DB32∕T 3833-2020 党政机关会议服务工作规范.docx
《DB32∕T 3833-2020 党政机关会议服务工作规范.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《DB32∕T 3833-2020 党政机关会议服务工作规范.docx(21页珍藏版)》请在咨信网上搜索。
1、党政机关会议服务工作规范Specification of meeting services of party and government organizations2020-07-14发布2020-08-14实施江苏省市场监督管理局发布DB 32/T 38332020江苏省地方标准DB32ICS 01.020A22目次前言II1范围12规范性引用文件13术语与定义14基本要求15服务流程36服务评价与改进6附录A(资料性附录)会议室预订表8附录B(资料性附录)工作通知单9附录C(资料性附录)会议客情表10附录D(资料性附录)电子屏信息发布申请表11附录E(资料性附录)会议保障签到表12附录F
2、(资料性附录)会议服务应急预案13附录G(资料性附录)遗留物品登记表16附录H(资料性附录)会务服务满意度调查表17参考文献18前言本标准按照GB/T 1.1-2009给出的规则起草。 本标准由江苏省机关事务管理局提出并归口。本标准主要起草单位:常州市机关事务管理局、金陵江南会议中心。本标准主要起草人:马索、韩奕、戴海燕、周欣华、刘华、杭燕、张朝丽、张丽芬、顾敏珏。党政机关会议服务工作规范1 范围本标准规定了党政机关会议术语与定义、服务保障、服务流程、服务评价与改进等会议服务规范。本标准适用于江苏省党政机关会议服务工作管理,其他会议服务可参照执行。2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必
3、不可少的。凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。GB 2894 安全标志及其使用导则大全GB 13495.1 消防安全标志GB/T 18883-2002 室内空气质量标准GB/T 30520 会议分类与术语SB/T 10851 会议中心运营服务规范DB42/T 1487-2018 党政机关会议服务管理规范DB51/T 26162019 机关会议服务规范3 术语与定义GB/T 30520界定的以及下列术语和定义适用于本文件。为方便适用,以下重复列出了GB/T 30520中的部分术语和定义。3.1 会议在特定的时间和空
4、间,通过发言、讨论、演示、商议、表决等多种形式以达到议事协调、交流信息、传播知识、推介联络等目的的一定人数的群体活动。3.2 党政机关会议党的机关、人大机关、行政机关、政协机关、审判机关、检察机关,以及各民主党派、工商联、各人民团体和参照公务员法管理的事业单位主办的会议。4 基本要求4.1 机构应具有党政机关会议定点场所资格。4.2 人员4.2.1 应年满18周岁,身心健康、政治面貌良好。具有相应的业务知识和技能,并熟练运用。设备操作人员应具有相应的专业技术任职资格。4.2.2 遵守会议保密纪律,做到不听、不看、不传会议内容。4.2.3 员工服务用语应符合以下要求:a) 讲普通话,语言文明不使
5、用服务禁语如:不行、不知道等;b) 口齿清晰,语气、语调适中;c) 有问必答,体现主动,参会人员未听清时,应重复讲述。4.2.4 员工的仪容仪表应符合以下要求:a) 应穿着统一制服,保持干净整洁、熨烫平整;b) 工号牌应佩戴在制服左胸前,偏上位置,保持干净、无破损;c) 应着深色工作鞋、肉色或浅灰色工作袜,干净无破损;d) 头发梳理整齐,刘海不宜遮住眉毛,侧发不遮耳;短发不过肩,长发用统一的头花盘起,发色黑色、深咖啡为宜;e) 女员工面部化淡妆,妆容自然;f) 指甲干净不宜过长,修剪整齐不得涂有色指甲油;g) 保持头发、口腔、身体干净清洁无异味。4.2.5 员工的行为举止应符合以下要求:a)
6、举止文明,姿态端庄;b) 主动服务,符合岗位规范;c) 三轻四勤:“三轻”走路轻、说话轻、操作轻;“四勤”眼勤、手勤、嘴勤、腿勤。4.3 场所4.3.1 配置与会议规模、规格等相适的会议室。配置的设施应包括但不限于: 足够的插座、网络接口、视频接口等基本设施; 能实行分区光控且满足可调控性要求的灯具,色温应满足摄影摄像要求; 独立的温控系统; 醒目的禁烟标志。4.3.2 会议室外围应配置相应的辅助系统,包括但不限于: 规模适当并分设机动车进出口与人员通道; 疏散通道、安全出口、消防车通道、应急照明等应急设施,并配有醒目的安全标志且布局合理、设施完善的停车场,标志应符合 GB 2894和GB 1
7、3495.1的规定; 公共信息导向系统,如会议室位置标志、导向标志、楼层分布平面示意图、会场分布平面示意图、电子屏等; 监控系统,且设备安装于所有出入口、主要通道等位置;4.3.3 按需提供服务用品,可包括但不限于:投影设备、幕布、音视频设备、杯具等。4.4 消毒4.4.1 客用物品杯具清洗后放含有效氯500mgL的消毒液浸泡30min。消毒后的杯具用清水冲净,放入消毒柜高温消毒30min。毛巾使用前用热水淋湿,折叠后放置红外线消毒柜内消毒30min。4.4.2 工作间会务中心会议室可配有工作间和消毒区域,有专人负责,保持整洁。工作间备有常用的消毒工具和消毒剂,分类存放。4.4.3 空气消毒a
8、) 会议室应保持开窗通风,促进空气流通,每日通风不少于2次,每次20-30min。b) 使用空调时应确保安全通风换气,保证足够的新风输入。c) 会后会议应开窗通风,时间不低于30min。5 服务流程5.1 会议预订5.1.1 电话预订5.1.1.1 电话铃响三声以内接听电话,主动问候;超过三声接听电话时应向对方致歉;在服务对象挂电话后方可挂断电话。5.1.1.2 接受电话预订前应详细记录相关信息,将会议信息填写会议室预订表中,会议室预订表参见附录A。会议信息应包括:会议时间、地点、人数、台型要求、话筒音响、会标席卡、电子屏发布、会议单位、联系人、联系方式等。5.1.1.3 按照会议要求分解会议
9、服务内容,开具工作通知单,工作通知单参见附录B,下达工作任务。5.1.2 客情发布5.1.2.1 根据会议预订随时整理客情,每天做三日客情记录,客情记录表参见附录C。5.1.2.2 根据工作需要将客情记录发送到相关单位和办公室邮箱。5.1.2.3 市领导以上人员参加的会议为重要会议,需在客情单上作标记。5.1.3 会场确认5.1.3.1 会场服务人员应认真听取会议主办方对会场布置的意见与要求,了解会议台型、人数、音视频等要求,并逐一记录,通过复核的方式确认。5.1.3.2 相关物管单位在会场与会议主办方做好对接,确认会议要求并提供相应服务。5.1.3.3 会场服务员或主管将会议主办方确认的会议
10、细节反馈给预订员,由预订员统一整理,根据新要求,下达工作任务。5.2 电子信息发布5.2.1 电子屏发布表拟定统一格式。电子屏信息发布申请表参见附录D。5.2.2 接受电子屏信息发布采用传真、网络、邮箱或QQ接收,由电子信息控制中心签收并发布。5.2.3 会议临时增加的信息发布内容,会议中心及时通知电子信息控制中心并签字确认。5.3 设施设备调试5.3.1 技术人员应对会议使用的话筒、线路、音响、视频等设备进行布置,要求应符合表1的规定。布置完成后应对灯光、空调、音控设备、音频设备、视频设备、其他设备等进行调试,调试要求应符合表2规定。表1 设施设备布置要求序号项 目要 求1话 筒1 会议通常
11、使用鹅颈话筒,话筒底座前端到座位桌沿距离为35cm(通差5cm),话筒拾音头距离桌面25cm(通差5cm)。2 无线话筒信号接收器充分考虑信号覆盖范围,确保电池电量充足并有备用电池。2线 路1 排线基本达到“横平竖直”,整齐,美观,大方。2 经过人行通道的,做好安全固定,防止线路缠结,绊脚。3视频设备视频设备布置于所有参会人员可见处,与电脑正确连接,画面显示正常。表2 设施设备调试要求序号项 目要 求1灯 光1 会议室日常卫生工作时,灯光开到中等偏暗,以光带为主。2 布置会场时将灯光开到中等偏亮,筒灯加光带部分。3 会前1h开启全部灯光,会场照明亮灯率100,光线柔和不刺眼,照度适宜。4 应根
12、据不同情况控制灯光,并单独检查在使用投影时的灯光效果。2空 调1 会议室空调的开启时间为会前1h,重要会议空调的开启时间为会前2h。如遇会务人员布置会场,原则上不开空调(特殊情况除外)。3 空调运行状态正常。4 参照GB/T 18883-2002室内空气质量标准,室内空调温度夏季常设不低于26,冬季采暖不高于20。5 参照GB/T 18883-2002室内空气质量标准,室内相对湿度夏季空调4080,冬季采暖3060。3音控设备时序电源、调音台、混音器、音频处理器、功放、扬声器、会议电脑、高清混合矩阵运行参数正常。4音频设备1 音响设备与话筒正确连接,避免出现杂音、电流声、音频干扰等。2 每个话
13、筒都应试音,以不同位置、最远距离可以听清、音量适中为准。5视频设备1 LED屏启动正常。2 电视机运行状态正常。3 投影机及配套幕布运行正常。4 网络及信号线路正常。5 信号无缝切换台运行正常。6 音视频素材正常。7 会场使用电脑运行正常。6其他设施设备1 UPS运行状态正常。2 备用设备启动运行正常。3 地插、强弱电线路正常。5.3.2 设施设备调试完毕后应由专人看管,防止误撞、误扯。5.4 会前准备5.4.1 摆台5.4.1.1 椅子正对桌肚中间,椅面边沿距离桌肚边沿15cm,椅背呈一条直线;5.4.1.2 托盘应左手臂自然成90角,掌心向上,五指指腹及掌根保持托盘平衡。托盘内物品由高到矮
14、由内到外摆放整齐,避免相互碰撞;5.4.1.3 席卡正对椅背居中位置,摆放距离会议桌外沿1cm;5.4.1.4 毛巾框清洁无损,上沿靠桌子内1cm,与席卡间距2cm;5.4.1.5 毛巾温热平整清洁无损。用毛巾夹夹起毛巾放至毛巾框内,毛巾开口朝向杯子,毛边朝桌沿内侧,光边朝向客人;5.4.1.6 杯垫清洁,边缘距离桌沿内侧5cm,距离毛巾框2cm;5.4.1.7 盖杯清洁无损,茶叶适量均匀铺放在杯底。盖杯放置杯垫居中,杯柄朝右下45;5.4.1.8 纸与下桌沿齐平,笔与信纸右下角呈45角,笔尖朝上。5.4.2 毛巾使用5.4.2.1 根据会议人数准备毛巾数量,洁净柔软,无黄迹无毛头; 5.4.
15、2.2 热水淋湿浸泡毛巾均匀湿透,湿度合适不可挤压出水;5.4.2.3 按照统一标准折叠成适合毛巾框大小尺寸,棱角分明;5.4.2.4 放置红外线消毒柜内消毒;5.4.2.5 会前15min将毛巾上至会议桌。5.4.3 设施设备5.4.3.1 话筒宜提前0.5-1h打开,连接并测试所有相关音响设备。会议开始前15min再次检查确认;5.4.3.2 空调在会议开始前1h打开;重要会议接待时,相关物管单位指定人员对会场空调进行现场测量并全程跟进,同时作好记录,会议保障签到表参见附录E。5.4.4 迎宾会议开始前30min,服务人员侧身站立于会议室正门位置,面带微笑行15鞠躬礼,主动问候“您好”迎接
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- DB32T 3833-2020 党政机关会议服务工作规范 DB32 3833 2020 党政机关 会议 服务 工作 规范
1、咨信平台为文档C2C交易模式,即用户上传的文档直接被用户下载,收益归上传人(含作者)所有;本站仅是提供信息存储空间和展示预览,仅对用户上传内容的表现方式做保护处理,对上载内容不做任何修改或编辑。所展示的作品文档包括内容和图片全部来源于网络用户和作者上传投稿,我们不确定上传用户享有完全著作权,根据《信息网络传播权保护条例》,如果侵犯了您的版权、权益或隐私,请联系我们,核实后会尽快下架及时删除,并可随时和客服了解处理情况,尊重保护知识产权我们共同努力。
2、文档的总页数、文档格式和文档大小以系统显示为准(内容中显示的页数不一定正确),网站客服只以系统显示的页数、文件格式、文档大小作为仲裁依据,平台无法对文档的真实性、完整性、权威性、准确性、专业性及其观点立场做任何保证或承诺,下载前须认真查看,确认无误后再购买,务必慎重购买;若有违法违纪将进行移交司法处理,若涉侵权平台将进行基本处罚并下架。
3、本站所有内容均由用户上传,付费前请自行鉴别,如您付费,意味着您已接受本站规则且自行承担风险,本站不进行额外附加服务,虚拟产品一经售出概不退款(未进行购买下载可退充值款),文档一经付费(服务费)、不意味着购买了该文档的版权,仅供个人/单位学习、研究之用,不得用于商业用途,未经授权,严禁复制、发行、汇编、翻译或者网络传播等,侵权必究。
4、如你看到网页展示的文档有www.zixin.com.cn水印,是因预览和防盗链等技术需要对页面进行转换压缩成图而已,我们并不对上传的文档进行任何编辑或修改,文档下载后都不会有水印标识(原文档上传前个别存留的除外),下载后原文更清晰;试题试卷类文档,如果标题没有明确说明有答案则都视为没有答案,请知晓;PPT和DOC文档可被视为“模板”,允许上传人保留章节、目录结构的情况下删减部份的内容;PDF文档不管是原文档转换或图片扫描而得,本站不作要求视为允许,下载前自行私信或留言给上传者【wang****ing】。
5、本文档所展示的图片、画像、字体、音乐的版权可能需版权方额外授权,请谨慎使用;网站提供的党政主题相关内容(国旗、国徽、党徽--等)目的在于配合国家政策宣传,仅限个人学习分享使用,禁止用于任何广告和商用目的。
6、文档遇到问题,请及时私信或留言给本站上传会员【wang****ing】,需本站解决可联系【 微信客服】、【 QQ客服】,若有其他问题请点击或扫码反馈【 服务填表】;文档侵犯商业秘密、侵犯著作权、侵犯人身权等,请点击“【 版权申诉】”(推荐),意见反馈和侵权处理邮箱:1219186828@qq.com;也可以拔打客服电话:4008-655-100;投诉/维权电话:4009-655-100。