应征得合同双方同意；
2、有担保条款合同变更，应征得原担保单位同意并在变更协议上加盖担保单位印章；
3、经公证、鉴证的合同，所达成变更、解除协议，应报原公证、鉴证机关备案；
第三十二条 变更、解除合同协议在尚未达成前，原合同继续有效，仍应履行。
第三十三条 如因变更（解除）合同可能使当事人受到损失，双方应在变更（解除）合同的协议中明确规定各自应承担的责任。

第八章 合同档案管理

第三十四条 合同文本必须至少一式四份，触角对方外，其余原件必须在合同签订之后一个工作日内分别报送计调部、办公室和财务部。
第三十五条 合同履行完毕，合同承办人应于三个工作日内将合同文本及合同执行期间所有的往来信件、变更协议、收（付）款记录、请示报告等有关资料一并送交办公室归档。
第三十六条 办公室应对公司所有合同文本以及与合同相关往返的一切法律文件进行汇总，编号登记，整理归档。
第三十七条 合同档案资料包括：信誉调查报告、意向接触报告、合同文本草稿、合同签订审批表及审批修改意见、法人授权委托书、对方资质证明文件、各种审批管理表格、合同谈判记录、合同正本及附件、合同签订、变更、解除过程中的信函、电报、电话记录、传真资料、票据凭证以及其他有关资料、文件。

第九章 附则

第三十八条 本制度由办公室制定并负责解释。

2012.5.31
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