T∕FJEMIA 3-2022 生态环境监测行业档案管理.pdf
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1、ICS 13.020.01Z01团体标准T/FJEMIA 32022生态环境监测行业档案管理Archives management of ecological and environmental monitoring industry2022 - 9 - 22 发布2022 - 9 - 22 实施福建省环境监测行业协会发 布全国团体标准信息平台T/FJEMIA 3-2022I目次前言.II1范围.12规范性引用文件.13术语和定义.14基本要求.25文件的整理.26文件的归档.37档案的保管与销毁.4附录 A生态环境监测文件归档范围、保管期限表.5附录 B生态环境监测文件归档移交清单.8附录
2、C案卷编目式样.9全国团体标准信息平台T/FJEMIA 3-2022II前言本标准按照GB/T 1.12020给出的规则起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别这些专利的责任。本标准由福建拓普检测技术有限公司提出。本标准由福建省环境监测行业协会归口。本标准起草单位:福建拓普检测技术有限公司、福建中凯检测技术有限公司、厦门市华测检测技术有限公司、厦门市政南方海洋检测有限公司、福建中科环境检测技术有限公司、科瑞检测(福建)有限公司、福建省永正生态科技有限公司、中国建材检验认证集团厦门宏业有限公司、福建宏其检测科技有限责任公司、福建创投环境检测有限公司、福建省闽测检测技术
3、服务有限公司、福建九五检测技术服务有限公司、广电计量检测(福州)有限公司、福建中检矿产品检验检测有限公司、福建省东海检测技术有限公司。本标准主要起草人:陈金爱、林锦、俞晓民、曹欣竑、肖锦辉、林立文、黄丽平、林文亮、彭映先、吴文妹、陈克华、严和盛、吴娇瑜、冯骞、朱金来、王振风、刘明凤、林永祥、洪毅鸿、王国发。全国团体标准信息平台T/FJEMIA 3-20221生态环境监测行业档案管理1范围本标准规定了生态环境监测工作中产生的依法依规应保存的生态环境监测档案的整理、 归档、 保管和销毁的一般方法,适用于生态环境监测行业的档案管理工作。2规范性引用文件本标准内容引用了下列文件中的条款。凡是不注明日期
4、的引用文件,其有效版本适用于本标准。GB/T 11821照片档案管理规范GB/T 11822科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T 18894电子文件归档与管理规范HJ/T 7中国档案分类法环境保护档案分类表HJ/T 9环境保护档案著录细则HJ8.2 生态环境档案管理规范 生态环境监测DA/T 38 电子文件归档光盘技术要求和应用规范DA/T 50 数码照片归档与管理规范中华人民共和国保守国家秘密法(中华人民共和国主席令第 28 号)环境保护档案管理办法(环境保护部 国家档案局令第 43 号)团体标准管理规定(国家标准化管理委员会、民政部 国标委20191 号)3术语和定义下列术语和定义适用于
5、本标准。3.1生态生态环境监测环境监测文件文件 ecological and environmental monitoring documents生态环境监测工作、活动中形成的信息及其载体。示例:记录、规范、程序文件、图样、报告、标准注1:载体可以是纸张,磁性的、电子的、光学的计算机盘片,照片或标准样品,或它们的组合3.2生态生态环境监测记录环境监测记录 ecological and environmental monitoring record生态环境监测工作、活动中,阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。3.3生态生态环境监测档案环境监测档案 ecological and envi
6、ronmental monitoring records全国团体标准信息平台T/FJEMIA 3-20222国家、社会和单位需要控制和保存的生态环境监测文件,具有凭证、查考等作用。4基本要求4.1生态环境监测机构的档案管理部门负责本单位档案的集中统一管理。4.2生态环境监测档案承办部门(承办人)应按法律法规的要求分类整理文件,确保其真实、完整和有效。4.3档案的形成,按照“谁承办,谁归档”的原则,根据生态环境监测工作的不同阶段,由形成文件的承办部门(承办人)负责收集、整理文件及有关的电子文件。若承办部门涉及 2 个以上,由主办部门负责收集整理,文件归档应符合归档要求。5文件的整理5.1生态环境
7、监测文件整理要遵循生态环境监测文件的形成规律,保持卷内文件的有机联系和案卷成套系统。5.2文件整理时通常应按不同保管期限分别组卷,有机联系的文件不能分开,保管期限按照卷内文件的的最长保管期限确定。5.3生态环境监测工作活动中形成的文件按照不同内容性质选择“年度机构问题”“年度区域项目”“年度行业机构项目”进行组卷。5.4跨年度的文件归入文件办结年度;非跨年度的文件按文件产生的年度归档。5.5卷内文件的排序5.5.1生态环境监测文件按产生时间或重要程度排序,文字在前、图样在后;正文在前,附件在后;正本在前,定稿(包括重要文件的历次修改稿)在后;不同文字的文本,无特殊规定的,汉文文本在前,少数民族
8、文字文本在后;中文文本在前,外文文本在后。5.5.2生态环境监测数据类文件按“项目时间”或“时间项目”排序。5.6卷内文件应按排列顺序,依次编写件号及页号。装订的案卷卷内文件均在有效书写内容页面的右下角编写页号;双面书写的文件,正面在页面右下角、背面在页面左下角编号,页号均从 1 开始;不装订的案卷,以件为单位编写页号,已有页号的文件可不再重新编写页号,应逐件在每份文件的首页上方空白处加盖档号章。5.7每个案卷应编写卷内目录,并填写卷内备考表(卷内目录、卷内备考表不编写页号)。5.8案卷编目式样见附录 C。5.8.1案卷目录式样见附录 C 图 C.1。5.8.2卷内目录式样见附录 C 图 C.
9、2。5.8.3卷内备考表式样见附录 C 图 C.3。5.9案卷的分类与编号全国团体标准信息平台T/FJEMIA 3-202235.9.1在分类整理时,按中国档案分类法环境保护档案分类表(HJ/T 7)进行,适当控制在 23级类目,以实现方便保管和方便查找利用的目的。5.9.2生态环境监测档案的编号由全宗号、目录号(或分类号)、案卷号构成。示例如下:5.9.3生态环境监测档案的编号应具有唯一性,尊循一定规律,并易于检索。生态环境监测机构可制定自己内部保存的生态环境监测档案的编号规则。6文件的归档6.1归档范围下列直接记载和反映生态环境监测工作和活动, 依法依规应归档保存的各种形式和载体的文件、
10、记录和数据均属归档范围。a)本单位形成的生态环境监测工作方案、规划(计划)、技术规范、方法和生态环境监测活动中涉及的新方法的验证/证实材料等。b)生态环境监测质量保证的要求、计划和考核情况的文件。c)水、气、噪声、振动、电磁辐射、放射性、光污染、热污染、生物、生态、土壤等例行监测活动的布点方案、现场采样记录、分析测试原始记录(含工作曲线、计算方法、质控方法)及数据处理阶段产生的计算结果表、图、报告及相关附件等。d)污染源监督性监测活动中产生的现场采样记录、分析测试原始记录、样品交接单、测试报告及相关资料。e)污染事故应急监测,专项监测,委托监测,咨询服务监测,“三同时”验收监测等活动中产生的任
11、务书、委托书、合同、来函、分包协议(若有)、评审记录、现场记录、分析测试原始记录、样品交接单、监测报告及相关审核记录等。f)生态环境监测数据报表、月报、季报、年报、公报、年鉴、监测信息系统(网络)报表等。g)各类生态环境监测专题报告、评价报告、环境质量报告书及报告审核记录等。h)生态环境监测业务软件系统、系统使用维护手册等。i)开展生态环境监测的支撑性材料包括:调研踏勘记录、访谈记录等。j)其他与生态环境监测相关的文件。6.2归档要求6.2.1为保证生态环境监测档案的案卷质量,档案管理人员需从真实性、完整性、准确性、系统性、规范性和有效性等方面对归档文件进行审核验收。6.2.2电子文件的归档依
12、照 GB/T 18894 执行。全国团体标准信息平台T/FJEMIA 3-202246.2.3生态环境监测档案收集、整理完毕,应由承办部门(承办人)填写归档移交清单。6.3归档时间6.3.1生态环境监测的规范、方法(含验证),质量保证的要求、计划和考核情况,各类数据的分析测试记录、数据报表、报告等工作中形成的文件均于次年一季度完成归档。6.3.2环境质量报告、综合或专项环境质量分析与评价的合同、计划方案、协议、专题报告及相关数据等文件均于工作完成后 2 个月内归档。6.3.3生态环境监测业务软件系统、系统使用维护手册等在软件系统验收完毕后 3 个月内归档。6.3.4生态环境监测任务合同、合同评
13、审记录、生态环境监测方案/采样计划、采样记录和现场检测记录、样品接收流转保存记录、实验室分析记录、上机原始记录和谱图、计算过程记录和检测报告审核记录等原始记录, 应与检测报告一起归档, 其保存期限应满足生态环境监测领域相关法律法规和技术文件的规定,并至少保存 6 年。6.4归档份数生态环境监测档案一般纸质文件归档1份,重要的文件应归档2份。电子文件与纸质文件同步归档。6.5归档手续所有归档文件收集、整理完毕后,由承办部门(承办人)填写归档移交清单(见附录B),经档案管理部门审核验收、清点无误后,办理移交手续。归档移交清单永久保存。7档案的保管与销毁7.1档案的保管与鉴定按照环境保护档案管理办法
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