企业物流部组织管理手册.doc

企业物流部组织管理手册

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2020年5月29日
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分目录
第一章　组织定位与职能………………………………………………2
一、组织定位………………………………………………………2
二、物流部职能……………………………………………………2
第二章　组织结构与岗位描述…………………………………………2
一、物流部组织结构………………………………………………2
二、物流部岗位职责描述…………………………………………2
1、物流部经理岗位职责……………………………………2
2、订单业务主管岗位职责…………………………………3
3、储运主管岗位职责………………………………………3
4、订单业务员岗位职责……………………………………3
5、仓管员岗位职责…………………………………………4
6、导购员岗位职责…………………………………………4
7、出库编号员岗位职责……………………………………4
8、出库检验员岗位职责……………………………………4
9、司机(送货员)班长岗位职责……………………………5
第三章　物流业务管理规范……………………………………………5
一、订单处理………………………………………………………5
二、储运管理………………………………………………………5
三、退货管理………………………………………………………6
第四章　物流业务流程…………………………………………………7
一、订单处理流程图――办事处订货……………………………7
二、订单处理流程图――物流商、专卖店订货…………………8
三、订单处理流程图――经销商自提……………………………9
四、成品库入库流程图……………………………………………10

第一章　组织定位与职能
一、 组织定位
营销中心物流部是公司实现商品、包装物、宣传促销品等实物资源向销售终端合理配送的功能性、服务性部门。
二、 物流部职能
1、 保持物流系统运作的高效率,与营销中心各部门紧密协同,对各办事处、物流商、直供经销商等销售一线提供货物配送服务与监控。
2、 科学合理地进行商品物资的调配、储存、运输,不断降低运营成本,减少货损。
3、 组织好商品售后退回工作,协助售后服务。协同销售计划部做好要货计划管理工作,提高要货计划的预见性和准确性。

第二章　组织结构与岗位描述
一、 物流部组织结构
营销中心
物流部
销售计划部
发货单处理
储运业务
公司办事处
各地物流商
直供经销商

二、 物流部岗位职责描述
1、 物流部经理岗位职责
(1)、行政隶属
上级主管:营销副总经理
(2)、主要职责
A． 全公司物流管理工作计划与费用预算的制定、审批与实施工作。
B． 公司物流系统的设计、调整,协助各办事处及物流商对货物储存、运输、调拨等工作进行管理。
C． 保证物流部所属两个部门正常运作的准确无误与高效率,对相关业务信息及时向销售计划部、客户服务部、财务部与各办事处、物流商进行反馈。
D． 组织对订单的分解、处理工作,办理好销售计划部、客户服务部确认的退换货业务。
E． 协助销售计划部对各办事处的物流储运工作进行指导与检查。
F． 掌握发货与库存的动态变化,协助销售计划部做好要货计划,增强生产部门的预见性,以利于及时安排生产作业计划。
G． 负责本部门的员工管理与考核工作。
2、 订单业务主管岗位职责
(1)、行政隶属
上级主管:物流部经理
(2)、主要职责
A． 组织好订单处理业务的全过程,完成接单、开具发货单、跟单等工作,保证单据处理的及时准确性。
B． 做好门市的样品展示工作,指导导购员接待好上门客户。
C． 在满足客户订单基础上,做好新品推介、宣传等服务。
D． 负责日常管理工作,协助物流部经理完成对下属员工的考核工作。
3、 储运主管岗位职责
(1)、行政隶属
上级主管:物流部经理
(2)、主要职责
A． 对成品库管理与提货、发运业务单元的工作承担全面管理、领导责任。
B． 指导仓库主管与仓管员做好仓库管理工作,做到出、入库准确高效,日清日结。保证货物的安全与记录的正确清晰。
C． 指导发货司机的日常工作,不断降低发货运输成本。
D． 做好动态性库存安全定额,及时预报库存情况。
E． 负责日常管理工作,协助物流部经理完成对下属员工的考核工作。
4、 订单业务员岗位职责
(1)、行政隶属
上级主管:订单业务主管
(2)、主要职责
A． 订单业务员包含输单、订货复核、开具发货单、分单处理、跟单以及验证发货凭证等工作。
B． 订单业务员对上述业务进行分工协同,订单输入与分单、发货开单、复审岗位应进行分离,各业务环节彼此衔接、监控。
C． 订单业务按区域划分,使每一单业务有明确的责任人,以保证客户的(包括办事处)业务查询与落实的顺利。
5、 仓管员岗位职责
(1)、行政隶属
上级主管:储运主管
(2)、主要职责
A． 按公司制度做好仓库的各项管理工作。成品入、出库的记录准确及时。对出入库单据、成品严格审验。
B． 根据发货单组织备货员完成备货工作。
C． 做好仓储帐目管理,及时掌握动态数据,每日反馈达到或低于安全库存量的成品品种及实际数量。
D． 做好仓库的日常管理,杜绝仓储损耗和任何严重事故,对储存货品负责。
E． 出入库日清日结,每月定期盘点。根据流量情况及时向储运主管提出储存结构与数量的调整建议。
F． 协助完成储运主管交付的其它工作事项。
6、 导购员岗位职责
(1)、行政隶属
上级主管:订单业务主管
(2)、主要职责
A． 做好样品展示工作,及时更换样品与上新品。
B． 熟练掌握产品知识与卖点,为上门客户详尽介绍公司各产品系列,并指导客户对产品的选择。
C． 做好各类客户的接待服务工作,树立公司形象。
D． 完成订单业务主管交办的其它事宜。
7、 出库编号员岗位职责
(1)、行政隶属
上级主管:储运主管
(2)、主要职责
A． 准确及时地对出库商品的编号进行核查、登记。
B． 对各地市场经理的编号查询及时作出回复。不断改进编号与登记工作,以更准确地区分商品流向。
C． 完成储运主管交办的其它工作事宜。
8、 出库检验员岗位职责
(1)、行政隶属
上级主管:储运主管
(2)、主要职责
A． 对待发运商品完成最后一次出库前的检验,认真核对出库单与实际备货的品种、数量以及包装情况。
B． 及时纠正单、实不符的问题,确保装运过程中无差错。
C． 完成储运主管交办的其它工作事宜。
9、 司机(送货员)班长岗位职责
(1)、行政隶属
上级主管:储运主管
(2)、主要职责
A． 根据发货工作的要求,做好车辆班次计划与调度工作。
B． 保持送货工作的高效率,发运手续及单据应保证无差错。
C． 与运输部门(单位)保持良好通畅的联系,及时解决工作中出现的问题。对货运单位的服务状况应及时向公司报告。保持车辆状况的良好,降低维修成本。

第三章　物流业务管理规范
一、 发货单处理
1、 订单处理工作包括接受转单、输单、分单、开出发货单和跟单反馈等业务。
2、 订单业务员在接到销售计划部转来的订单后,应及时完成输单业务。对于存在缺货的请购单,订单业务员应进行分单,即根据库存情况,逐批次地完成该订单的发货。分单处理应及时反馈到销售计划部,以利于销售计划部及时与办事处或客户沟通。
3、 所有开具的发货单在交由储运之前,应报物流部经理或储运主管进行复审,确定无误后签字,办理发运。
4、 订单业务员应对进入发货程序的每一订单,进行跟踪管理,知悉订单所处的程序环节,以督办订单发货业务及时处理,并反馈到销售计划部。

二、 储运管理
1、 储运主管应组织仓库全体员工,严格按公司的仓库管理制度,管理好仓库的各项工作(参阅办事处仓库管理制度)。
2、 仓管员按生产部门开具的入库单,对成品进行入库前的检查,核对好品种、数量与包装完好后,开具入库单,同时调整库存记录。
3、 仓管员根据发货员的发货单(仓库联)审核无误后,开具出库单,出库检验员协助备货员清点发货数量与品种后,由备货员在出库单上签字确认。
4、 备货员备妥货物后,编号员及时对该批次货物的编号与客户名称记录清晰,留作备查。
5、 发货司机接到备货员转交的货物与出库单据后,办理运输手续。办妥后将发货凭证转交订单管理员或销售计划部的市场管理员。
6、 储运主管应逐月按上月平均日发货数量,测算出各品种的安全库存定额(以周出货量计算)。每天向销售计划部报送达到或低于补货点点的品种与数量(注明产品的ABC属类),或按销售计划部的要求上报库存情况。
三、 退货管理
1、 物流部收到退货后,及时反馈到货信息,根据随箱所附的退换货申请的批准表和清单对该批货物清点、验货,进行入库或其它适当的处理,将处理结果反馈到销售计划部或客户服务部。
2、 如箱内未附退换货申请的批准表或清单,则对该批货物不予处理,并将信息通知销售计划部或客户服务部。

第四章　物流业务流程
一、 订单处理流程图――办事处订货
储 运(发货中心)
办 事 处

转 单
输 单
库存齐全吗
发运凭单
分单、待处理
开具发货单
复核签字
开具出库单
备货、验货、编号
装车、发运
留存财务联
留存客户联
留存仓库联
留存业务联
否
是

订单处理情况

二、 订单处理流程图――物流商、专卖店订货

储 运 (发货中心)
销售计划部

审核财务盖章确认

留存客户联
装车、发运

转 单

复核后,开具出库单
是
库存齐全吗?

开具发货单
备货、验货、编号

否

输 单

订单处理情况

分单、待处理

留存财务联
留存仓库联

留存业务联

发运凭单

三、 订单处理流程图――经销商自提

储 运(发货中心)
客 户

调整订单
转 单

留存客户联
客户装车

否

复核后,开具出库单
货款收讫盖章确认
货物齐全吗
输单

备货、验货、编号

是

开具发货单
确认库存情况

留存业务联

留存仓库联
留存财务联

四、 成品库入库流程图

销售计划部
产、销协调
仓 库
财 务
要货计划(申请)
批准吗?
产成品入库
货物验收
签收送货清单
开具入库四联单
留存仓库联
留存发货方联
留存业务联
留存财务联
入库记录
财务转帐
计划调整
是
否