项目四总账管理系统.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,项目四总账管理系统,项目四 总账管理系统,二、总账系统与其他系统的关系,见P46,三、总账系统的操作流程,会计电算化,原始凭证,(原始凭证汇总表),记账凭证,(收、付、转),科目汇总表等,总,账,会计,报表,日记账,明细账,手工方式下的账务处理流程,项目四 总账管理系统,上页,下页,返回,电算化会计,1手工操作方式下的账务处理程序,项目四 总账管理系统,上页,下页,返回,电算化会计,2电算化处理方式下的账务处理程序,凭证临时文件,审核,转入,登账,输入,凭证主文件,分类,编表,汇总,总账,明细账,日记账,会计报表,对账单,输入,对账文件,对账,调节表,原始凭证,记账凭证,机制凭证,账簿文件,电算化账务处理系统数据流程,项目四 总账管理系统,四、总账系统初始化,1、选项,系统在建立新的账套后由于具体情况需要，或业务变更，发生一些账套信息与核算内容不符，可以通过此功能进行账簿选项的调整和查看。可对凭证选项、账簿选项、会计日历、其它选项四部分内容的操作控制选项进行修改,会计电算化,项目四 总账管理系统,四、总账系统初始化,会计电算化,2、会计科目,会计科目是填制会计凭证、登记会计账簿、编制会计报表的基础。会计科目是对会计对象具体内容分门别类进行核算所规定的项目。会计科目是一个完整的体系，它是区别于流水账的标志，是复式记账和分类核算的基础。会计科目设置的完整性影响着会计过程的顺利实施，会计科目设置的层次深度直接影响会计核算的详细、准确程度,项目四 总账管理系统,（1）增加会计科目,录入会计科目时需要考虑并顺序输入以下内容：,会计科目代码。会计科目代码是指在软件系统中为会计科目确定的统一编码。,科目编码通常只用数字来表示。如“银行存款”科目编码“1002”，“应交税金”科目编码为“2171”，“应交税金应交增值税”的编码为“217101”，“应交税金应交增值税进项税额”的编码为“21710101”。,会计电算化,项目四 总账管理系统,（1）增加会计科目,会计科目名称。多数会计软件对会计科目名称有长度限制。,会计科目类型。会计软件也将科目类型设置成资产类、负债类、所有者权益类、成本类和损益类五大类。,科目类型一般只在一级科目设置，下级科目的类型与其上一级科目的类型相同。,会计电算化,项目四 总账管理系,（1）增加会计科目,会计科目性质。科目性质指的是正常业务情况下科目余额所在的方向。资产类科目的科目性质为借方，负债和所有者权益类科目的科目性质为贷方。,助记码。助记码是帮助用户快速地记忆科目的代码。,作用：加快录入速度，减少汉字的录入量。,会计电算化,（1）增加会计科目,账户格式。指以此会计科目开设的账户的明细账输出格式。通常有三栏式、多栏式、数量金额式等等。,如用友软件提供金额式、外币金额式、数量金额式、外币数量式四种形式。,科目特定核算要求。,外币核算：为“外币核算”科目，并且要指定外币名称。,数量核算：标记会计科目是否有数量核算。并设置数量的计量单位。,会计电算化,项目四 总账管理系,（2）删除会计科目,（3）修改会计科目,会计电算化,项目四 总账管理系,3、,凭证类别,许多单位为了便于管理或登账方便，一般对记账凭证进行分类编制,会计电算化,项目四 总账管理系,四、总账系统初始化,4、,外币设置,外币及汇率设置的内容有：,（1）汇率方式选择。即选择使用固定汇率还是浮动汇率。,（2）折算方式设置。外币汇率的标价方法有直接标价法和间接标价法两种。,直接汇率的折算公式为：本位币=外币汇率。,间接汇率的折算公式为：外币=本位币汇率。,会计电算化,项目四 总账管理系,四、总账系统初始化,（3）币别设置。用于定义所使用外币的符号与名称。如，美元符号为“USD”或“$”，名称为“美元”。日元货币“JPY”，港币符号为“HKD”等。,（4）汇率小数位数设置。用来定义各种外币汇率的小数位数。,（5）最大折算误差设置。即确定系统折算误差警示功能的误差极限。,会计电算化,项目四 总账管理系,四、总账系统初始化,4、,外币设置,（6）记账汇率设置。记账汇率是指操作员在平时填制凭证和记账时所使用的汇率。,（7）调整汇率设置。即月末时以该汇率对外币进行折算，并将折算额与外币账户的期末余额进行比较，从而计算出该期汇兑损益额的汇率。,会计电算化,项目四 总账管理系,四、总账系统初始化,4、,外币设置,5、,项目目录,通用会计软件中的项目，是指独立于会计科目体系之外的，由软件的辅助核算功能对其实施系统的、灵活的核算和管理的特定内容。,项目设置包括项目类别的设置与项目目录的录入。项目类别是指所设置项目的名称，如工程费用、业务费用等；而项目目录是指某一类项目的具体分类，如“工程费用”可分为“人工费”、“材料费”、“其他”等。,会计电算化,项目四 总账管理系,四、总账系统初始化,1、无论往来核算在总账还是在应收应付系统，有往来辅助核算的科目都要按明细录入数据,2、只要求录入最末级科目的余额和累计发生数，上级科目的余额和累计发生数由系统自动计算。若年中启用，则只要录入末级科目的期初余额及累借、累贷，年初余额将自动计算出来。,3、如果某科目为数量、外币核算，可以录入期初数量、外币余额。但必须先录入本币余额，再录入外币余额。,4、若期初余额有外币、数量余额，则必须有本币余额。,5、在录入辅助核算期初余额之前，必须先设置各辅助核算目录。,会计电算化,项目四 总账管理系,五、期初数据的录入,会计电算化,项目四 总账管理系,记账凭证通常作为各项数据进入系统环境的惟一入口。主要功能包括凭证录入、凭证修改、凭证查询、凭证审核和凭证过账等项,1、记账凭证的录入,编制记账凭证通常有两种处理方式：一是先由手工方式填制记账凭证，审核后再录入到计算机系统内，即所谓的后台处理方式；二是直接在计算机上根据审核无误的原始凭证编制录入记账凭证，即所谓的前台处理方式。,六、记账凭证的处理,1、记账凭证的录入,（1）凭证录入的基本内容,一张完整的记账凭证均应包含以下内容：,凭证日期。即填制会计凭证的日期。,凭证种类。即凭证属于何种类型。,凭证号。即记账凭证编号。如“收”字第5号、“转”字第200号等；凭证类别或类别代码一般由用户选择输入，而顺序编号则由软件系统自动按递增规则产生。,会计电算化,项目四 总账管理系,六、记账凭证的处理,1、记账凭证的录入,（1）凭证录入的基本内容,摘要。摘要是对记账凭证所反映会计业务的文字说明。,凭证中的每一行都要有一个相对独立的摘要。一张凭证中各行摘要的内容可以相同，也可以不同。常用摘要库：是系统为了方便凭证录入，事先对一些使用频率较高、内容较为规范的凭证摘要所作的定义。如“提取现金”、“支付货款”、“收到销货款”等,会计电算化,项目四 总账管理系,六、记账凭证的处理,1、记账凭证的录入,（1）凭证录入的基本内容,会计科目。多数软件允许用户运用输入科目编码、助记码或科目名称中的任意一种，也可采用软件中的引导功能来输入会计科目。,金额。金额输入可分为直接输入和计算产生两种情况。计算机根据初始设置时确定的方法及用户输入的数量、单价或外币、汇率等自动计算产生发生金额。,合计。指一张凭证上的借方金额合计和贷方金额合计。,附件张数。指凭证所附的原始凭证张数。凭证存盘时，系统将对存入的凭证作相应的检查，包括借贷平衡校验、科目与凭证类型匹配检验、非法对应科目检查等。,会计电算化,项目四 总账管理系,六、记账凭证的处理,1、记账凭证的录入,（2）辅助核算数据的输入,辅助核算信息包括部门、个人、项目、客户（供应商）、数量等等。,如果科目设置了往来核算属性，则软件提示用户输入“往来单位”（客户或供应商）、“经手人”、“票号”等信息。,若科目设置了“部门核算”属性，则需根据屏幕提示输入“部门”信息。,若科目设置了“职员核算”属性，则要在屏幕提示处输入职员信息。,若科目设置了“项目核算”属性，则需要输入“项目”信息。,如果科目需要进行数量核算，则需要通过输入“数量”和“单价”，由系统根据数量乘以单价的结果自动计算出发生金额。,如果科目需要进行外币核算，则需要输入外币原币金额和折算汇率。,若科目在会计科目属性设置中被指定为“银行科目”或设置了“银行类”的属性，那么，系统将要求用户输入“结算方式”和“结算票据号”。,会计电算化,项目四 总账管理系,六、记账凭证的处理,2、,记账凭证修改,（1）错误凭证的“无痕迹”修改,无痕迹，即不留下任何曾经修改的线索和痕迹。两种状态下可进行无痕迹修改，一是凭证输入后，还未审核或审核未通过；二是凭证虽已通过审核，但还未记账。,（2）错误凭证的“有痕迹”修改,所谓有痕迹，即留下曾经修改的线索和痕迹。对已记账的错误凭证可以采用类似手工操作中的“红字冲销法”和“补充登记法”的方法进行修改。,会计电算化,项目四 总账管理系,六、记账凭证的处理,3、,记账凭证查询,账务处理系统分别存储记账前和记账后的凭证数据，所以系统对未记账凭证和已记账凭证的查询采用不同的方法。查询被称为“凭证过滤”。,多数软件允许按以下要素输入查询条件：,日期。,科目代码。,摘要。只要输入摘要中包含的关键字或词，,金额。可以输入一个金额或一个金额范围。,会计电算化,项目四 总账管理系,六、记账凭证的处理,4、,记账凭证审核,凭证审核是指审核人员依照会计制度和会计软件的要求，对记账凭证所进行的检查和核对。,审核的主要内容是，记账凭证是否与原始凭证相符，经济业务是否正确，记账凭证相关项目是否填写齐全，会计分录是否正确等等。,凭证制单员和审核员不能为同一人。,对记账凭证的审核，一般采用屏幕显示逐张核对的方法。,采用手工填制记账凭证的单位，在记账凭证审核确定后还须对录入到计算机中的凭证进行复核签字。,对于涉及到现金、银行存款的收入与支出的凭证，还应由出纳签字。,会计电算化,项目四 总账管理系,六、记账凭证的处理,5、,凭证过账,凭证过账又称作记账，是指以会计凭证为依据，将经济业务全面、系统、连续地记录到具有账户基本结构的账簿中去的一种会计核算方法。,（1）账务系统记账原理,从系统内部对数据的处理过程来看，记账实际上是会计数据在不同数据库文件之间的传递与汇总。,从机内数据性质上看，只有经过记账处理后的凭证才是真正合法有效的凭证。记账实际上成了形成系统正式有效数据的一个关口。,从系统的内部处理过程来看，凭证审核（或取消审核）实际上是对临时数据库文件中相关数据的确认。在记账环节，系统将临时数据库中通过审核的数据转移到另外一个正式的数据库文件中，由此形成确定的账务数据。,会计电算化,项目四 总账管理系,六、记账凭证的处理,5、,凭证过账,（2）记账处理过程,记账处理过程包括以下操作步骤：,选择记账凭证。一般通过设置凭证日期、凭证类型、凭证字号（或凭证字号范围）等来实现。,对所选记账凭证进行合法性检验。主要是检验是否存在不平衡的凭证或不符合会计规范的凭证。,输出记账凭证汇总表。,正式记账。为确保数据的安全，记账过程中，系统将首先通过备份形式对记账前各数据库的当前状态进行保护。,会计电算化,项目四 总账管理系,六、记账凭证的处理,5、,凭证过账,会计电算化,项目四 总账管理系,六、记账凭证的处理,（3）记账过程中的数据处理,记账,未记账凭证临时数据库,已记账凭证数据库,科目汇总数据库,分类明细账数据库,银行未达账数据库,往来辅助账数据库,部门辅助账数据库,项目辅助账数据库,5、,凭证过账,（4）对记账处理的几点说明,凭证一经记账，就不能在这一凭证或登记这一业务的账簿上进行直接的修改。,记账开始后，不能中断系统的运行，以免干扰系统运行而造成对数据文件的破坏。,期初余额借贷不平衡或总账期初余额与其所属明细账余额不平衡时，不能记账。,所选范围如有未经审核签字的凭证，系统将给出提示并自动中止记账。,多数软件具有记账前提示备份或强制备份（如金蝶软件）功能。,记账功能随时可运行，每月可执行记账的次数是任意的。,会计电算化,项目四 总账管理系,六、记账凭证的处理,6、,期末结转与结账,期末账务处理工作主要包括费用的计提、分摊，成本结转，期末试算，对账，结账等内容,（1）期末对账,对账是对账簿数据进行核对，以检验记账是否正确以及账目是否平衡的方法。,主要通过核对总账与明细账、总账与辅助账来完成账账核对的工作。,由于非法操作或计算机病毒等有可能会造成账簿数据库中数据信息的紊乱，为此不能完全排除账账不符现象的出现。有必要对机内账簿记录进行常规性核对。,会计电算化,项目四 总账管理系,六、记账凭证的处理,6、,期末结转与结账,（2）期末结账,电算化系统中的结账原理与方法与手工操作基本相同。,结账功能主要完成如下几项工作：,检查并停止本期各科目的各项数据处理工作。,计算各科目的本期发生额和累计发生额。,计算本期各科目期末余额并将余额结转至下期期初。,会计电算化,项目四 总账管理系,六、记账凭证的处理,6、,期末结转与结账,（2）期末结账,进行期末结账处理功能时，应注意如下问题：,结账前应将本期所有记账凭证登记入账。,结账后，不能再输入这一会计期间的记账凭证或其他数据资料，也不能再进行记账。,结账必须按月连续进行，且每月只能结账一次。,年终结账时，必须先进行数据备份或打印输出。以备操作出错时恢复至结账前状态。,年终结账后，计算机会自动将年末余额结转到下年作为下年年初余额。,会计电算化,项目四 总账管理系,六、记账凭证的处理,