秘书实务---第十一章调研和督查工作--PPT.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,秘书实务 第十一章调研和督查工作 PPT,第一节,信息工作概述,第二节,信息工作的程序和方法,第三节,高层次信息的开发和处理,信息工作,信息工作的意义,信息工作的一切行政工作的基础,信息是领导决策的依据,信息工作是增进秘书才能的最佳途径,信息的特点,传输性。信息可以通过不同的方式、媒体、渠道进行传输。,扩散性。同一内容的信息，可以借助不同的物质载体，同时向四面八方扩散，而某一物质载体也可以将不同内容的信息向不同方向扩散。,共享性。广泛地沟通、交流、互相启发、共同获利。,扩展性。信息随着生产力的发展和人类社会的进步不断地扩展，不断地发展和补充,。,替代性。包括两方面的含义：一是指同一内容的信息在传输过程中，其物质载体是可以变换替代的。二是指信息可以替代资本、劳动和物质材料。,信息工作,信息的主要内容,政策法规信息,指挥性信息,本单位信息,社会反馈信息,可比信息,相关信息,未来信息,信息工作,信息的形式,文字形态信息,书面形式：包括文字、数字、图形、表格等,秘书应收集原始信息，或“一次文献”,声像形态信息,图书、照片、录音（像）带、磁盘、,CD、VCD,等,秘书应将声像信息与文字信息配合使用,记忆形态信息,存在于人们的大脑中的“零次文献”,秘书通过采访、交谈获得，有不确定性的特点,信息的渠道,内部信息渠道与对象,国内信息渠道和对象,国外信息渠道与对象,信息工作,信息工作,收集,整理,加工,提供,传递,储存,检索,信息工作的程序和方法,信息的收集和整理,秘书收集信息的方式,收存,复印,记录,录音,电脑,购买,交换,信息的整理,分类,按照一定的标准,筛选,将信息分为真实、虚假，有效、失效,保留真实、有效信息,信息的加工和提供,信息的加工,充实与综合,提炼与摘要,归纳与分析,秘书如何提供信息,适事,适时,适度,信息的传递、储存和检索,信息的传递,迅速、准确、保密,信息的储存,原件储存,目录、索引储存,软件储存,有专用的柜、橱或保险箱，能防盗、防火防潮、防虫,科学地存放排列,信息的检索,秘书综合信息的方法,调查法,线索追踪法,一是从初级信息分析中发现有价值的信息线索，确定追踪的课题，返回到实践中去，充实新的内容，形成高层次的信息；,二是从领导、上司的讲话及调查研究成果中，寻找线索，确定选题后进行有针对性的收集；,三是通过对某些信息的收集，触类旁通，发现新线索，从而不断扩充信息量。,借助外脑法,交换法,建立数据库,怎样给领导提建议（一）,小王小张曾是同窗好友，又的两个单位任秘书。小王对单位领导较满意，小张却认为领导没把他放在眼里，有一件事他向领导提了七八次意见，不仅不管用，还使他太幼稚。,小王说：“我看你确实是幼稚，缺乏自知之明”小张：“你怎么一点不同情我？”,小王：“你总是希望别人理解你同情你，可你理解不理解领导，同情不同情领导。你以为自己什么都行，凡事都想说上几句，当然，说得对的，领导应采纳，但有时说得对的，领导也不一定采纳。因为个人看问题的方法、角度不同。领导需要站在全局考虑。你的意见对，但在全局看不一定行得通。领导不采纳是正常的。”,小张：“那我今后不提什么意见和建议了。”,怎样给领导提建议（二）,小王：“那倒也不是。我的方法是：只要不是大是大非问题原则问题，一个意见最多提三次即可。提了三次领导不采纳，说明领导有自己的考虑，即便某个问题处理不妥。领导也会负责的。自己提了三次也尽职了。”,小张按小王的方法试了一段时间，果然有效。两人又见面时小王说：“我们都是给领导当参谋的，既然是参与谋划，所提意见就有采纳和不采纳两种可能，不能光想着自己行，不采纳就不高兴，对领导是这样，同事之间也应是这样。”,问题：小张和小王对领导的感觉为何完全不同？,秘书应如何想领导提建议？,如何为领导出谋划策（一）,A,和,B,同时分配做秘书，一年后，领导遇到问题总爱和,A,商量，,B,很纳闷，请,A,分析原因。,A：“,我看你主要是提意见多，提建议少，提了一大堆问题，却很少提办法”。,B：“,我认为提意见是下属的事，拿主意是领导的事。”,A：“,领导也不是神，事事都有主意。我接到上级的通知或下级单位的报告，都要认真想一想，提出处理意见，不管领导采用不采用，我都坚持这么做。时间久了，领导就对我的建议重视了。,”,B：“,那每次提几条建议呢？”,如何为领导出谋划策（二）,A：“,古人讲，上中下三策，就是每次提好中差三个建议。我看主要是指决定命运的大事。一般情况下，大多数事情，每次一条就可以了。大事或吃不准的事，不妨多提几条处理意见，供领导选用，即使提不出很好的方法，起码也要有一点建议，帮助领导打开思路。这叫一策备选，你不妨一试。”,B,按照,A,的方法做，一年以后，领导也经常找,B,商量工作了。,问题：,A,和,B,在工作方式方法上有何不同？,第十一章调研和督查工作,第一节调研和督查工作概述,第二节调查研究的范围和步骤,第三节调查研究的方法,第四节督查工作的原则和程序,调查研究的含义和作用,含义,调查：用科学的方法取得客观材料的过程,研究：对材料进行分析、比较、归纳演绎的过程,作用,收集原始资料，支持领导决策,取得反馈信息，作为修订或重新决策的依据,解决常规问题，处理突发事件的必要手段,提高秘书人员自身素质的主要途径,调查研究的内容、类型和方法,调查研究的内容,基本情况调查,专题性调查,经验性调查,突发事件或事故的调查,调查研究的含义和作用,调查的类型,普遍调查,资料全面、客观、精确，但缺乏生动性、具体性,典型调查,便于集中、深入地调查，但典型是人为选定的,个案调查,有明显的针对性，调查时不能就事论事,重点调查,与典型调查的区别是，重点是客观存在的,抽样调查,使用最普遍，比较科学,调查研究的含义和作用,调查的方法,观察法：确立观察的重点，用心，懂行；,访问法,态度诚恳谦虚，讲究策略,可以是个别访谈，也可开座谈会,文献法：应先近后远、先小后大、先具体后抽象、先简单后复杂,问卷法：质量的关键在于题目和答案的设计,调查研究的含义和作用,研究的方法,归纳法,综合法,统计法,比较法,分析法,演绎法,调查研究的步骤,督查工作,含义（p170）,原则（p180）,程序（p181）,案例,1,达利公司是一家专门销售泥塑的公司。一天，总经理秘书小谷与一位刚从国外考察回来的熟人交谈。小谷了解到某外国商店里出售的中国泥塑，当地人很喜欢，生意兴隆，但产品大多是台湾制造的，工艺水平并不如大陆生产的泥塑。该国消费者特别喜欢反映中国民俗的泥塑。,此时，秘书小谷应如何处理利用这送上门来的信息？,案例,1,分析,秘书部门处于组织的信息枢纽地位，秘书应及时捕捉、筛选信息，提供给领导，以提高企业的经营效益。,小谷应马上把此信息告知领导，或转给市场营销部门进行详细的调查研究，,帮助拟订具有操作性的产品推广计划，包括推出的产品品种、数量、价格、宣传、促销、销售渠道等。,新欣食品公司总经理秘书袁天从报纸上看到西亚两国开战，根据平时积累的国际政治知识，他估计这一打，双方不会在短时间内结束战争。他马上断定日本市场上的马肉不久会脱销。因为开战两国中，有一国是传统向日本大量出售马肉的国家，打起仗来，它将无暇顾及马肉出口，必然会影响到日本市场马肉的供应。这正是抓机遇做生意的大好时光。于是，他将此信息以及预测结果向总经理作了汇报。经理指示营销部门进行了一系列的紧急调研，结果证实了袁秘书推断的准确性。经过一番努力，公司很快与日商签订了出口大宗马肉的合同。,袁秘书是怎样收集、开发利用信息的？,某公司有一笔资金需寻找投资项目。公司负责人谢总从某造林公司获得如下信息：“只要投入,2,万元，,8,年后可收回最低,10,万元”，“,5,万投入，等待,6,年，,18,万的收益，安全无比的零风险保证（保险公司投保）”，“负责办理,林权证,，以确保一切经营在合法情况下进行”。谢总因怀疑该公司资信度而不敢贸然投资。,2006,年春节期间，中央电视台黄金时段播出了该公司老总代表“,大造林公司给全国人民拜年”的广告，认为中央电视台的广告不会错的。谢总又产生了将那笔资金投资于该造林公司的想法，并要求秘书提供参考资料。,秘书小李接受任务后，三天后给谢总送来一份,30,余页的,关于“,大造林公司”及和国家林业政策的资料汇编,，材料有：,（,1,）国家林业局,2004,年下发的,关于合作（托管）造林有关问题的通知,，针对某些公司吸收社会资金合作（托管）造林现象而发；,（,2,）,新京报,题为,没有真正胜利者的博弈,一百万亩沙漠圈地真相,的新闻调查；,（,3,）央视,04,年,11,月,焦点访谈,：,警惕“托管造林”陷阱,的文字材料；,（,4,）“,大造林公司”和类似企业融资广告的资料；,（,5,）秘书自己写的,关于“,大造林公司”有关资料的初步分析,；,（,6,）中央电视台播出的几则不实广告：“,冰箱每天的耗电只有,0.48,度，仅相当于一节小电池”、“,牌食用油（,111,）经过食品监督局检测，其实际含量是,0.27 11”,等等。,谢总在认真看了秘书提供的资料后，打消了向“,大造林公司”投资的念头。还表扬小李说：“你提供的资料很有用，不但避免了一次投资风险，还懂得了中央电视台播出的广告也不可全信。”,根据案例，请思考：,1,、从此案例中，可看出李秘书的什么素质？,2,、如果谢总不是直接授意，而是在工作之余同小李聊天时问道：“你对公司投资,大造林公司怎么看？”假如你是小李，你如何回答。,