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费用报销管理规范

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1、 有关差旅费、 电话费的标准规定如下:
1.1 火车路程在6个小时以内的, 原则上乘火车。
1.2 市内交通费: 上海、 广州、 海南、 深圳、 珠海、 厦门每人每天不超过100元, 其它城市每人每天不超过50元, 包括机场至市内交通费用, 凭发票报销。
1.3 通讯费用由商务部人员自行交费, 按季报销, 财务部按标准控制, 超过报销标准的不予报销, 外埠商务代表的通讯费用每月报销一次。
2、 费用( 备用金) 申请程序:
2.1 个人因公借款: 1万元以内: 经手人( 填借款单) →经理( 签字) →经手人→财务部门→经手人。
2.2 个人因公借款: 1万元-2万元由部门经理、 主管经理审批。
2.3 个人因公借款: 2万元以上由总经理审批。
3、 费用报销程序及相关规定:
3.1 商务代表: 经手人→大区经理( 审核) →经理( 审批) →内务人员→财务部门→经手人。
3.2 外埠驻地代表: 将票据邮寄→大区经理( 审核) →经理( 审批) →内务人员→财务部门→内务人员→外埠商务代表( 信用卡) 。
3.3 报销人将原始单据贴在规定的报销单据的后面, 并在规定的报销单据后面签字。
3.4 报销人需详细填写费用使用明细表, 并保持与预算一致。
3.5 相关费用开支后, 经手人必须取得合格发票, 同时必须做到当月费用当月报销。
3.6 差旅费报销应在出差结束48小时内进行, 同时附费用使用明细表, 每月的20-25日报销一般费用。
4、 费用管理规定说明:
4.1 大宗费用的申请, 包括举行大型市场活动、 商业客户活动( 各区域) 、 产品推介会等各项活动需提前一周向部门经理提交书面报告及费用明细表, 部门经理签字同意后方可执行( 相关内容见各岗位管理规范及流程) 。
4.2 严格执行费用预算制度, 每月费用报销时与上月费用预算审核, 出入较大的应作出相应的解释说明。
4.3 外埠商务代表的费用原始报销单据签字汇总后EMS寄致公司总部, 经大区经理及部门经理审核签字报销后由商务部内务人员汇至其指定的个人帐户。