大学计算机基础第四章.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,第,4,章电子表格处理软件,Excel 2003,4.1 Excel 2003,概述,4.2,工作表中数据的输入,4.3 Excel,工作表的编辑,4.4 Excel,工作表中的数据计算,4.5 Excel,的数据管理与操作,4.6 Excel,的页面设置和报表打印,1,、启动,选择“,开始,|,程序,|Microsoft Excel”,双击一个已经存在的,Excel,文档,4.1 Excel 2003,概述,4.1.1 Excel 2003,的启动和退出,2,、退出,选中,菜单,中,“,文件,”,项,，,单击,“,退出,”,；,单击,“,标题栏,”,最右端的,“,”,按钮,；,双击,“,标题栏,“,最左端的,控制按钮,。,按,Alt+F4,单击,“,标题栏,”,最左端的,控制按钮,，,选“,关闭,”项；,4.1.2 Excel 2003,主窗口的组成,1,、应用程序窗口,编辑栏的使用,标签滚动条,状态栏,工作表标签,标签拆分块条,行号,全选按钮,名称框,窗口拆分块,活动单元格,列标,标题栏 菜单栏常用工具栏格式工具栏编辑栏,Excel,任务窗格,1,）工作簿,一个,Excel,（,.XLS,）,文件,工作簿的缺省名为,BOOK1,，,BOOK2,，,。,一个工作簿中最多可保存,256,个工作表，默认为,3,个,（可以修改）。,同时打开。,2.Excel 2003,的工作簿窗口,2),工作表,工作表属于工作簿，,没有独立的工作表文件,。,一张工作表为,65536行,256列,组成。,行号用,1,、,2,、,3,表示，列标用,A,、,B,、,C,Z,、,AA,、,AB,、,AC,表示,每张工作表都有一个名字，缺省名为,Sheet1,，,Sheet2,，,Sheet3,，,名字可以更改。,工作表标签：,切换工作表,全选按钮,最基本操作单位，活动单元格,单元格,命名：,用它所在的,行号和列号,来引用，例,A6,使用“,R1C1,”,的格式，如,R6C3,。,自定义：由,字母、数字、“,_”,、“,.”,、汉字,组成,(R,、,C,单个字母除外）,单元格,区域命名,：,左上角单元格地址,：,右下角单元格地址,自定义：,3),单元格及单元格区域,创建新工作簿文件,首次启动,自动,建立,一个名,“,Book1”,的空工作簿；,单击,工具栏,上的,“新建”按钮,，,单击“,文件,”里的,“新建”命令,，选择“空白工,作簿”选项,4.1.3,工作簿的创建、打开和关闭,、打开工作簿文件,工具栏上的“打开”按钮,“文件”中的“打开”命令,双击欲打开的工作簿文件,单击工具栏上的“保存”按钮,单击“文件”中的“保存”或“另存为”命令。,3,、保存工作簿的方法,4.2.1,单元格或单元格区域的选取,选取单元格：,用鼠标左键,单击,要选取的单元格；,用键盘上的方向键将鼠标移动到要选取的单元格上；,用鼠标单击编辑栏左侧的“,名称框,”，输入要选取的,单元格的地址,，按,Enter,键,即选取了指定地址的单元格。,选取整行（列）：单击,行号或列标。,选取整个工作表：单击,“全选”按钮,。,选取连续区域：拖动鼠标；或单击起始单元格后 按下,Shift,单击最后一个单元格。,选取,不连续的区域,：按下,Ctrl,键，然后单击所 要选取的单元格即可。,取消活动单元格区域的选取：单击工作表中的任意单元格,4.2,工作表中数据的,输入,直接在单元格内输入：,双击,或,在编辑栏中输入,数据类型：文本、日期、数字,确认：输入结束后,按,Enter,键,、光标移动键、,Tab,键或,单击“,”,按钮,。,取消：按,Esc,键或单击“,”按钮。,4.2.2,向单元格中输入数据,输入方法：,确认或取消输入,默认左对齐,数字字符时，前加单撇号：,数字,换行：,Alt+,回车,字符输入超长,扩展到右边列,若右边有内容,截断显示,；,默认单元格宽度为,8,个字符宽度,最多,32000,个字符,输入同列相同数据：,Alt+,1,、文本数据,2,、输入数值,1,）一般数值,输入纯分数：先输入,0,和空格,，然后输入分数,输入带分数：先输入整数部分，再输入空格，最后输入分数。,2,）分数的输入,数字,0,9,和,一些特殊符号,+,、,-,、,/,、,E,、,e,、,%,、小数点、千分位符号（，）、,、,$,等,默认,右对齐,列宽不足：显示,#,小数位数多于设定位数，自动四舍五入，计算按原数值大小,3,、输入日期、时间,1,）输入日期、时间,当前系统日期：按,Ctrl+,；,当前系统时间：按,Ctrl+Shift+,；,(,即,Ctrl,:,),2,）输入当前系统日期、系统时间,yyyy-mm-dd,或,yy-mm-dd,或,mm-dd,yyyy/mm/dd,或,yy/mm/dd,或,mm/dd,hh:mm:ss,AM/PM,默认显示方式是“右对齐”,3,）在一个单元格内输入日期和时间,两者间加空格,，顺序任意。,4,、输入相同内容到多个单元格或区域,选中,要输入相同内容的,多个单元格或区域,在,编辑栏,输入内容,按,Ctrl+Enter,5,、单元格的批注,1,添加批注：,或,快捷菜单,/“,批注”,2,编辑批注,:,或快捷菜单,/“,编辑批注”,3,显示批注：指向单元格，自动显示,4,删除批注：单元格的快捷菜单“删除批注”,或编辑菜单,/“,清除”,4.2.3,数据自动填充,1,、拖动,填充柄,（十字型）,类型：,步长值、终止值,或,预测趋势：需选中填充区域,原样复,制：直接拖动,等差,数列（,ctrl+,拖动,),2,、使用“,编辑,”菜单中“,填充,”命令。,执行“,工具,”菜单“,选项,”命令，,单击“自定义序列”标签，单击“新序列”,在“输入序列”框输入所需序列，每项数据结束按回车,3,、使用自定义序列,在连续,单元格中输入文本序列,执行“工具”菜单“选项”命令，,单击“自定义序列”标签，单击“新序列”，,单击“,导入,”按钮。,（,1,）创建用户自定义序列,（,2,）删除用户自定义序列,（,3,）使用自定义序列,方法二：,方法一：,1,修改数据,（,1,）直接在单元格修改,单击,：输入内容替换原内容；,双击,：可修改原内容。,（,2,）在编辑栏中修改,先单击要修改的单元格，然后单击编辑栏上的内容，开始修改。,（,3,）确认或取消修改,4.3,工作表的编辑,4.3.1,单元格数据的编辑,2,数据的清除删除,（,1,）数据,清除,：,保留单元格本身，清除其中的,数据内容、格式或批注,等信息,操作方法：,选中，然后执行“编辑”菜单中“清除”命令或按,Del,键（只清除内容）,（,2,）数据,删除,：,单元格本身连同其中的内容都被删除,操作方法,：选中，然后执行“编辑”菜单“删除”命令。,3,移动或复制,（,1,）使用鼠标移动或复制,选择要移动或复制的单元格或区域；,将鼠标指针指向选中区域的边框；,直接拖,动：移动,Ctrl,+,拖动：复制,Shift+,拖动：插入式移动,CTRL+Shift,+,拖动：插入式复制,（,2,）使用菜单或工具按钮实现移动或复制,移动：选中,剪切,粘贴,复制：选中,复制,粘贴,闪烁的虚线框,4,、,选择性粘贴,和,“行列互换”,选中待粘贴的单元格或区域；,执行,“,复制,”,或,“,剪切,”,操作,移动鼠标至待粘贴目标区域的第一个单元格；,执行,“,编辑,”,菜单中,“,选择性粘贴,”,命令。,6,、插入单元格、行或列,7,、删除单元格、行或列,或快捷菜单,或快捷菜单,5,查找与替换（同,Word,）,1,、数字格式的设,定,4.3.2,单元格数据的格式化,2,、字符格式与,对齐方式,合并居中 跨列居中,3,、边框和底纹,操作方法：,格式菜单（单元格）,格式工具栏,数字格式的设,定,格式,单元格,选定单元格,货币样式,格式工具栏按钮,百分比样式,千位分隔样式,增加小数位数,减少小数位数,字符格式与对齐方式,格式工具栏,(,水平对齐）,/“,单元格”,边框和底纹,选定,“单元格”,边框,2,、底纹：,选定,“单元格”,或,格式工具栏,1,、边框：,图案,4,、复制和删除格式,复制,方法一：,使用“编辑”菜单中的“,选择性粘贴,”命令，在打开对话框中选中“,格式,”按钮。,方法二：选“,格式刷,”按钮。,删除,选择要删除格式的区域。选择“编辑”菜单中的“,清除,”命令，在弹出的子菜单中选择“格式”子命令。,4.3.3,行高与列宽,方法一,：,用鼠标直接拖动列标或行号的间隔,。,行,行高,列,列宽,方法二,：,4.3.4,条件格式,1.,设置条件格式,选中单元格或区域，,使用,/“,条件格式”,2.,删除条件格式,选中已设置格式的单元格或区域,使用,/“,条件格式”，,单击,“删除”,按钮,条件运算符,条件值,单击打开格式对话框,添加条件,删除条件,预览效果,条件格式对话框,4.3.5,自动套用格式,1,、自动套用表格样式,选定,“自动套用格式”,4.3.6,工作表的整体操作,1.,选取工作表,2.,工作表重命名,3.,插入工作表,4.,删除工作表（,不能,恢复,）,5,、工作表的移动和复制,操作方法：,工作表标签的,快捷菜单,格式、插入、编辑,菜单,4.3.6,工作表的操作,1.,选取工作表,（,在工作表标签上操作或右健单击标签滚动按钮,）,选一个工作表：单击表标签。,选连续多个：单击第一个，然后按住,Shif,t,单击最后一个表标签,选不连续多个：按住,Ctrl,，,单击每一个要选取的工作表标签。,选,全部工作表,：工作表标签快捷菜单,2.,工作表重命名,方法,1,：,双击,表标签，输入新名字后，按回车。,方法,2,：,单击,表标签，执行“格式”,“,工作表”,“,重命名”命令。输入新名字后，按回车。,方法,3,：,右键单击,表标签,执行快捷菜单中的“重命名”命令。输入新名字后，按回车。,注：工作表名称最多,32,个字符，允许“,_”,及空格出现,2.,插入工作表,选中已有工作表；,执行“插入”菜单,“,工作表”命令。,或快捷菜单的“插入”命令。,3.,删除工作表（,不能,恢复,）,单击表标签选中；,执行“编辑”菜单（快捷菜单）,“,删除工作表”命令。,4,、工作表的移动和复制,移动：在表标签行上拖动表标签；,复制：按住,Ctrl,，,在表标签行上拖动表标签,。,1,）在同一工作簿中移动或复制,2,）在不同工作簿中移动或复制,选中要移动或复制的工作表标签；,执行“编辑”,“,移动或复制工作表”命令；,操作对话框（选择“建立副本”为复制）。,方法一,:“,编辑”,“,移动或复制工作表”,方法二：,4.4.1,公式,1,、公式的构成,:,以,“,=,”,开始，由,运算符,、常数、,单元格地址,及函数组成。,例：,=A1*2+(B2+D2)/SUM(B1:D2),4.4,Excel,工作表中的数据计算,2,、运算符的种类,（,1,）,算术,运算符,（,2,）,比较,运算符,（,3,）,文本,运算符,（,4,）,单元格,引用,符,+,、,-,、,*,(,乘法,),、,/,(,除法,),、,(,乘方,),、,%,(,百分比,),=,、,、,=,(,大于或等于,),、,、,=,、,2,B1:C2),2.,函数的输入,“,函数”,与,输入公式的方法相同,2),使用菜单命令输入,或编辑栏上,粘贴函数按钮,或输入“,=”,后，单击,编辑栏,的下拉键头，从,函数列表中,选择函数,1),手工输入函数,：,3,、常用函数的功能,求和,SUM(n1,n2,n30),求平均值,AVERAGE(n1,n2,n30),数值计数函数,COUNT(v1,v2,v30),求最大数,MAX(n1,n2,n30),求最小值函数,MIN(n1,n2,n30),【,说明,】,由数字构成的字符串将被转换成相应的数值，逻辑常量,FALSE,被转换成数值,0,，,TRUE,被转换成数值,1,。,而当参数为单元格或区域地址时，对其中上述值不予计算。,6,）条件计数函数,COUNTIF(,范围,条件,),功能：计算给定区域满足条件的单元格个数。,例：,COUNTIF(A3:A6,apples,),COUNTIF(B3:B6,90”,B1:B5),SUMIF(G3:G32,“,教授”,H3:H32),8,）条件选择函数,IF,格式：,IF(,条件,表达式,1,表达式,2),功能：当 条件 取值为,TRUE,时，返回 表达式,1,的结果；否则返回 表达式,2,的结果。,例：,I,f(B3C3,”Good”,”Bad”),2,、自动计算,1,、自动求和,单击要输入公式的单元格，再单击常用工具栏上的求和按钮,4.4.3,自动求和与自动计算,选择计算范围，,右键单击状态栏，在快捷菜单中选择需要的计算功能，计算结果显示在状态,栏。,4.4.4,工作表之间的数据链接,1.,引用同一工作簿不同工作表中单元格,工作表名！单元格地址,2.,引用不同工作簿中单元格,工作簿名,工作表名！单元格地址（默认绝对引用）,4.4.5 Excel,工作簿和工作表的保护,(,自学）,1.,保护工作簿,“,工具,”“保护”“保护工作簿”,2.,保护工作表,“,工具,”“保护”“保护工作表”,3.,保护单元格及隐藏公式,“,格式,”“单元格”选择“保护”选项卡,数据清单：,由,行和列组成的一个二维表。,4.5 Excel,的,数据管理,与操作,4.5.1,数据清单的编辑,1.,Excel,数据库,的基本知识,数据清单应遵循的规则,:,1,）一张工作表只存放一个数据清单。,2,）列标题放在列的顶端，只能由字符和汉字组成。,3,）每一列有相同的数据类型和数据格式,4,）清单中不能有空行和空列。,5,）不能有相同内容的列或行,记录：,数据清单的一行称为记录。,字段：,数据清单的一列称为字段。,字段名：,每列的列标题。,修改记录,添加记录：,新建,按钮,删除记录：,删除,按钮,搜索记录：,条件,按钮,2,、,使用“记录单”管理数据列表,单击数据清单中任一单元格，,执行“数据,|,记录单”命令,4.5.2,排 序,按照单列数据排序（单关键字）,步骤,：,单击要,排序的字段列任意单元格,；,单击,“常用”工具栏排序,按钮（升序、降序）,降序按钮,升序按钮,复杂数据排序,（,多关键字）,步骤,：,选择,数据清单的任一单元格,选择“数据,|,排序”,选择主要关键字，选中排列方式,依次选择次要关键字和第三关键字,。,4.5.3,数据的,筛选,操作,1,、自动筛选（一个字段）,鼠标单击数据列表中任一单元格,选择“,数据,|,筛选,|,自动筛选”,取消筛选,执行,“,数据,”,菜单,“,筛选,”,“,自动筛选,”,命令（去掉筛选箭头）,或执行,“,数据,”,菜单,“,筛选,”,“,全部显示,”,命令（保留筛选箭头）,2,、高级筛选（多个字段）,建立一个,条件区域,/“,筛选”,/“,高级筛选”,字段名写在第一行，,条件值写在字段名的下面，,每个单元格只能写一个条件,与关系写在同行，,或关系写在不同行。,4.5.4,分类汇总,特点：,先要按某个字段进行分类，将同类别数据放在一起，然后再进行数量求和之类的汇总运算。,简单汇总,多次分类汇总（选学）,方法,:,取消“替换当前分类汇总”复选框的选择，就可以叠加多种分类汇总结果。,步骤：,首先按分类汇总的字段排序,选择“数据,|,分类汇总”,2.,查看分类汇总结果,单击分级符号。,1,：,只显示全部数据的总计值；,2,：,显示每一类的汇总结果、总计值；,3,：,显示全部数据、分类汇总结果、总计值。,+,：,可展开低一级数据；,-,：,可折叠为高一级数据。,3.,删除分类汇总结果,单击数据列表内任意单元格；,执行“数据”菜单“分类汇总”命令；,单击对话框中的“全部删除”按钮。,4.5.5,数据透视表,1,、创建数据透视表,步骤之,1 ,指定,数据源类型,和,报表类型,。,步骤之,2 ,指定,数据源区域,。,步骤之,3 ,指定数据透视表的,显示位置,。,单击布局按钮：设定,“页”,、,“行”,、,“列”、汇总字段,和,汇总方式。,执行“数据”菜单,“,数据透视表和图表报告,命令,;,按向导提示逐步操作,.,2,、修改数据透视表,3,、删除数据透视表,更改数据透视表报表布局,更改汇总方式,刷新数据,1,、,图表的形式,嵌入式图表,:,与创建图表的数据源置于同一,张工作表中，同时打印。,独立的图表,:,单独占据一张工作表，打印,时与数据表分开打印。,4.5.6,数据图表简介,选定,要用来创建图表的数据区域。,单击,“常用”,工具栏的“,图表向导按钮,”,或者执行,“插入,|,图表”,在“图表向导”对话框中设置参数,2,、创建过程,3,、修改图表,添加数据系列：“图表”,“,添加数据”,命令；,修改数据：,直接修改,工作表中,数据源,区域的数据,或在图形中,改变数据系列图形,的大小,删除数据系列：,单击要删除的系列，执行,“编辑”,“,清除”,命令,使用“图表”菜单的相关命令,图表类型：修改图表类型,图表选项：修改图表标题、坐标轴、网格线,图例、数据标志、数据表,位置：修改图表的放置位置（独立式或嵌入式）,源数据：修改数据源,修改图表对象的格式,选中图表中要修改的对象,使用,“格式”,菜单的相关命令,或单击右键使用,快捷菜单,的相关命令,或,图表工具栏,的,格式,按钮,1,、设置打印区域,(1),自动：,Excel,自动选择工作表中有文字的最大行和列作为默认打印区域。,(2),手工选择：,执行,“视图”,菜单,“,分页预览”,命令；,在屏幕上拖动蓝色边框修改打印区域。,或,在工作表上选中要打印区域，,执行,“文件”,菜单,“,打印区域,/,设置打印区域”,。,4.6,页面设计和报表打印,4.6.1,打印区域和分页符的设置,2,、删除打印区域,执行,“文件”,“,打印区域”,“,取消打印区域”,命令。,1.,插入分页符,(,虚线,),单击要分页处的行号或列号；,执行,“插入”,菜单,“,分页符”,命令。,2,分页符的设置,2.,分页符的位置,选定行：出现在选定行之上（水平分页）；,选定列：出现在选定列左侧（垂直分页）；,选定任意一个单元格：选定单元格上方和左侧各,有一个分页符。,3,、删除分页符：,选择分页虚线的下一行或右一列,选择,“插入,|,删除分页符”,执行,“视图”,“,分页预览”,命令。,4.,分页预览：,执行,“文件”,“,页面设置”,命令。,4.6.2,页面设置,页面设置：纸张、缩放比例,页边距：对齐方式,页眉页脚：添加、修改、删除,工作表：打印标题行、行号列标,4.6.3,打印预览 与打印工作表,1,、打印预览,执行,“文件”,“,打印预览”,命令。,2,、,打印工作表,执行,“文件”,“,打印”,命令。,