成功的项目管理(改进组织内的项目管理).doc

引言
【本讲重点】
如何改进组织内的项目管理
项目管理能力
项目立场分析

改进组织内的项目管理

项目经理、团队成员及项目的其他干系人的工作能力和管理能力水平如何，是项目能否走向成功的关键。而在所有的能力中，最重要的一种能力是创新能力。
只有通过创新，才能不断地改进管理，不断地引导项目走向成功。因为现今时代是一个不断变化、不断变革、充满激烈竞争的时代。在这样一个激烈变革的时代里，要想取得成功，唯一的途径只能是通过不断创新，适应新的挑战，适应新的环境。
而这种创新能力和管理能力实际上都需要进行培养。也就是说，这种能力包括个人能力、团队能力以及整体组织能力三方面。
这三方面的能力不是相互独立的，而是相互关联的。

项目管理的能力

1.什么是可以胜任项目管理的能力
项目管理能力，或者说可以胜任项目管理的能力包括以下几个方面。
_项目管理人员能够运用各种知识和技巧，利用有效的方式取得预定效果的综合能力。
_作为项目管理人员，或者项目经理，应该熟悉9大知识领域方面的知识。
_具备一定的技能，不能只是停留在书本上，同时还要理解、灵活应用，能够付诸实践。这种技能是一个合格的项目人员应该掌握的不同领域的技能，包括专业技能、商业技能和社交技能、组织技能。
项目管理人员不是一个工程师。工程师只要求有从事相应工作的专业技能，而项目管理人员，不仅要有管理能力、领导能力，还需要掌握相应的商业技能和社交组织能力。
通过对157个世界银行资助的有问题的项目统计考察时发现，在有关项目管理方面最普遍的一类问题是缺乏必要的管理技能。因此，项目管理人员必须具备各方面的能力。而项目管理能力，可以通过边干边学来提高，或者通过一些培训来掌握相应的知识。

2.项目经理应该具备的项目管理能力
能力这个词来自于拉丁语“conipetere”，意为“在一起努力”，和英文单词“竞争”（competition）从同一词根演变而来。
为什么具备项目管理能力在当今显得如此重要？因为能力=竞争力

图23-1 能力的三个层次

对项目经理来说，他应具备以下的项目管理能力：
_对项目管理知识体系的掌握；
_对项目管理技能的掌握，如人际关系与沟通、团队建设、谈判艺术、领导艺术；
_对商业和决策能力的掌握。

3.胜任工作的项目人员具有的特点
_重结果、肯实干
_头脑细致
_对项目有很强的责任感和献身精神
_有全局观念，对组织的目标极为明确
_政治娴熟
_具有成本意识
_了解经营的基本知识
_了解职员、顾客及管理层的需求
_能够应对情况不清、挫折和令人失望的结果等情况
_良好的谈判技巧
_称职的技术技能
_良好的个人素质：坚韧、公平、公开、诚实、有涵养、果断

4.项目组应具备的项目管理能力
对于一个项目组来说，处在个人能力基础之上，它应该：
_有明确且切合实际的目标。
_有定义明确的实施方案，这个方案是按照项目目标的要求制定的。
_有各项技能的合理组合，也就是说具有不同技能的人员的合理组合。
_项目组成员拥有适用的教育水平，具备完成工作所需要的技能，有纪律约束（例如沟通计划、例会、定义明确的文件要求等）。
_项目组具有凝聚力，能够迅速达成共识，大胆、有开创力。
_拥有合理的结构，有利于项目团队按照需求完成工作。
_具有能够集成不同意见的能力。
_具有达到预定结果的能力。
_具有高效配合客户的能力。
_需要项目经理的领导艺术和团队成员的合作。

5.胜任项目管理的大型组织所具有的特点
大型组织比项目组更高一级。它的能力，或者说能够胜任项目管理的特点表现在以下几个方面：
_有一个定义明确和表达清晰的工作程序，也就是说，完成工作都要遵循一定的规范和程序，而不是随随便便。
_信息开放，这是保持良好沟通的重要手段。
_拥有足够的胜任工作的人力资源。这些人员都应该是精兵强将。
_项目组织可以提供适当的教育和培训。
_组织的总体目标方向定义明确。
_具有开放的企业文化。
_有一个制度化的项目管理。

6.项目管理能力评估
项目管理能力包含了对个人、团队、组织所具备能力的要求。一个组织所关心的问题是，我们能不能胜任？具不具备这种能力，是不是能够从事项目管理工作？
为了回答这些问题，就需要进行能力评估，而进行能力评估，可以采用不同的层次。如简单评比可以用核对表，或者检查表法。此外还可以采用当前普遍采用的认证评级、能力成熟度模型。
_评估个人能力。可以使用美国项目管理学会的资格认证考试和澳大利亚地区的文件评估法。这种方法实际上是用来评估一个人是否具备项目管理能力的一种评价方法。
_评估项目组的能力。可以使用核对表的方法。
_评估组织的能力。评估组织的能力可以采用外部评估+内部评估+自我评估法（英文简称EISA，E表示外部，I表示内部，SA表示自我评估）。
对于一个整体，组织，一个项目组，一个企业，可以采用一些认证模型，比如鲍德里奇奖，也是一个认证标准。

Baldridge鲍德里奇奖（美国国家质量奖）
应用领域：企业、教育、医疗卫生等组织机构。
核心价值理念：面向客户的质量意识、领导、持续改进和学习，员工培养、快速响应、设计质量与保证、长远战略眼光、按事实管理、开发合作伙伴、社会和公共责任、面向结果。
全面绩效管理（7个领域）：领导、战略计划、面向客户和市场、信息管理、重视人力资源、业务过程管理、实际效果。

项目管理能力成熟度模型
采用项目管理能力成熟度模型，就是把企业的项目管理能力水平划分为五个级别：第一个级别，初级。初级只有一个非常简单的、最基本的项目管理过程。第二级，计划级。实际上要求每一个项目都采用项目计划，按照项目计划来进行管理。第三级，管理级。管理级是一个组合的，或者是一个项目的项目计划和控制。第四级，集成级。它比管理级更高一层，更加权威地综合集成多项的计划和控制系统。第五级，可持续级。就是企业已经具备了自我完善，自我发展的能力。
这种能力评级，在不同的级别，有不同的范围和不同的准则进行评估。按照这种能力程度模型，可以找出企业现在的项目管理能力位于哪一个水平上，以及下一步应该朝哪个方向进行改进。

图23-1 项目管理能力成熟度（5级）

【自检】
怎样判断自己是否能够胜任项目管理工作？
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7.如何提高个人、团队和组织的能力
_个人。提高个人能力可采用的措施有：接受培训、自学、接受指导和实践等。
_项目组。通过经常性的团队建设训练，掌握项目管理的方法和过程，树立团队精神和文化来提高项目组的能力。
_企业和大型的组织。可通过加强IS/PDSS系统的建设、更加充分掌握和灵活运用项目组织、管理工具、方法和程序来提高项目组的能力。

项目的力场分析

力场是指力量场。
力场分析实际上是基于多年以前，社会学家KurtLewin提出的一种分析问题环境和确定可选择的行动方案的方法。
这种方法将与组织改善有关的信息分成两个类别：即在工作中抑制改善的力量和在工作中促进改善的力量。
从理论上说，任何环境内事物的状态都可以保持一种均衡，因为抑制力和促进力势均力敌。如果抑制力增加，那么事物状态就会变得恶化，朝反方向变化。如果促进力加强，事物就朝着好的方向变化、改善。
这种力量的二分法被利用在一个所谓的“力量场分析”中来确定改善环境的最佳方法。
力量场分析开始于识别一个环境中的所有抑制力量和促进力量，以及彼此之间的相对强度。这就使得随后确定哪些抑制力量必须被削弱或者哪些促进力量必须被增强，以使环境向理想状态移动成为可能。
力量场分析可以被用在特定的情况下来确定哪些力量可能阻碍新的项目，或者用来分析在当前的项目中哪些力量在起作用。这种技术的价值在于它将关于项目问题和原因的思考系统化，并将这些信息组织起来。

1.如何改善组织内部项目管理的能力
_首先识别在组织环境中，哪些是抑制力量，哪些是促进力量，以及它们彼此之间的相对强度。
_明确存在各种各样的作用力以后，就要确定哪些抑制力量需要被削弱，哪些促进力量需要被增强？相应的通过增强一些促进力量来削弱某些抑制力量，使得环境朝着理想的状态前进或者移动。
_分析哪些因素可以增大项目成功的概率，或者增大项目成功的可能性；哪些因素会增加项目的失败概率，或者使项目朝着不好的方向变化。通过分析，确定哪些需要促进，哪些需要抑制。
比方说，在成功的项目管理里，通常需要有高层管理对项目的支持。这是项目成功的一个非常重要的因素。那么我们就可以分析，项目中是否缺少这种力。如果存在高层管理，那么这个力就是一个正的作用力；如果不存在，它就变成一个缺乏动力的抑制力。
当然有些力可能只能是朝好的方向变化，或者朝坏的方向变化。我们根据力场分析来确定使项目走向成功，或者改变项目管理正的作用力。
在作用力场里，力是相互独立的，这时候我们需要分析整个作用力之间的相互关系。所有的力量大小也不一样，有的力影响比较大，这个力就比较重要，这时候我们需要给它一个优先顺序。有的力可能影响比较小，我们在立场分析的时候，可以把它作为一个次要因素。
通过力场分析，确定特定的项目管理环境和状况，然后找出改进的方法。

2.实现分析
实现分析实际上就在力量场分析被明确之后，判断各种力的最后结果。
实现分析的步骤如下：
_收集有关促进和阻碍项目绩效的力量信息，可以通过问卷调查或采访、座谈的形式搜集各种不同的信息。
_对于各个项目还需要识别具体的力量（帮助或者阻碍项目的过程）、系统，或者个人和群体的行为和态度。
_对调查的结果在会上进行讨论，会上与会成员对这些结果进行检查，阐明并达成一致。包含多个事物的力量都被打散，然后列成独立的力量。把力量清单张贴出来，并画成箭线图。要求与会成员判断各个力量的强度。
_划分等级，最强的力量给予最高的优先级。那些被列为“不可解决的”力量（诸如由环境所施加的力量）被标注，以避免对于不可解决问题的争论。
_生成行动来减弱具有最高优先级的“可解决的”抑制力量及增强促进力量。要制订计划来标明目标、行动、目标日期以及负责每个力量的人员。
力量场分析过程的应用是一个系统化的框架，它提供了考虑问题的方法和找出具有最高成功可能性的解决方案的方法。

【自检】
为什么具备项目管理能力在当今尤为重要？
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【本讲总结】
项目经理、团队成员及项目的其他干系人，他们的工作能力和管理水平如何，是项目能否走向成功的关键，而在所有的能力中，最重要的是创新能力。
只有通过创新，才能不断地改进管理，不断地引导项目走向成功。
如何改进组织内的项目管理能力？在本讲中，论述了什么是可以胜任项目管理的能力，项目经理应具备那些能力？以及胜任工作的项目人员具备的特点，项目组应具备的能力。那么，如何提高个人、团队和组织的能力？可以通过评估，认识自己的不足，找出改进的方法。
本讲还介绍了项目的力场分析，立场分析实际上是基于多年以前，社会学家Kurt Lewin提出的一种分析问题环境和确定可选择的行动方案的方法。

【心得体会】
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