Sales-ZW-2012-002-驻外人员管理制度.doc

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一、目的：通过建立驻外人员的管理制度，来保障公司销售业务在相关市场区域的顺利开展，同时为整个销售团队的建设奠定基础。
二、名词解释：
1、销售总部：设立在上海，隶属于上海华杰泰，销售部门总的负责人是销售总监。
2、驻外人员：指由销售总部常年派驻到某一市场区域的销售人员，驻外人员在该市场区域有日常的办公场所。
3、驻外销售经理：指驻外区域的销售负责人，现阶段称作“驻外销售经理”。
三、驻外销售经理工作职能：
概述：主要负责区域内的销售任务、市场战略、品牌推广、客户维护服务、团队建设等工作。具体如下：
1、根据销售总部的年度营销方案，制订并执行所辖区域的年度营销方案，并结合市场和生产运作情况在区域销售团队中进行任务的分解和分配。
2、根据销售总部的任务指标、区域大小、市场容量，可按要求申报招聘计划，经销售总监和总经理审批后，由人力资源部统一招聘，按照人力资源部的《招聘政策和程序》执行，并负责培训新入职员工尽早适应工作，或者组织安排团队成员参加公司开展的各类必需培训。
3、 负责并组织实施当地市场的开拓、客户资源（含经销商）开发、管理和联系协调、销售业务、客户服务的往来。
4、提高公司产品的销量，提升公司品牌形象；协助经销商销售公司产品，巩固和发展销售网络。
5、负责所辖区域各客户与华杰泰公司技术服务工程师的售前、售中、售后技术服务的对接，为客户提供尽善尽美的销售技术支持和服务。
6、 负责收集、整理、反馈当地市场信息及同行竞争品牌的营销动态。
7、管理及控制所辖区域的各项费用，费用控制及成本控制达到公司财务要求。
8、带领、指导所辖区域团队开展工作，令工作能依据制度并被有效地被执行。
9、协助和配合销售总部和其他部门执行公司政策，以满足公司的发展需要。
10、公司管理层分配的其他临时性工作。
四、驻外销售经理的行政职能：
1、人员管理：对该区域下属人员进行直接管理，销售行为过程管控，并评估和考核工作绩效，对下属人员的辞退、晋升或者调动有建议权。
2、产品报价：公司制定的产品价格首先执行全公司对外统一报价，同时驻外销售经理有一定的弹性空间，以便根据不同的客户情况灵活操作，其管辖区域内其他人员价格空间小于销售经理。
3、合同审批：驻外销售经理有审核合同的权利，驻外人员签订合同首先要依据公司合同范本和要求，合同细节要经驻外销售经理审核，最后由驻外销售经理呈报销售总部审批之后，方可盖章签订合同。
4、人员差旅：
4.1、驻外销售经理有权自主安排和审批驻外人员的出差，但是须将出差行程以电邮的形式发给抄送销售总监，同时抄送考勤负责人员，以便及时知晓。
4.2、驻外人员的出差执行公司财务制定的《费用开支标准及审批权限管理制度》。出差后需撰写出差总结报告递交直属上司，差旅费报销时遵照销售经理之前邮件提供的出差行程确认，车船费、市内交通费、住宿费按照实际发生予以报销，各项补助按规定标准执行，原则上，所有人员须在出差事由后5个工作日之内到财务部报销相关费用。考虑到驻外人员的工作便利，驻外人员当月的差旅报销可以每月集中邮寄报销一次，即：出差人填写好单据，经驻外销售经理审核后，于每月25号前由销售经理统一邮寄到销售总部审批，公司财务不迟于每月30号将驻外人员单据审核报销完毕。
5、业务招待：原则上执行公司财务制定的《业务招待及礼品标准管理制度》。
5.1、礼品：公司如果备有赠送客户的礼品，驻外销售经理能够申请合适的数量赠送客户，具体申请流程参见财务部制定的《业务招待及礼品标准管理制度》。
5.2、招待费：考虑到驻外人员工作的便利，经总经理批准，财务备案，可适当给予驻外销售经理在业务招待上的自主权，每年不超过10000元的招待费用等可由驻外销售经理自主安排，超出部分需提前申请，经批准后方可执行招待和报销。
5.3、以上礼品或者招待费，区域内其他销售人员需填写公司规定的申请单和报销单经驻外销售经理审核，然后报请公司审批和报销。
6、驻外销售经理可从公司申请一笔日常备用金，以备区域内销售人员根据规定事宜和金额提出相应申请使用，考虑到账目的清晰和报销及时性，须在该笔备用金申请报销完毕后，方可申请下一笔日常备用金。备用金的申报参考公司《费用开支标准及审批权限管理制度》中的借款审批流程。
四、日常工作管理：
1、考勤：
驻外人员执行公司的《考勤制度》，规定工作时间正常自觉、自律、自控工作，当日有未完成但应完成的工作时应自觉加班完成。驻外人员请假应提前向直属上级请示，并填写电邮请假单，由其回复同意后方可休假。紧急事件应电话请假，事后补单。驻外人员的考勤有驻外销售经理负责统计，并按照规定的时间提报给公司考勤负责人员，以便作为工资核算的依据。
2、例会：
参加每周一公司召开的电话工作例会，讨论和总结本周区域市场工作进展，计划下周工作的内容和完成时间。同时工作中及时对其他业务人员销售行为随时跟进、管控和督促其计划的落实情况。
3、 日常管理与汇报：
3.1、驻外人员入职本公司后的人事资料、薪酬福利、日常培训、任何形式的合同签订等原则上都在由进行统一管理。
3.2、驻外人员的日常管理采取垂直管理模式，即直接向该员工直属上司汇报负责。现阶段，驻外销售经理直接汇报对象为销售总监，而该区域其他销售人员直接汇报对象为驻外销售经理。
3.3、驻外销售经理每年11-12月提供其所辖区域内下一年度工作计划，每月25-30号提供一份下个月工作计划，并总结汇报本月所辖区域的工作进展和成果。每周例会上应讨论本周工作进展和下周计划，若不能参加例会讨论，则每周写一份周总结和周计划。以上所有资料以电子邮件的形式向直属上级汇报，遇有特殊情况可电话口头汇报。
3.4、公司需及时下发和传达公司最新政策和资料，以便驻外人员随时学习贯彻公司制度和决策。
3.5、销售总部接到的来自驻外人员区域内客户的电话咨询，传真文件，客户上门咨询等信息应及时反馈给驻外人员，由驻外人员在自己所辖区域内紧密跟踪该客户。
3.6、驻外人员在外接待和拜访客户应注意维护公司形象，衣着谈吐大方得体，不谈与工作无关的内容。
4、电脑、电话、传真的使用管理：
驻外人员的必要工作条件如电脑等由公司配置，电脑日常只可处理公务文档和出差使用，禁止玩游戏和非公司人员使用，同时使用人应妥善保管，丢失照价赔偿。固定电话正常情况下应全天24小时开通，手机必须保证正常工作时间处于开机状态。接听办公电话时态度应热情友好，语言文明礼貌，使用标准普通话：您好！华杰泰公司**区域***。
5、内部培训
每年驻外销售经理根据情况应组织所辖区域内的内部培训。内容涉及：企业文化和公司愿景、规章制度和岗位职责、市场推广及客户服务、渠道管理与职业素养、主动性及执行力等。

五、该驻外人员管理制度从2012年5月1日起生效，文中提到的相关制度变更或者其他相关情形发生变化是时再做修订。

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