GB∕T 43426-2023 设施管理 管理体系 要求及使用指南.pdf
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1、ICS 03.080.10:03.100.70CCS J 04OB中年人民共和国国家标准GB/T 434262023/ISO 41001:2018设施管理 管理体系 要求及使用指南Facility management-Management systems一 Requirements with guidance for use(ISO 41001:2018.IDT)2023-11-27 发布2023-11-27 实施R家市场监督管理总局为布 iT家标准化管理委员会发布(;B/T 434262023/ISO 41001:2018目 次前育.V引言.VI1他困.12规范性引用文件.13 术语和定义
2、.14 组织环境.44.1 理解组织及其环境.44.2 理解相关方的需要和期望.44.3 确定设施管理体系的范围.44.4 设施管理体系.45领导作用.45.1 领导作用和承诺.45.2 方针.55.3 组织的角色、职责和权限.56策划.56.1 应对风险和机遇的措施.56.2 设施管理目标及其实现的策划.67 支持.67.1 资源.67.2 能力.67.3 意识.77.4 沟通.77.5 文件化信息.77.5.1 总则.77.5.2 创建和更新信息.77.5.3 文件化信息的控制.77.5.4 设施管理信息和数据要求.87.6 组织知识.88 运行.88.1 运行的策划和控制.88.2 与相
3、关方的协调.98.3 服务整合.99绩效评价.9I(;B/T 434262023/ISO 41001:20189.1 监视、漓豉、分析和部价.99.2 内部审核.99.3 管理评审.1010 改进.1010.1 不符合和纠正措施.1010.2 持续改进.1110.3 预防措施.11附录A(资料性)本文件使用指南.12A.1 范围.12A.2规范性引用文件.12A.3 术语和定义.12A.4 组织环境.12A.4.1 理解组织及其环境.12A.4.2理解相关方的需要和期望.13A.4.3确定设施管理体系的范围.14A.4.4 设施管理体系.15A.5领导作用.15A.5.1领导作用和承诺.15A
4、.5.2 方针.16A.5.3组织的角色、职责和权限.16A.6 策划.16A.6.1 应对风险和机会的措施.16A.6.2 设施管理目标及其实现的策划.18A.7 支持.19A.7.1 资源.19A.7.2 能力.20A.7.3 意识.21A.7.4 沟通.21A.7.5 文件化信息.22A.7.6 知识.24A.8运行.25A.8.1运行策划和控制策划.25A.8.2 与相关方的协调.27A.8.3 服务整合.27A.9 绩效评价.28A.9.1监视、测垃、分析和邰价.28A.9.2 内部审核.30II(;B/T 434262023/ISO 41001:2018A.9.3 管理评审.31A
5、.1O 改进.32A.10.1 不符合和纠正措施.32A.10.2 持续改进.33A.10.3 预防措施.34参考文献.35(;B/T 434262023/ISO 41001:20184 1刖 R本文件按照GB/T LI2020标准化工作导则 第1部分:标准化文件的结构和起草规则的规定 起草。本文件等同采用IS。41001:2018设施管理 管理体系 要求及使用指南。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由中国机械工业联合会提出。本文件由全国设施管理标准化技术委员会(SAC/TC 581)归口。本文件起卓单位:中机生产力促进中心有限公司、深圳市设施之家
6、科技有限公司、上海中企物业管 理有限公司、苏州市东吴物业管理有限公司、北京中电凯尔设施管理有限公司、大众汽车(中国)投资有 限公司、中联认证中心(北京)有限公司、北京中经科环质最认证有限公司、中国质疑认证中心、北京国金 衡信认证有限公司、航天科工防御技术研究试验中心、上海世邦魏理仕智达自控有限公司、北京博绿信 远设施管理有限公司、北京金茂人居环境科技有限公司、英标认证技术培训(北京)有限公司.本文件主要起草人:张利民、吴姣、严铢贤、许磊、姜圆、黄澄宇、冯卫中、吴吴、马麟、陈健、王培勋、李洪福、王一帆、赵连河、何妙、周正涂、范雪松、杜珂、田丹。GB/T 434262023/ISO 41001:2
7、018引 言0.1总则设施管理(FM)整合了多种学科.致力于对社会、社区和组织的经济效率和生产力产生影响.同时 对个体与建筑环境之间相互作用的方式产生影响。设施管理通过其所管理并交付的服务膨响着社会与 人类的健康、福祉和生活质域。虽然设施管理有如此广泛的影响,但是其基本原理和实践缺乏一个全球层面的认知。本文件为设 施管理的通用阐释及理解以及设施管理能以何种方式为各类组织带来益处提供基础。制定全球通用结构和配套标准将促进设施管理眼务市场的发展。评估和测琏设施管理所用的通用 基础将有益于设施管理行业。这正是本文件发布的主要动因和目的所在。在全球竞争的环境下,设施管理组织和服务供应商需在彼此之间以及
8、与相关方之间,就使用通用 原则、术语、概念,包括绩效的评估和测量等.进行沟通交流。本文件旨在提升组织在设施管理交付方面 的关注度和质址水平,进而带动组织的设施管理在交付方面成熟度与竞争力的提升。设施管理整合体系标准的益处包括:-提高劳动生产力改善安全、健康和福祉;-促进公共部门组织、私人部门组织以及两者之间就要求和方法进行沟通;-提高效率和有效性进而提升组织的成本收益;改进服务一致性;-为所有类型的组织提供一个通用的平台。本文件适用于有以下需求的任何组织,-建立、实施、保持和改进一个整合的设施管理体系;确保其自身符合其所宣称的管理方针;通过下列事项证明符合本文件:做出自我评价和自我声明.寻求组
9、织内相关方对其符合性进行确认,寻求组织外相关方通过自我声明对我符合性进行确认.寻求经认可的第三方认证机构对设施管现体系进行认证/注册.0.2过程方法本文件采用ISO制定的管理体系标准框架以提高1S()各管理体系的一致性。本文件倡导组织在建立、实施管理体系标准以及提高其有效性时采用过程方法.通过满足顾客要求 增强顾客满意.为使输入转为输出通过使用资源管理的一个活动或一组活动可被视为一个过程。通常一个过程 的输出直接形成下一个过程的输入。组织内这些过程的系统的应用连同这些过程的识别和相互作用及其管理可称之为“过程方法工过程方法的优点是对这些过程的系统中单个过程之间的联系以及过程的组合和相互作用进行
10、连续 的控制。当过程方法用于设施管理体系时,它强调了下列事项的重要性:a)通过整合的策划过程来理解并满足需求组织的要求;VI(;B/T 434262023/ISO 41001:2018注:需求组织是有权通过花费成本来满足要求的、石需要的实体.它通常是组织内职能部门的授权代表。b)经整合的策划过程与设施管理体系第4章第10章之间的关系;c)与设施管理体系要求和认证评估评价主体育关的文件;1)在管理层面环境下的上述所彳j事项;e)基于客观测量的过程持续改进。纵览设施管理体系,其核心过程以理解和定义需求组织内的下列准则为起点:组织环境:理解和确定适当的设施管理体系(见第4章);领导作用:理解组织的角
11、色、职责、方针和权限(见第5章);策划:理解风险、战略目标和现行方针(见第6章);支持:理解在财务、人力、技术方面的可用资源与所需资源(见第7章);运行:交付整合的设施管理服务(见第8章);绩效评价:基准比较分析标准、监视和满足目标要求(见第9章);改进:评审基准比较分析标准,识别并实施过程改进举措(见第10章)。本文件引用了需求组织和组织这两个术语。之所以进行这样的区分.是由于设施管理服务可能通 过需求组织内部人员进行交付也可能通过外部服务供应商进行交付,还可能通过内外结合进行交付。本文件的要求适用于设施管理组织。然而,如图1所示无论采用何种交付模式,设施管理组织和需求 组织都需共同合作.明
12、确地定义能满足核心业务战略的需要,并制定设施管理方针和实践来促进需求组 织核心业务活动的实现。在全文中组织(及最高管理者)通常指的是设施管理组织除非另有说明其指 的是需求组织。此外,可通过公认的“策划一实施一检查一处置(PDCA)方法论来考虑本文件的各个章节,如图1 所示。PDCA可筒耍地描述如下:策划(P):按照顾客要求和组织方针来建立交付成果所必需的目标和过程;实施(D):执行过程;检查时照方针、H标和产品要:求来监视、泅量过程和产品并报告结果:处置(A):采取措施来持续地改进过程绩效。图1设施管理中的“过程方法”方法论(;B/T 434262023/ISO 41001:2018设施管理
13、管理体系 要求及使用指南1范围本文件为有下列需要的组织规定了设施管理体系要求:a)需要证实设施管理的有效及高效交付以支持需求组织的目标;b)旨在始终如一地满足相关方需要和适用的要求;c)旨在在全球竞争环境下保持可持续性。本文件中所规定的要求并非针对特定组织.旨在适用于所有组织,或其组成部分,无论该组织属于 公共还是私人也无论该组织的类型、规模、性质及地理位置。附录A提供了如何使用本文件的附加指南。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。我中,注日期的引用文 件仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件其最新版本(包括所有的修改单)适用于 本文件。
14、ISO 41011 设施管理 in(Facility management Vocabulary)注:GB/T 36688 2018 设施管理 术语(ISO 41OH:2O17IDT)3 术语和定义ISO 41011界定的以及下列术语和定义适用于本文件。注1:在本文件中,术语“FM体系”特指设施管理体系.,注2:在本文件中术语“组织”或“最高管理者”特指设施管理组织或设施管理限高管理者除非另有说明。3.1组织 organization为实现目标(3.8)由职责、权限和相互关系构成自身功能的一个人或一组人。注1:组织的假念包括但不限于代理商、公司、集团、商行、企事业不位、行政机构、合伙企业、慈善
15、机构或研究机 构或上述组织的部分或组合,无论是否为法人斑织公有的或私有的。注2:在本文件中术语“组织”特指设施管理组织.除非另有说明.3.2相关方 interested party利益相关者stakeholder可影响决策或活动,或者受决策或活动影响,或者认为自己会受其影响的个人或组织(3.1)。3.3要求 requirement明示的、通常隐含的或必须履行的需要或期望。注1:“通常隐含”是指组织(3.1)和相关方(3.2)的惯例或普遍做法所考虑的需要或期望是不言而嗡的。注2:规定要求是经明示的要求.例如在文件化信息(3.1D中的要求。GB/T 434262023/ISO 41001:2018
16、3.4管理体系 management system组织(3.1)建立方针(3.7)和目标(3.8)以及实现这些目标的过程(3.12)的相互关联或相互作用的一 组要素。注1:一个管理体系可处理单个领域或者多个领域。注2:体系要素包括组织的结构、角色、责任、计划和运行。注3:管理体系的范用可能包括组织的全部组织的特定或确认的职能组织组成部分的特定或确认的职能或者横 聘一组组织的一项或多项职能。注4:在本文件中术附“FM体系”特指设施管理体系。3.5最高管理者 top management在最高层指挥和控制组织(3.1)的一个人或一组人。注1:最高管理界拥/在组织内部授权并提供资源的权力。注2:如果
17、看理体系(3.4)的疮国仅仅涵盖组织的一部分.那么最高管理者即指挥和控制该部分的人.注3:在本文件中术语“最高管理者”特指设施管理最高管理者.除非另有说明。3.6有效性 effectiveness完成策划活动和实现策划结果的程度.3.7方针 policy最高管理者(3.5)正式发布的犬组织(3.1)的意图和方向。3.8目标 objective要实现的结果。注1:目标可以是战略的、故术的或运作的。注2:目标可与不同的领域相关(例如财务目标、健康安全目标、环境目标)并可以适用于不同的屋面】例如战略屋 面、整个组织层面、项目层面、产品层面和过程(3.12)层面,注3:目标可用其他的方式表示例如作为预
18、期成果、意图、运行准则.作为设施管理目标,也可用其他意思相近的同 汇来表示(例如aim.goal.target),注4:在设施管理体系(3.4)背景F,设施管理目标由组织(3.D设定,与设施管理方针(3.7)保持一致并能实现特定 的结果.3.9风险risk不确定性的影响。注1:影响是指偏肉预期,可以是正面的或负面的.注2:不确定性是指对事件及其后果或可能性的理解或者知识等相关方面存在信息缺失或了解片面的状态.注3:通常用潜在“事件”(定义于GB/T 236912013中4.5.1.3)和“后果”(定义于GB/T 236942013中4.6.1.3)或 者两者的组合来区分风险。注4:通常用事件后
19、果(包括情形的变化)和事件发生相关“可能性”(定义于GB/T 23694-2013中4.6.1.1)的组合 来我示风险,3.10能力 competence胜任能力应用知识和技能以实现预期结果的本领。2(;B/T 434262023/ISO 41001:20183.11文件化信息 documented information需由组织(3.1)控制和保持的信息及其载体。注1:文件化信息可以任何形式或介质呈现而n可来自任何来源。注2:文件化信息可指:管理体系(3.4)包括相关过程(3.12);为了组织运行而创建的信息(文件八-已实现结果的证据(记录兀3.12过程 process将输入转化为输出的相互
20、关联或相互作用的一组活动。3.13绩效 performance可测量的结果。注1:绩效可与定量的或定性的结果相美.注2:绩效可与活动、过程(3.12)、产品(包括服务)、体系或组织(3.1)的管理相关。3.14外包(动词)outsource(verb)安排外部组织(3.1)来执行组织的部分功能或过程(3.12)。注:外部组织在管理体系(3.4)的范围之外.尽管外包的功能或过程仍在此地困之内。3.15监视 monitoring确定体系、过程(3.12)或者活动的状态。注,为了确定状态.可能有怜佥、监昌或严格监涧的需要.3.16测量 measurement确定量值的过程(3.12)。3.17审核
21、audit为获得审核证据并对其进行客观的评价.以确定其满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的 并形成文件的过程(3.12)。注1:审核可分为内部审核(第一方审核)和外部审核(第二方审核或第三方审核)也可以是多体系审核(结合两个 或两个以上领域八注2:内部审核由组织(3.1)自己进行,或由外部方以31织的名义进行。注3:“审核证据”和“审核准则”的定义见IS。19011.3.18合格 conormity符合满足要求(3.3)。3.19不合格 nonconformity不符合未满足要求(3.3)。3GB/T 434262023/ISO 41001:20183.20纠正措施 corrective
22、action为消除不合格(3.19)的原因并预防再发生所采取的措府。3.21持续改进 continual improvement提升绩效(3.13)的循环活动。4 组织环境4.1 理解组织及其环境组织应确定、证实并文件化各种外部和内部因素,这些因素与其宗旨和战略目标相关,并影响其实 现设施管理体系预期结果的能力。4.2 理解相关方的需要和期望组织应确定并文件化:-与设施管理体系有关的相关方;这些相关方的要求;满足要求的输出;为了实现这些输出所需的输入;用于保持要求实时更新的过程。4.3 确定设施管理体系的范围组织应确定设施管理体系的边界和适用性以确定其范围。在确定范围时,组织应考虑:4.1中提
23、及的各种外部和内部因素;4.2中提及的要求;使用时,与其他管理体系之间的相互影响.以及满足要求的资源。范围应作为文件化信息可获取。4.4设施管理体系组织应按照本文件的要求建立、实施、保持和持续改进设施管理体系.包括所需过程及其相互 作用。5领导作用5.1 领导作用和承诺组织的最高管理者应通过以下方面,证实其对设施管理体系的领存作用和承诺:-确保制定设施管理方针和设施管理目标,并与需求组织的战略方向相一致;-确保将设施管理体系要求融入组织的业务过程,并为其提供支持;确保设施管理体系所需的资源是可用的;传达”1效的FM体系和符合FM体系要求的重要性;与需求组织的最高管理者进行沟通;(;B/T 43
24、4262023/1SO 41001:2018-确保设施管理体系实现其预期结果,如本文件所述;-指导和支持人员为设施管理体系的有效性做出贡献;-在各部门之间相互协调并合作;推动在创新、沟通、士气、跨职能整合方面的持续改进以及对组织目标和职责管理的支持;支持其他相关管理者在其职责范围内证实其领导作用;确保在设施管理中管理风险的方法与组织管理风险的方法相一致。注:本文件所提及的“业务”可广义地理解为涉及需求组织存在目的的核心活动。5.2方针最高管理者应制定设施管理方针.该方针应:a)适应组织的宗旨;b)为也立设施管理目标提供框架;c)确保对风险的管理;d)包括满足适用要求的承诺;e)包括持续改进设施
25、管理体系的承诺;f)由最高管理者或需求组织的出资方签署;g)对应需求组织的特性和要求;h)考虑设施使用者和设施本身的特性和要求;i)强调其如何对适于当地环境的问题做出响应。设施管理方针应:可作为文件化信息获取;在组织内部并与其他相关方进行例行沟通交流;适宜时,可为相关方获取;与其他相关组织方针整合并保持一致;与组织计划保持一致;-适合于组织的性质、规模及其运营;实施、定期评审并向最高管理者报告,需要时,进行更新。5.3 组织的角色、职责和权限最高管理者应确保在组织内部分配并沟通相关角色的职责和权限。最高管理者应分配职责和权限,以:a)确保设施管理体系符合本文件的要求;b)确保已制定设施管理体系
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