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ERP财务供应链解决方案

86
2020年5月29日
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文档编号:蓝图设计-业务解决方案(财务供应链)_V1.6

ERP
财务供应链解决方案

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目 录
文档说明 4
1. 总体方案 5
1.1. 总体概述 5
1.2. 总体目标 5
1.3. 实施范围 6
1.4. 整体流程业务 7
1.5. 总体实施策略 8
2. 基础数据设置 9
2.1. 总体信息编码概述 9
2.2. 总体性原则要求 9
2.3. 主数据管理 10
3. 营销发货业务 16
3.1总体方案实现及思路 16
3.2环磁销售业务 23
3.3瓦磁、烧结钕铁硼、粘结钕铁硼销售业务 24
3.4进出口公司销售业务 26
3.5内销转外销业务 27
3.6销售退换货业务 28
3.7销售财务结算、开具发票业务 30
4. 物资采购业务 31
4.1 总体方案及实现思路 31
4.2 原材料/配方料采购业务 38
4.3 劳保、低值易耗品采购 42
4.4 采购直销 44
4.4 采购费用业务(运费/装卸费) 47
4.5 采购暂估与结算业务 48
4.6 采购付款 50
4.7 采购退货&退库 52
4.9采购业务产生的相关财务处理 54
5. 品质质检业务 57
5.1. 关键管理需求 57
5.2. 业务流程及说明 58
5.3. 业务管控点 58
5.4. 系统关键参数配置 59
6. 物资部仓储业务 59
6.1. 总体实现方案及思路 59
6.2. 采购入库业务 62
6.3. 材料出库业务 63
6.4. 产成品入库业务 64
6.5. 销售出库业务 65
6.6.物料报废流程 67
6.7.盘点业务 68
7.总账业务 70
7.1.总账总体应用流程 70
7.1.1.会计科目 71
7.1.2.期初余额录入流程 80
7.1.3.凭证日常业务处理流程 81
7.1.4.往来核销业务流程 84
7.1.5.期末结转业务流程 84
7.1.6.年度过账业务流程 85
7.1.7.财务审计调整业务处理流程 86
8.固定资产应用系统 87
8.1固定资产档案管理 87
8.1.1固定资产类别 87
8.1.2资产类别说明 87
8.1.4固定资产卡片编码规则 89
8.1.5固定资产业务流程 90
9. 分公司业务流程 91
9.1关键管理需求 91
9.2业务流程及说明 91
9.3 业务管控点 92

1. 总体方案
1.1. 总体概述
本方案是基于 及其分子公司管理现状,在对现状进行详细分析基础上提出的业务应用解决方案。结合 管理模式及管理诉求,对不同类别物资采购、检验、仓储进行了全面规划,统一了业务流程,实现了与财务集成,为 集团全面提升集团管控能力、实现精细化管理奠定坚实基础。
1.2. 总体目标
1、搭建采购、销售、库存、质量、财务全面集成统一的信息化管理平台,实现跨公司、跨组织的财务、业务一体化集中管控模式,达到物流与资金流、工作流与信息流的全面集成;形成财务监督业务,业务督促财务的良性循环;
2、进一步完善公司间协同、部门间职责分工、管理制度,细分、优化业务管理流程并在信息系统中固化,经过流程梳理、优化,消除企业业务壁垒、增强部门协同,实现企业经营管理活动的实时控制和精细化管理;
3、固化采购模式,进一步增强集团管控能力;
4、统一集团内物料分类、物料编码,提高供应链协同效率,整合集团资源,降低库存资金占用。
5、增加应用的幅度和深度,将所有物资纳入信息化管理,在业务管理环节上,实现从物资需求到采购寻源、采购执行、采购结算全过程控制。
6、建立健全的仓管系统,合理的布局管控原材料、半成品、产成品等工厂物料的数量。
7、建立系统的信用控制体系,防止客户出现呆账、坏账。
8、建立完整的业务员体系,业务员分到具体的每一个客户,实现统计某个区域内业务员的销量统计,进而进行考核。
1.3. 实施范围
进入系统『动态建模平台-组织管理-业务单元』,创立如下业务单元及组织职能启用:
编码
业务单元名称
组织职能
法人
行政
销售
财务
资产
库存
采购
质检
法人
上级
行政
上级
销售
上级
资产
上级
库存
上级
1

þ

þ
þ
þ
þ
þ
þ
þ
þ
þ
þ
þ
10
有限公司
þ

þ
þ
þ
þ
þ
þ
þ
þ
þ
þ
þ
101
磁材公司

þ

þ

þ
þ

þ

þ
þ
102
进出口公司

þ

þ

þ

业务单元上线模块范围
编码
业务单元名称
营销管理
合同管理
采购管理
质量管理
库存管理
财务管理
1

10
有限公司
þ
þ
þ
þ
þ
þ
101
磁材公司

þ
þ
þ
102
进出口公司
þ

þ

þ
组织架构图

2. 基础数据设置
2.1. 总体信息编码概述
信息分类编码是很重要的一项基础性工作。为避免重复采集、收集、加工、存储的情况,最大限度地消除因名称不一致所造成的误解和分歧,减少诸如:一名多物,一物多名,对同一名称信息的分类和描述不同,以及同一内容信息的具有不同名称等混乱现象,做到使事物名称和术语含义统一化、规范化,并确定信息与事物或概念之间的一一对应关系,以保证信息的可靠性、可比性和适用性,使之真正成为连接信息系统各组成部分的纽带,需要对信息进行分类编码。
把对某一类信息赋予代码的过程称为编码。信息编码就是将表示信息的某种符号体系转换成便于计算机或人识别和处理的另一种信息表示形式的过程
2.2. 总体性原则要求
1)唯一性原则:尽管编码对象有不同的名称,不同的描述,但编码必须保证一个编码对象仅被赋予一个代码,一个代码只反映一个编码对象。
2)可扩展性原则:编码结构必须能适应编码对象不断增加的需要,编码所采用的字符或数字,必须有足够的数量,以便所组成的个别对象编码足以代表所有个别对象,以及应付将来编码对象扩展时的实际需要。
3)简单性原则:编码的目的在于将物料化繁为简,便于物料的管理,在不影响编码的容量和可扩性的情况下,编码位数应尽可能少,如果编码过于繁杂,则违反了编码之目的。
4)完整性原则:物料编码要完整统一而且有一贯性,编码不宜频繁变动,编码时应考虑其变化的可能性,尽可能保持编码系统的相对稳定性。所有的物料都应有物料编码可编,这样物料编码才能完整。
5)适应电脑管理原则:编码以能反应其属性为基础,作井然有序的组织与排列,格式要规范化,还要考虑操作员录入的方便性,如编码尽可能短、尽可能不用特殊符号。
6)易于统计分析管理原则:存货分类的等级划分,要与财务会计科目中材料核算原则相一致,并易于企业管理报表的统计管理。
7)易记性原则:在不影响上述六项原则之下,物料编码应选择易于记忆的文字、符号或数字,或赋予暗示及联想性。
2.3. 主数据管理
2.3.1客户档案
2.3.1.1名词解释
客户档案是 系统最核心的基本档案之一,应用于 系统众多领域,主要记录集团企业内、外部客户的具体业务信息,经过基本信息、财务信息、销售信息和信用控制信息4个页签分别进行维护。
2.3.1.2编码规则
1、客户编码的统一格式为:A.BC.XXX。
2、A表示国内、国外或保理客户,1表示国外客户,2表示国内客户,0表示保理;
3、BC为大类。当对国外客户按照区域划分时,00表示国际代理,01表示美洲客户,02表示欧洲客户,03表示东南亚客户;当对国内客户按照办事处划分时,00表示长沙本部业务员的国内客户,01表示广州办业务员的国内客户,02表示深圳办业务员的国内客户,03表示苏州办业务员的国内客户,04表示东莞办的国内客户,05表示宁波办业务员的国内客户,06表示其它代理的国内客户,07表示公司客户。
4、XXX表示小类,为具体的客户代码。根据各大类客户出现的顺序,从001开始编号。
2.3.1.2实际数据展现
客户编码
客户名称
0.00.001

1.03.022

1.03.023

2.00.001

2.3.2供应商档案
2.3.2.1名词解释
供应商档案是 系统最核心的基本档案之一,应用于 系统众多领域,主要记录集团企业内、外部供应商的具体业务信息,经过基本信息、电子采购、财务信息、和采购信息4个页签分别进行维护。
2.3.2.2编码规则
1、供应商编码的统一模式为AB.CD.XXXX。
2、AB按属地划分,共分为局內、市内、省内、省外、外协、其它六个区域,分别用01、02、03、04、05、06表示;
3、CD表示按原材料使用情况共分为铁氧体,烧结钕铁硼,粘结钕铁硼,其它产品,铁氧体、烧结、粘结等共用,共五类,分别用01、02、03、04、05表示。
4、XXXX表示序号,按出现的先后顺序从0001开始编号。
2.3.2.2实际数据展现
供应商编码
供应商名称
01.01.0001

01.01.0002

01.01.0003

01.01.0004

01.01.0005

01.01.0006

01.01.0007

01.01.0008

2.3.3物料档案
2.3.3.1名词解释
维护物料的相关基本数据。 物料档案由多个页签构成,这些页签又分为基本信息页签和组织信息页签两类。其中基本信息页签只有一个,用来设置物料公共属性,这些属性不随物料所在的组织不同而不同。物料的组织页签有多个,用来设置物料在不同的组织类型下的属性,比如在销售组织信息页签中,记录的就是该物料在不同的销售组织的销售信息。由于一种物料能够在多个销售组织进行销售,也能够被存储在多个库存组织中,因此一个物料只能有一个物料基本信息,但该基本信息能够对应多个组织类型下的多个组织信息。
2.3.3.1编码规则
1)原材料编码:
1.1)统一模式为11.AB.CD.XXXX。
1.2)11表示大类(原材料类)。
1.3)AB表示部类。01代表低值易耗品,02代表设备部件类,03代表劳保用品。
1.4)CD表示大类。在低值易耗品的分类中,01、02、03、04、05,分别代表一般工具类、专用工具类、替换件、周转材料、其它低值易耗品;在设备部件类中,01、02、03、04,分别代表电子电器类、五金类、机械配件类、其它类;在劳保用品中,01、02分别代表防护类和工作服类。
1.5)XXXX表示序号,按出现的先后顺序从0001开始编号。
2)产品原料编码:
2.1)产品原料的统一模式为:10.AB.XXXX。
2.2)10表示产品原料。
2.3)AB中,A所代表的数字,1表示铁氧体、2表示烧结钕铁硼、3表示粘结钕铁;B所代表的数字1表示原料、2表示辅助材料、3表示包装物。如11表示铁氧体原料,12表示铁氧体辅助材料,22表示烧结钕铁硼辅助材料……。
2.4)XXXX表示序号,按出现的先后顺序从0001开始编号。
3)产成品的编码:
3.1)产成品的统一模式为:20.AB.CD.E.XXXXX。
3.2)20表示产成品。
3.3)AB表示类别。根据公司当前的情况,A所代表的数字,1表示铁氧体,2表示烧结钕铁硼,3表示粘结钕铁硼;B所代表的数字,铁氧体环、瓦、方、扇、微波炉磁、异形磁分别用1、2、3、4、5、6表示,即11表示铁氧体环磁,12表示铁氧体瓦磁,13表示铁氧体方块,14表示铁氧体扇形磁,15表示铁氧体微波炉磁,16表示铁氧体异形磁;烧结钕铁硼和粘结钕铁硼分类方法同铁氧体。
3.4)CD表示料浆牌号和厚度。
在铁氧体环磁、扇形磁、方块、微波炉磁、异形磁的分类中,C表示料浆牌号,如1表示Y25,2表示Y30……新增料浆牌号以流水号编号;D表示厚度,1表示厚度≤20mm,2表示厚度＞20mm;
在铁氧体瓦磁的分类中,CD表示料浆牌号,如01表示Y30,02表示Y35H-1……依次以流水号编号;
在烧结钕铁硼的分类中,CD表示产品牌号。如01表示N35,02表示N38……依次以流水号编号;
在粘结钕铁硼的分类中,CD表示模具号。如01表示217号模具,02表示218号模具……依次以流水号编号;
3.5)E表示A品或B品。A品用A表示,B品用B表示。
3.6)XXXXX表示序号,按出现的先后顺序从00001开始以流水号编号。
2.3.3.2 实际数据展现
物料编码
物料名称
20.14.01.A.00002

20.14.01.A.00003

20.14.01.A.00004

20.14.01.A.00005

20.14.01.A.00006

20.14.01.A.00007

20.14.01.A.00008

20.14.01.A.00009

20.14.01.A.00010

20.14.01.A.00011

2.3.4仓库档案
2.3.4.1名词解释
仓库档案是在库存组织范围内完成仓库的定义及相关属性的设置。仓库档案按照库存组织进行设置,即每个仓库都隶属于某个库存组织。
2.3.4.1编码规则
仓库编码:两位数字流水码。
仓库扩展:在原仓库基础扩展两位数字流水码共四位。
2.3.4.2实际数据展现(描述仓库用途)
编码
仓库名称
用途
01

0101

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

99

2.3.5用户权限设置
2.3.5.1用户
需要使用 系统的用户,需要设置用户名和密码,然后才能进入系统进行操作。对于每个用户我们能够分别设置不同的角色,这样每个用户登陆系统会有不同的业务模块权限。

2.3.5.2角色
管理类(业务类)角色节点用来为当前登录业务单元以及当前登录业务单元的下属业务单元创立角色,将创立的角色分配给下属公司以及为角色关联用户。
管理类(业务类)角色表体已分配组织页签能够经过组织参照选择需要增加角色的组织,为其进行角色的设置。其中业务类角色中”SF_RoleGroup”角色是系统预制的角色。
管理类角色是指能够分配管理类功能节点权限的角色。权限管理模块中的功能节点全部为管理类功能节点。
业务类角色是指能够分配业务类功能节点权限的角色。进行日常业务操作的人员都需要分配该类角色。
角色编码
角色名称
01001
采购订单查询
01002
供应商录入
01003
成本会计
01004
销售会计
01005
财务部长

2.3.5.3职责
职责是一组具有相关联的业务意义的功能节点,页签,和业务活动的集合,本版不再支持单独的节点,页签,按钮授权,必须组装成有业务意义的职责,经过以职责为中间环节,为角色或用户分配功能权限,使得角色的定义更加清晰、一目了然。
职责分为业务类职责和管理类职责,业务类职责只能设置业务类的功能明细,管理类职责只能设置管理类的功能明细。

3. 营销发货业务
3.1总体方案实现及思路
3.1.1关键管理需求
需求编码
需求名称
需求描述
1
客户资料
客户资料的归档、分类与建立。
2
客户价目表建立
当前营销价目表用EXCEL,查询不方便,要求录入营销订单时自动带出。
3
客户信用
对客户进行信用等级评审、控制。
4
营销订单
营销订单的统计与分析。
5
发货控制
物流部门参照发货单生成销售出库单。
6
销售直运采购
本部和进出口公司均有采购直接销售。
7
调拨订单
从 环磁调拨到本部仓库进行出货销售
8
销售退货
有质量问题需退回本部,经过评审后退回仓库。
9
内销回购外销
销售钕铁硼毛胚给客户,再从客户回购成品进行销售。
3.1.2总体业务流程及说明

本方案适用于 直接对客户进行的销售业务,即以生产厂作为销售主体,进行合同控制、价格控制、销售订单,发货、出库、收款的业务。主要销售品种:瓦磁、环磁、烧结钕铁硼、粘结钕铁硼等。主要销售发货流程和成品采购分为以下几种:
1. 本部物流中心进行发货:营销人员下单销售订单,生产制造部门按单进行生产完成后入库,营销人员参照销售订单录入发货单,物资部物流再根据发货单做销售出库。
2. 环磁集中由本部进行销售,经过调拨订单,从环磁仓库调拨至本部仓库。
3. 本部和进出口公司都有采购直运销售业务。
4. 销售出库后发现质量问题进行退换货业务。
5. 销售钕铁硼毛胚给客户,再从客户处采购成品直运销售;采购成品回公司外购仓库,车间领用后做产成品入库再进行销售。
业务流程说明:
序号
部门及岗位
业务步骤
流程说明
单据
处理状态
1
营销部
客户资料
销售管理人员根据客户分类、区域等信息录入集团级的客户档案,然后将客户档案分配到需求业务组织,再进行档案详细信息维护。
客户-集团

2
营销部
价目表
制定产品销售价格,经过评审流程后,在录入销售订单时自动带出产品的销售价格。
价目调整单
(审批流程)

3
营销部
销售合同
新规格产品同客户签订销售合同,录入销售合同维护。
销售合同维护
(审批流程)

4
营销部
销售订单维护
根据客户要货情况,制作销售订单。
销售订单维护
(审批流程)

5
营销部
发货单
根据客户交货期参照销售订单录入发货单
发货单维护

6
物资部
转库单维护
由本部仓库运至广州、宁波仓库进行销售出库。
转库单

7
生产部
调拨订单
根据环磁订单的缺货情况,向 环磁分厂发出调拨订单。
调拨订单
(审批流程)

8
物资部
调拨入库
从 环磁调产成品仓库拨至本部仓库,参照环磁调拨出库单录入本部调拨入库。
调拨入库

9
物资部
销售出库单维护
参照营销部录入的发货单,录入销售出库单。
销售出库单维护

10
物资部
成品采购直运销售
由销售订单推式生成成品采购单,由采购员采购成品直运客户销售
采购单
(直运采购)

11
财务部
应收单管理
依据销售出库单生成应收单。
应收单

12
财务部
销售发票
要求先出库、后开发票的赊销业务,参照销售出库单开具发票并结算。
销售发票维护

13
财务部
凭证
对收款单、应收单、暂估应收单进行凭证处理。

单据说明:
1. 客户-集团

2. 客户销售分类-集团

3. 价目调整单(价格评审表)
制表人
审批(1)
审批(2)
审批(3)
审批(4)
审批(5)
审批(6)
备注
营销
业务部经理
工艺部
财务部
生产副总
营销副总
公司总经理
会签

4. 销售合同维护(瓦磁 、环磁分开走审批)
制表人
审批(1)
审批(2)
审批(3)
审批(4)
审批(5)
审批(6)
审批(7)
审批(8)
审批(9)
备注
营销人员
技术部
品质部
生产部
制造部
财务部
发展计划部
总工程(艺)师
营销部总经理
公司总经理
会签

5. 销售订单维护
制表人
审批(1)
备注
营销人员
营销部负责人
会签

6. 发货单维护

7. 转库单

8. 销售出库单维护
制单人
审核(1)
审核(2)
备注
物资部仓库
物资部负责人
品质部负责人
会签

9. 销售发票

10. 调拨订单

3.1.3总体业务管控点
在使用ERP之前,订单执行情况难以跟踪,销售信息统计汇总十分麻烦,与生产部门间的数据复核工作量大,要了解成品库的库存情况要查手工台账,销售的价格要靠人工计算和复核,客户信息不完整,应收账款核对工作量大。使用ERP系统后,系统的实时性和集成优势充分体现出来。
1.销售订单在下达时,所有的价格都已做好了配置,减少人为因素产生的差错,确保合同价格的准确性;
2.销售订单下达后,生产部门能够立即得到相关信息,根据交期做好生产排程。3.订单管理人员经过查看订单执行情况,及时了解掌握每一张订单的进展情况。4.在产品送货交付时,系统同时会生成相应财务凭证及开票请求,在避免遗漏开票的同时,也能确保数据的准确、一致。在收款后可逐单清账,使应收账款的核对更具有针对性。
5.功能强大的汇总报表更为科学分析提供了依据。
3.1.4系统关键参数配置
进入系统『动态建模平台-基础数据-业务参数设置-组织』菜单进行设置:
所属模块
参数代码
参数名称
参数值
取值范围
销售管理
SO01
订单限行
0
0-100
销售管理
SO04
超销售订单出库容差控制
不控制
不控制,不保存,提示
销售管理
SO07
销售订单开票容差控制
不控制
不控制,不保存,提示
销售管理
SO10
订单关闭时出库时订单出库数量修改销售合同数量
否
是,否
销售管理
SO17
发票限行
0
0-100
3.2环磁销售业务
3.2.1 关键管理需求
需求编码
需求名称
需求描述
1
环磁销售
从 环磁分厂调拨至本部统一销售。
2
内部交易
分公司同本部结算走内部交易。

3.2.2 业务流程及说明

从 环磁分厂调拨至本部仓库后,再从本部仓库进行销售。
业务流程说明:
序号
部门及岗位
业务步骤
流程说明
单据
处理状态
1
营销部
客户资料
销售管理人员根据客户分类、区域等信息录入集团级的客户档案,然后将客户档案分配到需求业务组织,再进行档案详细信息维护
客户-集团

2
营销部
价目表
制定产品销售价格,经过评审流程后,在录入销售订单时自动带出产品的销售价格
价目调整单
(审批流程)

3
营销部
销售订单维护
根据客户要货情况,制作销售订单。
销售订单维护
(审批流程)

4
营销部
发货单
根据客户交货期参照销售订单录入发货单
发货单

5
物资部
销售出库单维护
参照营销部录入的发货单,录入销售出库单。
销售出库单
(审批流程)

6
生产部
调拨订单
根据环磁缺货情况向 分厂下达调拨订单。
调拨订单
(审批流程)

7
物资部
调拨入库
从 环磁产成品仓库调拨出库,本部仓库收货做调拨入库。
调拨入库

8
物资部
转库单维护
由本部仓库运至广州、宁波仓库进行销售出库。
转库单

3.2.3 业务管控点
1. 环磁为本部分公司,将实施 -ERP流程,建立产成品仓库,环磁成品入库后,由 环磁产成品仓调拨至本部仓库及时入库后,本部录入销售出库单(内部交易流程)。
2.上线之前 分公司为K3系统独立账套,在 系统中需统一信息,以便财务报表的合并。
3.3瓦磁、烧结钕铁硼、粘结钕铁硼销售业务
3.3.1 关键管理需求
需求编码
需求名称
需求描述
1
瓦磁、烧结钕铁硼、粘结钕铁硼销售
制定销售价目表,销售订单产成品单价参照自动带出。由本部生产入库,物流根据销售开立的发货计划进行销售出库。
3.3.1 业务流程说明

业务流程说明:
序号
部门及岗位
业务步骤
流程说明
单据
处理状态
1
营销部
客户资料
销售管理人员根据客户分类、区域等信息录入集团级的客户档案,然后将客户档案分配到需求业务组织,再进行档案详细信息维护
客户-集团

2
营销部
价目表
制定产品销售价格,财务审核后,在录入销售订单时自动带出产品的销售价格
价目调整单
(审批流程)

3
营销部
销售订单维护
根据客户要货情况,制作销售订单。
销售订单
(审批流程)

4
营销部
发货单
根据客户交货期参照销售订单录入发货单
发货单

5
物资部
转库单维护
由本部仓库运至广州、宁波仓库进行销售出库。
转库单

6
物资部
销售出库单维护
参照营销部录入的发货单,录入销售出库单。
销售出库单
(审批流程)

3.3.1 业务管控点
制定销售价目表,评审后在录入销售订单可自动带出销售价格。在录入销售订单时无价格需及时反馈。
3.4进出口公司销售业务
3.4.1 关键管理需求
需求编码
需求名称
需求描述
1
产成品采购直运销售
为减少仓储物流成本快速响应客户交货时间,要求供应商将商品直接发往客户。
3.4.2 业务流程及说明

业务流程说明:
序号
部门及岗位
业务步骤
流程说明
单据
处理状态
1
营销部
客户资料
销售管理人员根据客户分类、区域等信息录入集团级的客户档案,然后将客户档案分配到需求业务组织,再进行档案详细信息维护
客户-集团

2
营销部
销售合同
新规格产品同客户签订销售合同,由营销人员录入系统
销售合同维护
(审核流程)

3
营销部
销售订单维护
根据客户要货情况,制作销售订单。
销售订单

4
物资部
成品采购直运销售
由销售订单推式生成成品采购单,由采购员采购成品直运客户销售
采购单
(直运采购)

5
物资部
采购入库
实物直运客户,由仓库录入采购入库单虚拟单。
采购入库单

6
物资部
销售出库
录入虚拟销售出库单。做产成品出库。
销售出库单

7
财务部
采购结算
对付款单、应付单、暂估应付单进行凭证处理。

8
财务部
销售结算
对收款单、应收单进行凭证处理。

3.4.3 业务管控点
直运销售的采购入库和销售出库都是虚拟单据,无实物出入库。在实际作业过程中必须先审核采购发票后审核销售发票,避免出库再前入库在后的情况极少异常。
3.5内销转外销业务
3.5.1 关键管理需求
需求编码
需求名称
需求描述
1
内销转外销业务
将钕铁硼粗坯出售给客户,在从客户采购成品进行销售(直销)。
2
采购成品加工后外销
采购成品回厂后,由制造部领用加工后进行销售。
3.5.2 业务流程及说明

1. 营销人员录入烧结钕铁硼粗坯的销售订单,经过销售出库将钕铁硼粗坯销售给客户。
2. 采购人员录入钕铁硼成品采购订单从客户处购回产成品,经过采购入库流程入库。
3. 营销人员再次录入烧结钕铁硼成品的销售合同进行成品出库销售。
4. 钕铁硼制造部进行材料出库领料,加工完成后录入产成品入库。(虚拟流程)
业务流程说明:
序号
部门及岗位
业务步骤
流程说明
单据
处理状态
1
营销部
客户资料
销售管理人员根据客户分类、区域等信息录入集团级的客户档案,然后将客户档案分配到需求业务组织,再进行档案详细信息维护

2
营销部
销售合同维护
根据客户要货情况,制作销售订单。
销售合同
(审核流程)

3
物资部
销售出库单维护
参照营销部录入的发货单,录入销售出库单。
销售出库单
(审核流程)

4
物资部
采购单维护
由销售订单推式生成成品采购单,由采购员采购成品直运客户销售
采购单

5
物资部
采购入库
经过检验合格后做采购入库
采购入库

3.5.3 业务管控点
1.采购发票审核确定采购成本,销售发票审核确定销售成本。在实际作业过程中必须先审核采购发票后审核销售发票,避免出库再前入库在后的情况极少异常。
2.外购产成品入外购仓,制造部门经过材料出库单将成品领出后,”加工”完成后经过产成品入库单缴库。
3.6销售退换货业务
3.6.1 关键管理需求
需求编码
需求名称
需求描述
1
销售退回
销售给客户的产品出现质量问题需要退回公司
3.6.2 业务流程及说明

业务流程说明:
序号
部门及岗位
业务步骤
流程说明
单据
处理状态
1
营销部
退换货订单
营销人员参照销售订单录入退换货订单,拉式生成退货接收单。
退换货订单
(审核流程)

2
物资部
销售出库单
(红字/蓝字)
根据检验结果入不同仓库,需报废的入报废仓,合格入合格品仓。退货接收单审批生成红字销售出库单。
销售出库单
(审核流程)

3.6.3 业务管控点
1.基于销售订单或销售出库单退货,退回数量不能大于出库数量,红字销售出库单可开票前与蓝字销售出库单对冲结账。
2.在外地直接销毁,需在系统中补红字销售出库单退回废品仓,通知销毁。
3. 有关于客户对本厂的扣款赔偿(挑选费、损失费等…),记入退货订单总金额,不会影响产品成本。
3.7销售财务结算、开具发票业务
3.7.1 关键管理需求
需求编码
需求名称
需求描述
1
销售成本结转
销售出库自动结转财务成本。
2
销售发票
根据销售发票生成应收单。
3.7.2 业务流程及说明
销售出库单由发货单拉式生成,销售出库单审核完成后,自动生成成本结转单和应收单;销售发票审核时,自动根据发票与订单的差额形成差额应收单。
业务流程说明:
序号
部门及岗位
业务步骤
流程说明
单据
处理状态
1
系统
自动生成
系统自动根据销售出库单生成销售成本结转单。
销售成本结转单

2
财务部
销售发票维护
根据销售出库单开具销售发票,审核后自动生成应收单
销售发票

3
财务部
应收管理
查询系统自动生成的应收单并审核
应收单

4
财务部
销售发票维护
将发票金额与订单金额的差异生成差额应收单

5
财务部
单据生成
对收款单、应收单、销售成本结转单进行凭证处理
凭证

3.7.3 业务管控点
简化结算过程,方便调整、快速对账,更好进行服务和监督;
根据销售出库的结果,自动扣减客户余额,减少人为操作;
标准化结算过程,统一成本结转与收入结转流程。
4. 物资采购业务
4.1 总体方案及实现思路
4.1.1 关键管理需求
需求编码
需求名称
需求描述
1
物资需求计划
能按照各车间的生产计划进行物料需求汇总。
2
采购流程规范
采购不同类别的物料走不同的业务流;质检扣款。
能够进行单据追溯,准确的查看到当前采购订单所处的流程。
3
货款核销方式
支持货到付款、款到发货;
4
质量控制
只能质检经过时才能入库,质检不经过不能入库。
5
供应商价格
根据统计数据形成原材料的最优性价比;
6
采购费用
采购费用能在业务系统里核算,保证进入财务的数据为最终数据。
7
财务一体化
只有在业务系统发生单据才能传入到财务系统。
8
报表体系
能汇总出各种需要的数据。(如采购未到货、质检不合格等)
4.1.2 总体业务流程及说明

根据不同部门采购业务流程和管理特性,主要采购流程与费用业务分如下几种:
1、原材料/配方料采购:适用于原材料、配方料等必须需要质检合格才能入库的物资外购业务;
2、劳保、低值易耗品采购:适用于低值易耗品等价格很小的外购业务;
3、采购直销:适合于外购产成品进行买卖的业务;
4、采购费用业务(运费/装卸费):适用于采购过程中发生的各类运杂费(运费/装卸费)业务;
5、采购暂估与结算业务:预付款业务;或者一单一付业务。
6、采购退货&退库:适合于到货单质检不合格的退货或在生成使用过程中发现不合格需要的退货。
业务流程说明:
序号
部门及岗位
业务步骤
流程说明
单据
处理状态
1
物资部
物资请购
物资部汇总物料物料需求单(每月25日之前完成)制作请购单。
请购单
手工
2
采购部
物资采购
采购部根据物资部做的请购单拉式生成采购订单,此时需要确认供应商、采购数量、采购价格。(采购价格暂时在系统外实现。)
采购订单

3
采购部
到货
供应商的货物运输到公司仓库。
到货单

4
物资部
到货报检
物资部录入实际到货数量后,进行报检。
报检单

5
质检部
报检取样
质检员查询报检单,然后根据实际情况到现场或者仓库取样。
取样单

6
质检部
检验结果填写
填写实际检验结果,系统会自动判断各项标准是否合格。
检验单

7
质检部主任
质检报告
质检部主任依据检验单做质检报告,初步判断到货物料是否入库;如果不合格,则生成不合格处理单。
质检报告

8
物资部
物资入库
物资到货且经质检合格后。
采购入库单

9
采购部
采购开票
1、 根据采购入库单开发票,在此步骤能够去除掉运输费、质检扣款等其它采购费用。
2、 采购发票审核后,自动生成应付单和采购入库成本结转单。
采购发票

10
财务部
应付单审核
由采购发票审核后自动生成,财务部需要确认最后金额,并对单据进行审批。
应付单

11
财务部
物资付款
1、 能够根据应付单拉式生成付款单;
2、 也能够合并起来一起开付款单,然后进行与应付单进行核销。
付款单

单据格式说明:
1、 请购单
审批流程:(低于 元额度)
制表人
审批(1)
备注
需求部门人员
需求部门领导
会签
审批流程:(高于 元)
制表人
审批(1)
审批(2)
备注
需求部门人员
需求部门领导
分管领导
会签

2. 采购合同
制表人
审批(1)
审批(2)
备注
采购员
物资部领导
公司负责人
会签

3. 采购订单
制表人
审批(1)
审批(2)
备注
采购员
物资部领导
分管领导
会签

4. 到货单

5. 报检单

6. 质检报告

7、 采购入库单

8、 采购发票

9. 应付单

10. 付款单

4.1.3 总体业务管控点
1、 流程开始,车间调度员在系统外筛选对应生产订单的备料计划,然后录入物料需求单。(第一期必须手工录入;生产模块上线后能够自动生成。)
2、 在采