电子政务建设中的档案管理价值、应用以及优化措施.pdf
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1、档案信息化ARCHIVES INFORMATIZATION-129-电子政务建设中的档案管理价值、应用以及优化措施*马国英(滨州市全民健身服务中心 滨州 256600)摘 要:随着信息技术的快速发展,电子政务建设在全球范围内得到了广泛推广和应用。作为电子政务建设的重要组成部分,档案管理在确保政务信息的有效管理和保护方面发挥着关键作用。文章介绍了档案管理在电子政务建设中的重要性。接着探讨了电子政务建设中的档案管理应用,包括电子政务环境下的档案管理需求、档案数字化转型与电子化存储、电子档案管理系统的建设与应用,以及电子政务中的数据管理与隐私保护。随后,重点分析了电子政务建设中的档案管理优化,对于进
2、一步推动电子政务建设中档案管理的发展具有重要意义。关键词:档案管理;电子政务建设;数字化转型中图分类号:G270 文献标识码:A 文献编码:1005-9652(2023)01-0129-003随着信息技术的快速发展和电子政务建设的推进,各国政府纷纷转向数字化和在线化的方式来提供公共服务和管理政务事务。在这一背景下,档案管理作为确保政府信息的合规性、完整性和可访问性的关键环节,正日益受到重视。电子政务建设对于档案管理提出了全新的要求和挑战,同时也为档案管理带来了巨大的机遇和优化空间。1 电子政务建设中档案管理的价值随着电子政务的迅速发展,政府部门面临着大量的电子信息和数据的产生、收集和管理。在这
3、个信息化时代,档案管理作为政府信息管理的基础和重要环节,发挥着关键的作用。第一,档案管理在电子政务建设中承担着管理和利用信息资源的重要任务。通过合理组织、分类和归档政务信息,可以更好地实现信息的共享和交流,提高政府部门的工作效率和决策水平。档案管理可以为电子政务提供可靠的信息支持,保证政府决策的科学性和可信度。第二,法律合规和风险管理。电子政务建设涉及大量的法律法规和政策规定,对政府部门的合规性要求越来越高。档案管理可以通过记录和保留政务信息的全过程,确保政府部门遵守法律法规的要求,合规运作。同时,档案管理也有助于风险管理,减少信息丢失、篡改和泄露的风险,保护政府部门和公民的合法权益。第三,信
4、息公开和透明度。电子政务建设旨在提高政府部门的透明度和公开性,增强公民对政府工作的监督和参与。档案管理提供了保障信息公开的基础,通过规范化的档案管理流程和机制,确保政府信息的公开、透明和可追溯。公众可以通过电子途径获取政府信息,加强政府与公民之间的互动和沟通1。第四,历史文化遗产保护。档案作为历史文化遗产的重要组成部分,承载着社会的记忆和历史的轨迹。电子政务建设中的档案管理可以保护和传承历史文化遗产,保留政府部门的重要文献和档案资料。通过数字化和电子化的手段,档案可以更好地保存、传播和利用,为后代研究和了解历史提供宝贵的资源。*【作者简介】马国英(1977-),女,汉族,山东惠民,学历大学,职
5、称副研究馆员,研究方向:档案管理。2023 年第 1 期 总第 267 期-130-SHANXI ARCHIVES2 电子政务建设中的档案管理应用 随着电子政务建设的推进,政府部门面临着越来越多的电子信息和数据的产生、收集和管理。在这个数字化的环境下,档案管理需求也发生了变化。首先,政府部门需要建立全面的电子档案管理系统,以便有效管理和利用电子信息资源。其次,政府需要更好地规范和管理电子文件的生命周期,包括文件的创建、审批、传输、归档和销毁等环节。此外,政府部门还需要提供便捷的电子档案查询和服务平台,使公众和其他政府部门可以方便地获取需要的档案信息。第一,档案数字化转型是将传统纸质档案转化为电
6、子形式的过程。这包括将纸质文件通过扫描、拍照或其他数字化方式转化为电子文件。通过数字化转型,档案信息可以以电子形式保存,实现长期的保存和便捷的检索。第二,电子化存储是指将数字化的档案信息存储在电子设备或云端服务器中。采用电子化存储可以大大减少纸质档案的占用空间,提高档案存储的效率和可靠性。电子化存储还可以实现档案的备份和容灾,保证档案信息不会因意外事件而丢失。数字化转型和电子化存储的优势不仅仅体现在档案管理的便捷性和空间节省上,还包括数字化档案可以通过电子途径进行远程访问和共享,方便政府部门和公众随时获取需要的档案信息。这为政务办理、研究和决策提供了更加便利和高效的基础。也包括数字化档案安全性
7、和可靠性。采用数字化存储可以设置安全访问权限,确保只有授权人员能够访问和操作档案信息2。同时,数字化档案可以进行数据加密和备份,防止数据丢失和损坏。第三,电子档案管理系统是电子政务建设中的关键组成部分。该系统通过集成和管理各类电子档案,实现档案的数字化存储、检索和共享。电子档案管理系统应具备良好的数据安全性和可靠性,确保档案信息不被篡改和丢失。同时,该系统还应提供方便的用户界面和操作流程,使政府工作人员能够高效地管理和利用档案信息。第四,在电子政务建设中,政府部门应建立严格的数据管理制度和规范,以确保电子档案的数据质量和完整性。首先,数据管理制度需要包括数据采集、存储、处理和共享的规范。政府部
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