物流公司员工管理手册模板.doc

物流公司员工管理手册模板

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2020年4月19日
文档仅供参考

颁 布 令

为满足市场的需求和顾客的要求,适应激烈的市场竞争,不断地提高本公司管理水平,本公司制定了<员工手册>(A版),经审查本<员工手册>符合国家有关政策、法律、法规和本公司实际情况,现正式批准发布,从 7月1日起开始实施。
本<员工手册>是本公司管理体系运行的依据,也是全体员工的行为规范。
自本手册实施之日起,全体员工要充分理解,正确执行,严格按<员工手册>要求进行管理活动,实施科学管理。

总经理:

手册拟制人:

部门会签:

审 核 人:

批 准 人:

目 录
第一章 管理制度
一、领导工作制度………………………………………………………………………4
二、总经理办公会议制度………………………………………………………………4
三、部门经理行政会议制度……………………………………………………………5
四、劳动人事管理制度和奖惩内容……………………………………………………5
五、员工工资制度………………………………………………………………………9
六、员工考勤管理制度…………………………………………………………………10
七、财务会计管理制度…………………………………………………………………10
八、印信、证照管理制度………………………………………………………………15
九、劳保福利管理制度…………………………………………………………………15
十、借款、报销管理制度………………………………………………………………16
十一、电话使用管理制度………………………………………………………………16
十二、物资采购和领用制度……………………………………………………………17
十三、办公用品管理制度………………………………………………………………17
十四、档案管理制度……………………………………………………………………18
十五、领导值班制度……………………………………………………………………18
十六、用电管理制度……………………………………………………………………18
十七、办公(管理)用房用电设备使用管理制度……………………………………18
十八、仓库管理制度……………………………………………………………………19

第二章 岗位职责

一、总经理职责…………………………………………………………………………20
二、副总经理职责………………………………………………………………………20
三、综合办公室工作职责………………………………………………………………20
四、综合办公室主任职责………………………………………………………………21
五、文秘职责……………………………………………………………………………21
六、安全负责人职责……………………………………………………………………21
七、财务部工作职责……………………………………………………………………22
八、财务部经理职责……………………………………………………………………22
九、财务部出纳职责……………………………………………………………………23
十、业务部工作职责……………………………………………………………………23
十一、业务部经理职责…………………………………………………………………23
十二、停车场工作职责…………………………………………………………………24
十三、车辆管理员职责…………………………………………………………………24
十四、短驳配送员职责…………………………………………………………………24
十五、卫生保洁员职责…………………………………………………………………25
十六、仓库管理员职责…………………………………………………………………25
十七、仓库招商租赁管理办法…………………………………………………………25
十八、业务部收货员职责………………………………………………………………25
十九、业务部储运组业务员职责………………………………………………………26
二十、业务部拓展组业务员职责………………………………………………………26
二十一、收货发货和短途运输操作规程………………………………………………27
二十二、工程部经理职责………………………………………………………………27
二十三、工程部经理职责………………………………………………………………27

第三章 重要工作办事程序(讨论稿)

一、员工招聘、定级……………………………………………………………………28
二、工程项目建设管理程序……………………………………………………………28
三、财务报销程序………………………………………………………………………29
四、合同(协议)签订程序………………………………………………………29
五、物品采购和领用程序………………………………………………………………30

第一章 管理制度

一、领导工作制度
公司最高权力机构为股东大会,董事会为股东大会常设机构,董事长对董事会负责。
1、公司实行董事会领导下的总经理负责制,总经理主持全面工作,副总经理协助总经理工作;
2、总经理或委托副总经理召集和主持公司总经理办公会议。工作中的重大行政问题,必须经总经理办公会议讨论决定;日常工作按分工负责处理;
3、副总经理按分工负责所分管的工作,各部门需要决定和解决的问题先由分管领导处理解决,解决有困难或有不同意见后,再提请总经理解决。副总经理分管工作中的重要情况和重大事件,及时向总经理汇报,并提出解决问题的建议。

二、总经理办公会议制度
总经理办公会议是公司最高行政机构。总经理办公会议原则上每周召开一次。总经理办公会议由公司领导班子成员参加,也可根据需要指定人员列席。由总经理或总经理委托副总经理召集主持。
总经理办公会议讨论决定的主要事项:
1、学习政府方针、政策、董事会的有关指示,并对执行情况进行检查;
2、公司发展规划和经营方针;
3、年度工作计划和财务预决算方案;
4、公司内部的重要改革措施;
5、企业资金的分配使用以及员工调整,利益分配方案;
6、重大基本建设投资和技术改造、技术引进,合资引资方案;
7、公司内部管理机构的设置和调整;
8、研究公司员工的任免、奖惩及员工合同的签订;
9、涉及职工切身利益的重要决策及需要提交董事会或股东大会审议的重大问题;
10、重要规章制度的修订和废除,以及企业其它需要慎重决策的问题;
11、各部门需提交总经理办公会议研究的议题,先报公司分管领导,分管领导能协调解决的问题,不再提交总经理办公会议研究;
12、总经理办公会议由办公室负责组织,作好会议记录,并对总经理办公会议决定的事项负责督办;
13、总经理认为需要研究的其它事项。

三、部门经理行政会议制度
公司部门经理行政会议一般由总经理或副总经理根据工作需要定期或临时召开,各部门负责人参加。
公司部门经理行政会议的主要内容:
1、公司部门经理行政例会,每周一下午14:00时,各部门主要负责人务必参加;
2、各部门总结上周工作情况,布置安排下周工作计划;
3、督查协调公司各部门的工作。

四、劳动人事管理制度
为了建立丰富的人力资源库,激励员工工作积极性,提高公司管理服务水平,根据<劳动法>和集团公司人事管理有关规定,制定本管理制度。
1、总则:
(1)坚持用人唯贤,培育高素质的员工队伍;
(2)人事管理实行总经理负责制,重要问题提交公司总经理办公会议或董事会讨论决定;
(3)公司办公室具体负责劳动人事档案管理,办理员工聘用、晋升、保障、解聘、辞退等有关手续,进行人事考核,全面评估员工工作表现和绩效,按公司整体发展战略和经营发展目标做好人力资源规划、开发和管理工作;
(4)实行定岗、定编、定员,按科学、合理、精简、高效原则,设立岗位和人员编制,明确岗位性质、职责、权限及任职条件;
(5)加强员工潜能分析,消除人浮于事的人力资源浪费现象,提高员工素质,充分发挥员工的潜能。
2、人力管理:
(1)岗位设置
根据企业管理目标责任制,按照”精简高效”原则,确定相应的组织机构和岗位设置,对各线人员进行定编定员,各部门必须严格遵守岗位设置规定,不得擅自突破。
(2)岗位补充
各部门根据公司发展的需求,分析员工的流动情况以及工作条件的改变、对所需员工的数量和质量进行预测,并提出人员的补充计划方案,报办公室汇总确定用人需求,最后交总经理办公会议审批。
3、教育培训
为陶冶员工品德情操,提高其素质和工作效率,公司将举办各种培训,经过培训改进员工在知识、技能、态度等诸方面的行为方式。被指定参加培训的员工,非特殊情况,不得以任何理由拒绝参加。
(1)培训工作由公司办公室负责牵头,相关部门协助,共同制订落实培训工作计划;
(2)员工培训分为职前培训和在职培训,新招员工必须经过培训方可上岗,即公司新招员工和公司内部调动员工,在进入岗位之前都必须接受培训,以便能尽快适应新的工作环境,掌握必要的工作技能;对老员工要根据公司的发展要求进行培训,使员工树立新观念、掌握新知识。根据公司业务需要,组织或选派人员参加相关专业培训,或邀请专家学者来本公司进行案例专题讲座,以提高员工业务素质水平;
(3)培训的主要内容:一是思想培训。了解公司历史文化,学习公司规章制度等。培养员工应具备的企业精神和工作面貌,增强员工的主人翁精神和团队精神;二是业务知识培训。让员工了解公司的经营情况,使员工具备完成本职工作所必须的基本知识;三是专业技能培训。使员工掌握完成本职工作所必须的技能。四是消防基本知识、技能培训。提高员工安全防范意识,掌握安全基本知识、技能。
4、人员招聘
(1)依照公司经营发展状况,根据公司业务发展的需要,设立相关的部门、岗位,当原有职位空缺和出现新的职位,部门制定人员补充规划,报办公室核定,经分管领导审核,报总经理批准后确定;
(2)办公室和相关部门要进行必要的工作分析,明确工作标准和目标要求,确定用人要求,制定及完善公司岗位工作说明书;
(3)员工的补充,公司内部能调配的,应优先考虑内部人员调整;
(4)若内部无法调整补充的,从外部招聘。招聘实行多渠道,以发布广告及从人才交流中心招聘为主,推荐为辅。各部门能够向办公室推荐人选,由办公室审核,报总经理审批后录用,未经办公室办理相关聘用手续的,各部门不得擅自用人上岗;
(5)招聘工作坚持公开、公平、公正原则,择优录用;
(6)实行长年招聘,优聘劣汰,建立人力资源库。
5、筛选、培训和调配
(1)按照各岗位的工作性质、工作规范,经办公室、相关部门和分管领导共同面试,总经理审核同意后,确定符合聘用条件的员工;
(2)办公室向选用人员发出通知,并安排健康检查,有严重或慢性疾病的人员,取消录用资格;
(3)录用人员携本人身份证原件、复印件 ,学历证书原件、复印件,健康证明及婚育证明材料(外地人员还需带务工证、暂住证)报到,到办公室填写员工登记表,供存档之用;
(4)调入或招聘进人公司的员工,须提交调出单位或户口所在地、镇街道办事处、计生办出具的计生证明,并由公司办公室存档,否则不予办理手续;
(5)对录用人员进行定向应知应会培训;
(6)办公室根据各部门工作需要进行统一调配;
(7)部门内班组员工之间进行调配的,须经部门领导同意后,报办公室办理调动备案手续。
6、试用、聘用和劳动合同的签订
按集团公司<劳动合同签订管理办法>办理。
7、绩效考核
根据公司管理制度中的经济责任制考核办法对二年期员工、一年期员工、试用期员工和临时工进行绩效考核,并按考核结果进行奖惩。
8、员工聘用和晋级
(1)新招员工原则上要求具有大专以上学历(含),试用期 为3—6个月。试用期满后,经部门提出申请,办公室考核合格的,报总经理批准,转为临时合同工。签订一年期劳动合同。考核不合格的,不予录用或延长3个月的试用期限再行考核;
(2)临时合同工根据自身工作表现、业绩及业务能力情况。经部门提出申请,办公室考核合格后,报分管领导、总经理批准,转为一年期合同工。必须符合下列条件:
①必须经过浙江省计算机应用能力二级考核,获得结业证书;
②必须经过公司基础英语培训及考核;
③必须经过安全部门安全知识、技能考核;
④必须经过本岗位业务知识考核。
(3)试用期考核合格进入一年期的员工根据自身条件、工龄和工作业绩,按照以下办法初次定级:
①员工进公司之前工龄5年以上(含),大专以上(含)学历人员,工作能力强,可聘为一级以上员工;
②员工进公司工龄2年以上(含),具有大专以上(含)学历,表现良好,可聘为二级员工;
③员工进公司5年以上(含),具有大专以上(含)学历,表现良好,可聘为一级员工;
④一般员工进公司经过考核正式录用后,可聘为三级以下员工;
⑤保安、短驳人员等临时工,工作表现突出,业务能力强,可聘为三级以上员工;
⑥特聘员工可不经试用期直接进入定级。
以上人员的聘用,由部门提出申请和评估意见,办公室负责组织考核,报分管领导和总经理批准。
(4)为加强员工的动态管理,每年年底对员工进行全面考核,重新定级;
(5)集团公司二年期合同工进公司后,自动转为公司二年期合同工;
(6)一年期合同工具有大学以上学历、中级以上职称,并获得省计算机考核二级证书的,公司在年中或年底,由办公室组织考核评估,报总经理办公会议讨论决定,经总经理批准后聘用为二年期合同工,但须符合下列条件之一:
①业务能力突出,思想素质好,勇于开拓创新者;
②工作表现突出,擅长公司业务经营管理或为公司做出较大贡献者;
③工作责任心强,连续3年评为公司先进个人者;
(7)聘用二年期合同工要严格控制,择优录用;
(8)业务主管聘用条件:一年期合同工业务能力突出,在从事的业务领域能独挡一面,其它方面表现良好,经办公室组织考核评估,按考核成绩报总经理办公会议讨论决定,总经理审批执行;
(9)公司部门经理助理以上人员由办公室提出申请,报总经理办公会议讨论决定,经总经理批准后聘用为二年期合同工;
(10)临时合同工根据公司业务发展需要聘用。各部门根据各自特点及需要聘用,报公司办公室备案,超出编制的,需经分管领导签署意见,报总经理批准后聘用。
9、中层人员聘用
(1)公司中层人员选拔的基本条件:政治思想素质好,勇于开拓创新,善于经营管理,具有强烈的事业心和工作责任感;
(2)中层以上人员的聘用方式有两种:一是直接聘用,二是经过公开竞聘方式聘任;
(3)中层以上人员直接聘任办法:按照上述基本条件,由公司总经理提名,根据聘任考核和评估情况,经总经理办公会议讨论决定,由总经理聘任;
(4)中层人员公开竞聘办法:由公司总经理根据经营管理需要确定竞聘范围公开报名,公司办公室对符合条件的报名人员进行聘任考核,公司组织竞聘考核小组听述职报告,并提出意见或评分;根据考核评分,综合考核情况和成绩,经总经理办公会议讨论决定,由总经理聘任。
10、解聘、续聘和辞退、离职
(1)员工合同到期的按合同规定自然解聘。若公司需要及本人愿意,实行双向选择,双方能够办理续聘手续;
(2)员工违反国家法律法规而被司法机关追究责任,自被司法机关处理之日,视为被公司解聘。违反公司有关规定造成公司利益损失情节严重的,或按劳动合同规定应予以辞退的,由公司下文辞退;
(3)病假30天以上仍不能坚持工作者或连续旷工3天以上者,按自动离职处理;
(4)员工离职除(3)条原因外,应提前一月以书面形式通知公司,经公司批准,各项工作交接清楚后,方可离职,工资结止于正式离职之日;
(5)公司辞退员工须以书面形式,提前一个月通知但试用期内员工和因(2)之规定被解聘者不适合本规定。
11、奖惩
（1） 有下列表现之一者应当予以奖励:
①提出合理化建议采纳后,使公司工作效率得到明显提高的;
②提供重要信息被应用,使公司获得明显效益或避免重大损失的;
③在改进企业管理,提高经济效益方面做出显著业绩,对公司贡献较大的;
④维护公司财务纪律,避免公司重大损失的;
⑤一贯忠于职守,对工作积极负责,廉洁自律,对公司兢兢业业的;
⑥严格执行消防安全管理规定,发现和整治重大安全隐患避免重大损失的;
⑦员工奖励分为表彰、加薪、晋职等方法,对员工进行上述奖励,可月底发放一次性奖金鼓励。
（2） 有下列行为之一者,应当给予惩处:
⒈违反公司考勤管理制度者;
⒉消极怠工,没能完成工作任务者;
⒊工作时串岗、离岗、睡岗者;
⒋无正当理由,不服从工作安排、调动者;
⒌工作时间吵架、打架者;
⒍与客户冲突者;
⒎非因工作需要上班时间饮酒者;
⒏玩忽职守,违反技术、安全操作规程或违规指挥造成事故给公司造成损失者;
⒐工作不负责、浪费公司资源者;
⒑滥用职权、违反国家相关法规、政策和公司规定,给公司造成损失者;
⒒挪用公司财物者;
⒓违反消防安全管理规定,给公司造成损失者;
⒔有其它严重错误者;
⒕对员工的处分为批评、通报批评、罚款、降职、降薪、解职、除名、移送司法机关等方法。员工因上述行为受到处罚时可视情节轻重处以罚款;给公司造成损失时,要承担和追缴经济损失责任。

五、员工工资制度
依据集团公司现行的工资制度结合本单位的实际情况,特制定如下的工资制度:
1、工资形式及标准
(1)长期合同工(指二年期以上合同工)实行结构工资制,由基础工资、岗位工资和工龄工资三项组成:
① 基础工资:每人每月480元;
② 岗位工资:
岗位
工资(元)
岗位
工资(元)
总经理
1300
员工(一)
500
副总经理
1000
员工(二)
400
总经理助理
900
员工(三)
300
部门经理
800
员工(四)
200
部门副经理
700
员工(五)
100
业务主管(正)
600
公司特聘高级管理人员工资标准由董事会核定
业务主管(副)
500
临时合同工
700
③员工进公司前的工龄工资每年2元,进公司后的工龄工资每年10元,每年一月份为新一年工龄计算月份。
(2)一年期合同工工资标准:
一年期合同工,工资标准参照上述标准定级;单位每月提取保险金20元,为员工办理商业保险。(工资中已包含养老统筹金及医疗保险金)
(3)试用期员工工资标准:
试用期员工月工资600元,试用时间为3-6个月。
(4)计时计件工工资标准:
①临时工月工资一般为400至600元,特殊工种原则上不超过700元;
②单位每月从员工工资中提取保险金20元,统一代为员工办理商业保险。
2、奖金:包括月奖、季奖和年终奖
(1)月基本奖:每人每月基本奖基数为200元,按日常考核发放;
(2)季效益奖根据集团公司有关规定发放;
(3)年终奖由董事会另行核定。
3、加班补贴
为提高工作效率,保障员工休息时间,按有关规定从严控制加班加点。对确实需要经批准进行的公休假日和夜间加班加点工作实行补贴制。标准如下:总经理助理以上每天40元;部门副经理以上每天30元,其它员工每天20元。
4、其它补贴
(1)副食补贴:每人每月40元;
(2)交通补贴:每人每月100元;
(3)煤气补贴:每人每月30元;
(4)书报费:公司总经理助理以上按每人每月30元,二年期员工每人每月20元。统一由公司发给购书券;
(5)误餐补贴:每人每月60元;
(6)专业技术职称补贴:经公司聘任的专业技术人员,每人每月补贴高级职称100元、中级职称50元,初级职称20元;
(7)一年期员工、临时合同工和试用期员工除误餐补贴外不享受以上补贴。
5、本制度由公司办公室和财务部修订、补充和解释,自二○○二年八月一日起实施。

六、员工考勤管理制度
为对公司考勤工作进行规范化管理,加强员工劳动纪律,特制定本制度。
1、考勤对象:公司所有员工;
2、考勤管理:
(1)办公室负责公司考勤的统计和监督检查工作;
(2)公司管理人员考勤工作由办公室统一负责;
(3)其它人员由各部门指定专人负责,并将每月考勤情况如实报公司办公室。
3、考勤内容:主要包括公司员工每天上下班时间、加班、调休、事假、病假、离岗和旷工等有关劳动纪律情况;
4、考勤人员职责要求:
(1)考勤人员须严格执行本管理制度,以认真负责的态度,准确、真实地反映考勤情况;
(2)每天对员工上下班、加班、调休、事假、病假、离岗和旷工等情况进行如实考勤登记;
(3)如实填写签到表 。临时工的考勤表须于当月30日下午送公司办公室审核,办公室一般应于第二天送公司财务部。一年期以上员工的考勤表须于下月24号前报公司办公室审核,遇节假日则顺延,办公室在2天内送公司财务部;
(4)公司办公室考勤人员须每周1次不定期地对各部门、班组考勤情况进行检查;(5)各考勤人员须认真负责做好各部门、班组考勤工作的记录和档案建立,以备核查。
5、考勤办法:
(1)严格执行上下班制度。无故迟到、早退、离岗3次的(不签到的员工按迟到或早退论处),公司予以通报批评,并按1个工作日扣发工资,五次(含)以上的按1个旷工日处理,并予以警告。擅自离岗2小时以上的按旷工半天处理,擅自离岗半天以上的作旷工1天处理。员工上班实行签到制度,因公事迟到的要予以说明原因,并及时补签;
(2)实行请销假制度。严格执行请销假制度,做到假前请假,假后销假。对未经批准擅自离岗的,以旷工论处。部门经理请假由总经理审批;试用期、一年期以上员工,三天内由部门经理批准,报办公室备案,三天以上由总经理批准;临时工请假,三天内由部门经理审批,报办公室备案 ,三天以上由总经理审批;
(3)严格执行加班制度。各位员工应提高工作效率,努力在工作时间内完成任务。因工作需要加班的,应从严掌握,由部门经理安排并填写加班申请单,经办公室批准后加班。夜间加班至晚上11:00按0.5天计算,11:00之前按1/4天计算,加班至次日凌晨1点后,按1天计算。员工每月按21.5个工作日考勤,其余工作时间按加班工作考勤。公司组织的文体活动不作加班;
(4)严格执行奖惩制度。
二年期以上员工请事假的,每天扣工资20元,除保证每月300元的生活费外,其它按事假日扣完为止。病假的每天扣工资10元,除保证每月300元的 生活费外,其它按病假日扣完为止;一年期以下员工扣除当天的工资。凡病假、产假期满后连续休息20天,累计病事假超过30天的,不再安排年休假。
二年期员工旷工1天扣工资50元,旷工2天取消当月补贴和奖金,连续旷工3天(含)以上或全年累计旷工3天(含)以上的予以除名。一年期以下员工旷工1天除扣当天工资外,罚款15元,旷工2天的除扣当天工资外,取消当月补贴和奖金,旷工3天(含)以上或全年累计旷工3天(含)以上的予以除名。婚假、产假、丧假等按集团公司有关规定处理

七、财务会计管理制度
1、总则
(1)为了适应社会主义经济发展需要,加强内部管理,规范公司的财务行为,依据<企业财务会计报告条例>、<企业财务通则>、<企业会计准则>、<企业会计制度>、<会计基础工作规范>及其它有关规定,结合本公司特点,制定本制度;
(2)公司设财务部,由公司总经理对本单位财务工作实行行政领导,接受集团公司财务部的领导和监督,并接受集团公司审计小组审计。
2、流动资金管理
(1)货币资产管理
①现金管理:
Ⅰ、现金使用范围,严格遵守国家规定的现金管理制度;
Ⅱ、库存现金的限额一般为三天日常零星开支需要,可根据实际需要与开户银行商定,库存现金不得超过规定限额,超过部分必须于当日存入银行,最迟不得超过次日中午。每日下班前结余现金都要放入保险箱;
Ⅲ、现金收付管理
现金收付由专职出纳员负责,现金收付必须根据合法的凭证由出纳人员认真审核后办理。对于明显违反规定的收支,应当拒绝办理,对于内容不详、手续不全、数字差错的凭证,应当予以退回,要求补办手续,更正错误;遇有伪造、涂改凭证等虚报冒领的,应及时向领导反映。出纳人员收付现金后,应在原始凭证上加盖”现金收讫”、”现金付讫”戳记,并在会计凭证上盖章;
Ⅳ、现金财务管理
建立健全现金日记账,由出纳员逐笔登记,结出当日余额。库存现金每日核对,保证做到账款相符,每月月末应将现金日记账与总账核对,做到帐帐相符。财务部经理应定期或不定期抽盘库存现金;
Ⅴ、不准私自挪用现金;不准利用银行账户代其它单位和个人存取现金;不准白条抵库;不准将单位收入的现金以个人名义存入银行;不准保留帐外公款,私设小金库;不准套取库存现金。
②有关银行存款账户的开立和使用应严格遵守中国人民银行和有关银行结算纪律的规定,不得违反有关纪律、法规和制度的规定。
(2)应收账款的管理
本公司的财务部门负责对应收账款的日常核算,财务人员应编制应收账款明细表和进行帐龄分析,并报送业务部门、业务经办人员和分管领导。财务人员应及时做好对帐工作,定期填发应收款询证函,与业务往来单位核对账款, 对不能及时收回询证函回执的,财务人员应及时报告分管领导作进一步处理。 业务部门和业务经办人员负有向客户联系催收应收账款的责任。
3、固定资产管理
(1)固定资产是指使用期限超过一年的房屋、建筑物、机械设备、运输工具以及其它与生产、经营有关的设备、器具、工具等。不属于生产、经营主要设备的物品,单位价值在 元以上,而且使用期限超过两年的,也作为固定资产;
(2)固定资产按实际成本计价;折旧采用平均年限法,预计残值率为原值的4%,折旧年限由公司财务部编制目录,报主管财政税务部门备案。固定资产折旧按月提取,计入当月成本费用;
(3)固定资产及在建工程均应进行财产保险,由财务部报负责人审核、总经理批准后办理;
(4)除购建固定资产外,所有在筹建期间发生的费用,先在长期待摊费用中归集,待公司开始生产经营当月起一次计入开始经营当月的损益。
4、费用管理制度
费用开支的管理,直接关系到企业的经济效益。严格控制费用支出,是每一个部门必须抓好的重要工作。费用开支应本着”必须、节俭”的原则,严禁虚构经济业务,以虚假发票套取现金。
(1)开支报销程序
①经办人员填写报销单据,注明费用开支用途;
②部门负责人审核签字;
③财务审核:审查开支的真实性、合理性,如是否超支、票据是否正规、签字手续是否齐全真实等;对不真实不合理的支出,财务有权拒付;
④领导审批:领导在审批时,主要审查开支事项的真实性、合理性,如开支事项是否如实、是否逐级签字齐全且真实。审查同意后,须亲笔签批;
⑤出纳付款:审查开支的准确性、完整性及费用审批权限,如是否符合开支标准、是否超控制限额、是否有借款和应扣款项以及单据与金额的正确性等,并填制记帐凭证;
⑥会计复核:即对整体开支事项的重新审查,特别是根据开支内容,对审核、制证中的重点环节项目,如签字手续是否齐全真实、开支标准是否准确、数字计算是否正确、会计科目是否规范等予以重点复查;
⑦报销时限:各部门须在10个工作日内完成费用报销审批程序。逾期未办理的,各部门须书面将明细材料、金额和原因等情况通知财务部,以便及时处理有关经济事项,真实准确反映公司经营状况;否则,停止办理财务收支手续。
(2)公司有关工资、福利费、差旅费、业务招待费、广告费等一些重要费用项目的管理。
①工资费用管理
Ⅰ、公司对工资总额实行总量控制管理,按照公司员工工资制度和经济目标责任制有关条款的规定执行;
Ⅱ、经董事会批准,公司工资实行”结构工资和奖励工资相结合”的分配制度,并报劳动部门备案;
Ⅲ、员工个人所得税,依照<中华人民共和国税收征收管理法>的规定执行,公司为扣缴义务人,直接向税务机关报送纳税申报和扣缴入库;
②差旅费管理
差旅费要按公司规定的报销标准及程序及时办理报销手续。
Ⅰ、因公出差乘坐飞机和卧铺的规定;
A、总经理助理以上及随从人员因公出差可根据需要乘坐飞机或卧铺,费用全额报销;
B、各部门经理因公出差可根据需要乘坐硬卧,差旅费按规定报销,其中,出差路程在1000公里以上,确需乘坐飞机或软卧的,经总经理批准后,费用予以全额报销;
C、其它人员因公出差原则上不得乘坐飞机和软卧;
D、因特殊情况经公司同意乘坐飞机和软卧的,另行处理。
Ⅱ、伙食补助标准
义乌市内8元/天,省内义乌市外15元/天,省外20元/天,特区40元/天。途中连续乘车船20小时以上每天加发20元。
Ⅲ、住宿费标准
特区每人每夜170元,省外140元,省内110元,本市内 30元。超限额部分的50%自负,节约部分的50%补贴给个人。
Ⅳ、市内交通
义乌市内交通费月包干45元随月工资发放,出差市内交通费:省外8元/天。省内5元/天包干使用。原则上不予报销市内出租车费,如确属工作需要需报总经理批准,并应及时报销且注明每趟事由及起止地点,未注明的不得报销。
③业务招待费管理
业务招待费是公司为业务经营的合理需要而支付的费用,公司的业务招待费,应由财务部在上年末根据公司历年的实际发生情况结合本年度的销售预测,编制总量计划,在总量控制,力求节约的原则下据实列支,业务招待费包括用餐、住宿、赠送礼品。
Ⅰ、招待对象
用公款宴请、赠送礼品的客人,必须是公司的客人。杜绝用公款宴请、赠送礼品给与公司无关的人员。
Ⅱ、 用餐招待标准和审批程序
事前审批。由接待人员向办公室领取并填写招待用餐申请单,填明招待事由、对象、来客人数、陪客人数、招待标准和限额,按规定审批权限和程序批准。对于需要宴请的事宜,原则上只允许申请宴请一次;对于在公司停留3天以上的,可申请宴请两次,最多不超过3次;
招待标准(含烟、酒水)。一般客人,原则上安排工作餐。用餐标准每人每餐20元,重要客人用餐标准每人每餐100元以内掌握。接待贵宾并邀请公司总经理作陪的可酌情提高标准。陪客限定在1:1之内;
Ⅲ、住宿招待标准和审批程序
A、住宿标准。原则上来客住宿费自理,不予款待。确需安排住宿的客人,一般安排在普通标准房;
B、审批程序。由接待部门填写来客住宿申请审批表,填明来宾单位、事由、人数等内容,由部门经理审批后,交办公室主任审批,办公室主任按以上标准填写住宿宾客及标准。公司贵宾住宿款待需超出以上标准的,办公室主任审核后,报总经理审批。
Ⅳ、礼品的规定
原则上由办公室置办。常见的公司宣传礼品以及成批购进的礼品,办公室要指定专人,做好购、领、存登记工作。财务部门应做好备查帐,每月底与办公室核对一次。
财务部门在业务招待费用报销审核时,在审核其合理、合法、真实性的同时,要严格审核公司规定的审批手续和审批程序,把好财务审核关。
④广告费管理
本公司根据经营业务特点,需对外在电台、电视台、报刊等发布广告的须按义商司( )4号文件<中国小商品城集团股份有限公司广告宣传管理办法>的规定办理。
⑤通讯费:公司总经理助理以上人员因工作需要,配置移动电话及家用电话,其费用执行义商司(1998)26号<关于进一步加强移动电话费管理的通知>及义商司(1995)005号<公费住宅电话费用管理的规定>,实行定额补贴包干制,超额自负,节约归己。补贴标准为:

职位
手机补贴
宅电补贴
总经理
400元/月
100元/月
副总经理
300元/月
80元/月
总经理助理
200元/月
80元/月
⑥按规定计提各项费用
Ⅰ、福利费管理。每月按合同制员工工资总额(指按国家统计局规定列入工资总额统计的项目,包括工资、奖金、津贴、补贴等收入之和,下同)的14%计提职工福利费,计入相关费用;
Ⅱ、职工教育经费。每月按职工工资总额的2%提取,在管理费用中列支;
Ⅲ、工会经费。每月按职工工资总额的2%提取,在管理费用中列支。工会经费由本企业的工会组织,按照财政部和全国总工会的有关规定管理和使用,即60%留本公司工会使用,40%上交集团公司联合工会,由联合工会汇总后上缴市总工会;
Ⅳ、职工失业保险金。按规定标准提取,在管理费用中列支;
Ⅴ、养老保险、医疗保险金等社会保障费。按有关规定计提,列入管理费用。
5、附则
(1)本制度未尽事项,按照商城集团<财务管理和会计制度>执行。
(2)本制度由公司董事会负责解释。

八、印信、证照管理制度
1、公司印章、公司合同专用章、公司介绍信由办公室主任负责管理,办公室主任因事外出可委托专人保管。各部门印章由部门经理保管或委托专人保管。总经理印章、财务经理印章和财务重要专用章根据财务制度由财务经理保管或委托出纳保管;
2、印章和介绍信的使用须经印信管理人批准同意。经批准付印的公司文件资料可视为已经同意盖章,可由印章保管人直接盖章而无须再审批。如违反此规定而造成的不良后果由印章保管人负责;
3、公司印章一般不允许携带到公司外使用,特殊情况确有必要的须经总经理同意;
4、公司一般不开具空白介绍信和证明,特殊情况确有必要的须经印信管理人批准同意,方可开具。持空白介绍信和证明外出联系业务回来后须向批准人汇报其用途并由盖章人登记,未使用的必须交回销毁;
5、使用印章前须填写用章签批单,报总经理批准。

九、劳保福利管理制度
为加强公司劳保福利规范化管理,特制定本制度:
(1)劳动福利的审批;
(2)办公室负责公司劳保福利的管理工作;
(3)办公室填写<物品申购单>,报总经理批准;
(4)<物品申购单>应写明名称、数量、价格等内容。
1、劳保福利的采购
(1)办公室采购物品应货比多家,以价廉物美为标准;
(2)办公室建立供应备忘录。
2、劳保福利的发放
劳保福利用按集团公司管理规定发放;”六一”儿童节纪念品发放对象为公司二年期以上员工未满14周岁的子女;生日蛋糕及鲜花发放对象为公司一年期以上员工;其它春节、”三八”妇女节、”五一”劳动节、中秋节、夏令饮品发放、妇女生产、慰问职工及家属等,另行酌情安排。

十、借款、报销管理制度
为严格财务管理,公司员工报销、借款等财务手续上实行规范化,公司决定实行财务借款报销、工资发放总经理审批制度。
1、因公需借款者,须填写付款凭证(注明借款用途、借款数额等),经财务部经理审核签名后,交总经理审批。财务部符合规定的款项,要给予办理;
2、借款者安排规定时限及时还款,不得拖延还款时间;
3、财务报销者,要按规定整理好票据,由财务部经理审核后,交总经理审批。对不符合程序者,财务部不予报销。任何人不得虚报、冒报。一旦发现有关类似行为,公司将对其作辞退处理;

十一、电话使用管理制度
为了加强公司各岗位电话使用管理,保证工作电话畅通,杜绝浪费,特对电话使用问题规定如下:
1、严禁拨打168、5168等信息电话,违反规定拨打的,其费用由个人或该部门自行负担;
2、严禁拨打与本岗位业务无关的电话,通话时应尽量长话短说,节约话费开支;
3、除各部门办公室外,其它办公点均安装磁卡电话。由公司确定每人每月使用话费额度,由办公室管理输卡;
4、公司对每月话费反常的情况进行通报并处理。

十二、物资采购和领用制度
为使公司采购与领用物资更加合理化、规范化、特制订本制度:
1、采购审批
(1)公司购买所有物资都必须办理购前审批手续;
(2)采购人员要认真填写<申购审批表>;
(3)<申购审批表>须由部门经理、办公室主任审核,报总经理审批。
2、物品采购
采购物资要货比多家,保质优价,在同等条件下优先考虑规范合法单位为采购渠道。
3、采购验收入库
采购物资须由办公室主任验收,验收合格后送仓管员验