DB15∕T 368-2018 蒙古文档案整理规范(内蒙古自治区).pdf
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1、ICS 01.040.03 A 14 DB15 内蒙古自治区地方标准 DB15/T 3682018 代替 DB15/T 368-2001 蒙古文档案整理规范 The specification of mongolian archival arrangement 2018-11-20 发布 2019-02-20 实施 内蒙古自治区市场监督管理局 发 布 DB15/T 3682018 I 目 次 前言 . II 1 范围 . 1 2 规范性引用文件 . 1 3 术语与定义 . 1 4 收集 . 2 5 整理 . 2 6 装订、编页、装盒 . 4 7 编制档案目录 . 5 附录 A(资料性附录) 按
2、件整理档案归档章样式 . 6 附录 B(资料性附录) 按卷整理档案的目录样式 . 7 附录 C(资料性附录) 按卷整理档案盒样式 . 10 附录 D(资料性附录) 按件整理档案归档文件目录式样 . 17 DB15/T 3682018 II 前 言 本标准按照GB/T 1.1-2009给出的规则起草。 本标准代替DB15/T 368-2001蒙古文档案管理规范。本标准与DB15/T 368-2001相比,除编辑性修改外主要技术变化如下: 修改了术语和定义; 增加了蒙古文档案档号的要求; 增加了蒙古文电子文件的整理相关要求; 增加了蒙古文档案归档章项目和归档章的填写要求。 本标准由内蒙古自治区档案
3、局提出并归口。 本标准主要起草单位:内蒙古自治区档案局。 本标准主要起草人:徐春阳、张帅、张海山、穆林、张存贵、李晓梅、黄丽萍。 DB15/T 3682018 1 蒙古文档案整理规范 1 范围 本标准规定了蒙古文档案管理的术语和定义、收集、整理、文件材料的装订、编页、装盒。 本标准适用于蒙古文档案的整理。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。 凡是注日期的引用文件, 仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。 GB/T 9705-2008 文书档案案卷格式 DA/T 13-1994 档号编制规则 DA/T 22-201
4、5 归档文件整理规则 3 术语与定义 3.1 蒙古文文件材料 mongolian document materials 国家机构、社会组织以及个人在履行其法定职责或处理事务中以蒙古文形成的信息记录。 3.2 蒙古文档案 mongolian files 国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、民族、宗教等活动产生的对国家和社会有保存价值的以蒙古文字形成的历史记录。 3.3 收集 collection 档案馆、 档案室接收及征集蒙古文档案和其他有关文献的活动。 包括各级各类档案室按制度进行的蒙古文文件材料归档交接工作;各级档案馆依法接收蒙古文档案和向社会与个人征集蒙古文档
5、案的工作。 3.4 整理 archival arrangement 按照一定原则对蒙古文档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和编目,使之有序化的过程。 DB15/T 3682018 2 3.5 编目 catalogue 按照一定的规则进行蒙古文档案著录并将条目组织成目录的过程。 3.6 档案目录 list 按照一定的次序、体例编制而成的揭示档案内容与形式特征的条目组合,是档案管理、检索和利用的工具。 注:根据整理方法不同,分为案卷目录和归档文件目录。 3.7 档号 archival code 以字符形式赋予蒙古文档案实体的用以固定和反映蒙古文档案排列顺序的一组代码。 3.8 件 item 蒙
6、古文文件材料的整理单位。 3.9 案卷 file 在一个全宗内,由互有联系的若干文件组合成的放入卷夹、卷皮内的基本保管单位,简称卷。 4 收集 4.1 收集范围 参照机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定执行。凡由蒙古文译成汉文或由汉文译成蒙古文的译文底稿均应收集。 4.2 收集要求 收集的文件材料应齐全、完整、系统。对字迹模糊或易褪变的应复制,并附于原件后一并保存。已破损的文件材料应修裱。 5 整理 5.1 整理原则 5.1.1 按照蒙古文和其他文字文件材料的特点,应遵循文件材料形成的规律,保持文件材料之间的有机联系,区分不同保管期限,便于保管和利用。 DB15/T 3682018 3
7、5.1.2 整理应符合文档一体化管理要求,便于计算机管理,保证蒙古文纸质档案和蒙古文电子档案整理协调统一。 5.2 整理方式 文书类档案应采用按件整理的方式, 其它门类档案若无国家和档案行业规范要求, 应采用按卷整理的方式,下列文件材料应采用按卷整理方式: a) 以蒙古文形成的反映同一问题或同一类问题联系紧密且不可分割的文件材料; b) 蒙古文报刊的定稿、样报、样刊、书籍的定稿、清样和样书; c) 蒙古语广播、电视节目的文字材料; d) 蒙古语电影和电视剧的脚本; e) 以蒙古文形成的教学、科研、艺术文件材料; f) 其它以蒙古文为主形成的文件材料。 5.3 整理方式 5.3.1 分类 档案应
8、区分不同门类,采用年度和保管期限方法进行两级分类,专业档案按有关规定进行分类。 5.3.2 件的构成 蒙古文归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件;文件正本与定稿(包括法律法规等重要文件的历次修改稿) 为一件; 转发文与被转发文为一件; 原件与复制件为一件; 正本与翻译本为一件;报表、名册、图册等一册(本)为一件(作为文件附件时除外);简报、周报等材料一期为一件;会议纪要、会议记录一般一次会议为一件,会议记录一年一本的,一本为一件;来文与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函等)一般独立成件,也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。 5.3.3 件内
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